Com a evolução digital, empresas estão cada vez mais migrando seus documentos para o formato eletrônico. No entanto, para que os documentos digitalizados tenham validade jurídica, é necessário seguir critérios específicos e regulamentações rigorosas. A digitalização eficiente não é apenas uma tendência, mas uma necessidade estratégica para a gestão moderna de arquivos.
Neste artigo, explicaremos como realizar a digitalização de documentos com validade jurídica de forma segura e detalharemos como a SIMA pode ajudar sua empresa nesse processo, garantindo segurança, conformidade e eficiência.
O que Diz o Decreto nº 10.278/2020 Sobre Digitalização de Documentos?
O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta o processo de digitalização de documentos no Brasil, estabelecendo padrões técnicos que garantem que documentos digitais tenham a mesma validade legal que os físicos. A conformidade com esse decreto é obrigatória tanto para entidades públicas quanto privadas, mas com algumas diferenças em sua aplicação.
Documentos Excluídos do Decreto
Nem todos os documentos estão cobertos pelas normas do decreto. Entre os excluídos, destacam-se:
Arquivos criados originalmente em formato digital;
Registros financeiros realizados no sistema bancário nacional;
Documentos em microfilmes ou formatos audiovisuais;
Documentos de identificação pessoal, como RG ou CNH.
Passo a Passo para Digitalizar Documentos com Validade Jurídica
Para que os documentos digitalizados sejam juridicamente válidos, é necessário seguir um conjunto de etapas específicas:
1. Certificação Digital
A certificação digital é um requisito indispensável. Todos os documentos digitalizados devem ser assinados eletronicamente utilizando os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Isso garante autenticidade e proteção contra alterações indevidas.
2. Preservação da Integridade
Os documentos digitalizados devem refletir fielmente o conteúdo do original físico. Qualquer alteração ou inconsistência compromete a validade jurídica. Por isso, é crucial utilizar equipamentos de alta qualidade durante o processo.
3. Rastreabilidade
Os arquivos digitalizados precisam ser rastreáveis. Isso significa que o sistema utilizado deve registrar logs detalhados sobre acessos, alterações e movimentações, garantindo transparência e segurança.
4. Conformidade com Requisitos de Auditoria
A conformidade com normas de auditabilidade é essencial. Sua empresa deve estar preparada para demonstrar, em auditorias, que todos os processos de digitalização seguem rigorosamente o que é estipulado pelo Decreto nº 10.278/2020.
5. Padrões Técnicos
O decreto estabelece parâmetros técnicos específicos para a digitalização:
Resolução: Mínimo de 300 dpi para textos e 600 dpi para mapas ou plantas.
Cores: Preto e branco para textos simples; padrão RGB para arquivos com imagens.
Formatos de Arquivo: Use PDF/A para textos e PNG para imagens, plantas e mapas.
Metadados: Inclua informações como título, autor, data, local e hash do arquivo.
Cuidados Pós-Digitalização
Após a digitalização, é imprescindível adotar práticas que garantam a preservação e o gerenciamento adequado dos documentos digitais:
Proteção Contra Alterações: Implante sistemas de segurança que impeçam acessos não autorizados ou modificações no conteúdo.
Indexação e Organização: Certifique-se de que os documentos estão devidamente categorizados e que metadados foram incluídos para facilitar a busca.
Backups Regulares: Realize backups periódicos em servidores seguros ou na nuvem para evitar perda de dados.
Diferenças Entre Digitalização em Entidades Públicas e Privadas
Embora ambas as entidades precisem seguir o Decreto nº 10.278/2020, existem diferenças práticas:
Entidades Públicas: Devem cumprir integralmente as normas do decreto, sem flexibilizações.
Entidades Privadas: Podem negociar acordos entre as partes interessadas, desde que todos os envolvidos estejam de comum acordo. Na ausência de consenso, o decreto se torna obrigatório.
Quem Deve Realizar a Digitalização?
A responsabilidade pela digitalização pode ser do possuidor do documento ou de uma empresa terceirizada. No entanto, cabe ao possuidor assegurar que todas as normas e padrões legais sejam cumpridos. Por isso, contar com uma empresa especializada é fundamental.
Digitalização com a SIMA: Garantia de Segurança e Conformidade
A SIMA oferece serviços completos de digitalização, proporcionando segurança e conformidade total com o Decreto nº 10.278/2020. Escolher a SIMA significa optar por um parceiro confiável para modernizar a gestão documental de sua empresa.
Por Que Escolher a SIMA?
Conformidade Total: Garantimos que todos os processos atendam às exigências legais.
Soluções Personalizadas: Adaptamos nossos serviços às necessidades específicas da sua empresa.
Segurança Máxima: Utilizamos tecnologias de ponta para proteger seus documentos contra alterações e acessos indevidos.
Eficiência Operacional: Nossa equipe altamente qualificada assegura rapidez e precisão na digitalização.
Com a SIMA, você transforma seus processos documentais, economiza tempo e reduz custos, sem comprometer a integridade dos arquivos.
Digitalizar documentos com validade jurídica é mais do que uma prática moderna: é uma exigência para empresas que buscam eficiência e conformidade legal. Ao seguir as diretrizes do Decreto nº 10.278/2020, sua empresa pode substituir documentos físicos com tranquilidade e segurança.
Ao escolher a SIMA, você conta com um parceiro confiável que garante o cumprimento de todas as normas e proporciona soluções personalizadas para otimizar a gestão documental. Entre em contato conosco e inicie hoje mesmo a transformação digital da sua empresa!
