Por que o descarte indevido é um risco real
O descarte indevido de documentos pode gerar prejuízos financeiros, sanções legais e perda de informações estratégicas. Em órgãos públicos, o Tribunal de Contas da União (TCU) identificou que 14% das instituições auditadas em 2022 descartaram documentos de forma irregular, comprometendo a integridade do acervo institucional (fonte: TCU, 2023).
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Nas empresas privadas, o problema também é crítico: a falta de gestão documental pode acarretar perdas de documentos essenciais para comprovação fiscal, trabalhista ou regulatória. Para evitar esses riscos, o uso da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é essencial.
O que é a tabela de temporalidade documental?
A TTD é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, com base em seu valor administrativo, legal, fiscal e histórico.
Componentes da TTD:
- Classificação documental: por tipologia e função
- Prazo de guarda: tempo mínimo legal de manutenção
- Destinação final: conservação permanente ou eliminação segura
Ela segue diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pode ser adaptada à realidade de cada organização.
Benefícios da tabela de temporalidade na prática
- Evita riscos legais e autuações
- Organiza o acervo documental com eficiência
- Reduz custos com armazenamento desnecessário
- Facilita auditorias e fiscalizações
- Promove sustentabilidade com descarte consciente
Segundo a AIIM, empresas com boa gestão documental economizam até 30% em custos operacionais.
Passo a passo para aplicar a tabela de temporalidade
- Diagnóstico Documental
Mapeie todos os documentos existentes, seus formatos (físico ou digital), localização e volume.
- Classificação por Tipologia
Agrupe documentos semelhantes por natureza (ex.: contratos, notas fiscais, prontuários).
- Aplicação da Tabela
Utilize uma TTD atualizada, considerando legislação vigente:
- Notas fiscais: 5 anos (Art. 173, CTN)
- Documentos trabalhistas: 5 anos (CLT)
- Documentos contábeis: 10 anos (Código Civil, art. 1.194)
- Destinação Final Segura
Após vencido o prazo:
- Preservação permanente: para documentos de valor histórico ou institucional
- Eliminação segura: por trituração, incineração ou descarte certificado
- Registro de Eliminação
Crie um termo de eliminação documental, conforme Resolução CONARQ nº 40/2014.
Como a digitalização auxilia no controle do descarte
A digitalização facilita a aplicação da TTD com:
- Indexação automática por metadados
- Alertas de prazo de guarda vencido
- Fluxos de aprovação para descarte
Soluções como GED (Gestão Eletrônica de Documentos) tornam o controle de temporalidade mais seguro e auditável.
Erros comuns no descarte e como evitá-los
- Descartar documentos antes do prazo legal
- Eliminar arquivos digitais sem backup ou registro
- Ignorar documentos de valor permanente
- Não registrar a eliminação em termo oficial
Solução: Implementar uma política de gestão documental com apoio de especialistas.
Como a Sima pode ajudar sua empresa
A Sima oferece:
- Diagnóstico documental completo
- Criação personalizada da TTD
- Digitalização técnica conforme Decreto 10.278/2020
- Apoio na elaboração de termos de eliminação
- Treinamento para aplicação da tabela de temporalidade
- Toda empresa precisa de uma TTD?
Sim. Mesmo empresas privadas devem seguir prazos legais para guarda e descarte de documentos. - Posso eliminar documentos digitalizados?
Sim, desde que a digitalização siga o Decreto 10.278/2020, garantindo valor legal ao documento digital. - Qual a diferença entre TTD e política de retenção?
A TTD é a ferramenta técnica. A política de retenção define diretrizes internas com base nela.
Conclusão: descarte correto é sinônimo de conformidade e eficiência
Aplicar a tabela de temporalidade documental na prática é essencial para proteger sua empresa contra riscos legais, otimizar espaço e reduzir custos. Com apoio da Sima, sua organização pode evoluir para uma gestão documental segura, estruturada e em conformidade.
📄 Fale com nossos especialistas e comece a organizar seu acervo documental com segurança e inteligência.
