Por Que Digitalizar Documentos é Essencial para Empresas?
A digitalização de documentos é a solução ideal para empresas que geram grandes volumes de documentos em papel e buscam organização e segurança. No Brasil, onde a legislação exige a retenção de certos documentos por até dez anos, a digitalização facilita o armazenamento e acesso a essas informações sem ocupar espaço físico.
O Que é a Digitalização de Documentos?
A digitalização de documentos transforma arquivos físicos em digitais, permitindo que sejam armazenados e acessados eletronicamente. Usando ferramentas como scanners e softwares especializados, as empresas podem arquivar até milhares de páginas de maneira segura e acessível.
Como é Feita a Digitalização de Documentos? Etapas Essenciais
Para garantir organização e segurança, o processo de digitalização é dividido em etapas:
1. Preparação dos Documentos
Documentos acumulados, muitas vezes guardados em condições inadequadas, devem ser restaurados, limpos e organizados. Grampos são retirados, e os documentos são classificados por setor e data, garantindo que nada seja perdido.
2. Digitalização dos Documentos
Os documentos preparados passam pelo scanner, transformando-se em arquivos digitais que podem ser armazenados em um software próprio ou mídia segura.
3. Indexação das Imagens
Para facilitar a busca, os documentos são indexados com palavras-chave e outras informações, permitindo uma recuperação rápida.
4. Manutenção dos Arquivos Digitais
Após a digitalização, é feita uma revisão para garantir que todos os dados foram armazenados conforme o planejado, preservando a integridade do projeto.
A digitalização tem se tornado uma prática comum nas empresas devido às suas diversas vantagens. Confira abaixo alguns dos principais benefícios:
– Acessibilidade Ampliada
Documentos digitais podem ser acessados por vários usuários simultaneamente, agilizando o trabalho em diferentes setores.
– Agilidade na Busca de Informações
Ao digitalizar documentos, os funcionários economizam tempo com buscas manuais, localizando o que precisam em segundos com o auxílio do software.
– Variedade de Formatos Digitais
Arquivos digitalizados podem ser salvos em PDF, TIFF, JPEG e outros formatos, permitindo uso versátil para impressão ou compartilhamento.
– Economia de Espaço Físico
Sem a necessidade de arquivos físicos, o espaço é liberado para outras atividades essenciais da empresa.
– Segurança dos Documentos
Documentos digitais são armazenados em locais seguros, protegidos contra perda ou roubo, com opções de backup e criptografia.
– Redução de Custos
A digitalização reduz os gastos com armazenamento físico e permite uma gestão de documentos mais eficiente e econômica.
– Novas Conversões e Utilização do Documento
Arquivos digitais podem ser reimpressos ou incorporados em outros documentos e planilhas, aumentando a flexibilidade do uso.
A digitalização deve ser confiável e precisa, garantindo que os documentos sejam convertidos sem perda de informações. A SIMA oferece serviços de digitalização de alta qualidade, otimizando processos e garantindo a segurança e organização dos documentos empresariais.
Conclusão: Por Que Investir em Digitalização de Documentos
A digitalização de documentos é uma estratégia essencial para empresas que buscam melhorar a eficiência e segurança. Ao eliminar o papel, liberar espaço físico e oferecer acessibilidade digital, as empresas podem operar de forma mais organizada e segura.
