A digitalização de documentos é a solução para as empresas que produzem uma grande quantidade de documentos em papel, e não sabem mais o que fazer com eles. Muitas empresas de pequeno e grande porte têm utilizado a solução para organizar a sua papelada e mantê-la segura.
O Brasil é um dos países mais burocráticos em se tratando da documentação de empresas, logo não é recomendado se desfazer deles por, no mínimo, dez anos, pois podem ser solicitados em algum momento como forma de comprovação.
Acompanhe abaixo, mais informações sobre a digitalização de documentos:
O Que é a Digitalização de Documentos?
A digitalização de documentos se caracteriza por ser o processo em que um documento em estado físico, ou seja, em papel que é convertido para o formato digital. Para fazer a digitalização de documentos são usadas ferramentas eletrônicas imprescindíveis para atividade como um software digitalizador e um scanner.
As empresas de grande porte passaram a investir na digitalização dos documentos com maior frequência a partir dos anos 90, quando a tecnologia se tornou mais acessível e possibilitou o agrupamento de informações no formato digital. A digitalização de documentos é feita por fases, reunindo os dados em mídias e softwares de gestão, que possuem capacidade para comportar até 15 mil páginas de informações.
Como é feita a Digitalização de Documentos:
A digitalização de documentos visa oferecer organização e segurança para as empresas, para que isso seja viável ela é dividida em fases. Conheça a seguir, as etapas da digitalização de documentos:
– Preparação dos documentos:
Quando a empresa acumula muitos documentos e os guarda por bastante tempo em um ambiente com condições inadequadas, a tendência é que eles acabem se deteriorando, colocando em risco informações importantes. Para que nenhum dado fique de fora, ou seja, perdido a primeira fase da digitalização de documentos que consiste na restauração, quando necessário, limpeza e retirada de grampos.
Durante a preparação dos documentos, os artigos também são separados por temas que englobam os setores a que pertencem, além da data de elaboração e expiração. A partir daí, os documentos são organizados em categorias.
– Digitalização dos Documentos:
Após serem classificados e organizados, os documentos são de fato digitalizados, sendo passados no scanner para que sejam transformados em formato digital. Os arquivos são armazenados em mídias ou em um software eletrônico próprio da empresa.
– Indexação das imagens dos documentos:
Para agregar mais praticidade para as empresas, o processo de digitalização também prevê a indexação das imagens dos documentos, que consiste no desenvolvimento de um software que possibilita buscar de maneira rápida os arquivos por meio de índices e termos definidos pela própria empresa.
– Manutenção da digitalização de documentos:
O processo de digitalização de documentos não termina quando todos os documentos são convertidos em arquivos digitais, pois é feita a manutenção para checar se todos os dados foram armazenados corretamente e conforme previa o projeto.
Quais os benefícios da Digitalização de Documentos?
O serviço de digitalização de documentos tem sido cada vez mais procurado pelas empresas, e não é para menos, pois é capaz de promover mudanças bastante significativas no dia a dia das corporações. Veja abaixo, quais são os benefícios da digitalização de documentos:
– Mais acessibilidade:
Um dos principais benefícios que a digitalização de documentos oferece é mais acessibilidade, pois diferente dos documentos em papel, os arquivos eletrônicos podem ser acessados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo e em diferentes setores da empresa.
– Maior Agilidade Para a Busca de Informações:
A digitalização dos documentos traz mais agilidade para a busca de informações, pois os funcionários não precisam mais ir até o acervo e procurar manualmente os dados que necessitam, basta acessar a mídia ou o sistema em que o arquivo está armazenado para que o computador faça a busca automática, poupando tempo para a realização das demais atividades.
– Diversidade de formatos digitais:
A digitalização de documentos tem como vantagem disponibilizar uma diversidade de formatos digitais para a empresa, pois os arquivos podem ser salvos em PDF (Portable Document Format), TIFF (Tagged Image File Format), JPEG (Joint Photographic Experts Group), GIF (Graphics Interchange Format) e BITMAP (Binary Mapping Photographic). Através destes formatos, os funcionários podem usar os arquivos para diferentes fins, desde impressão até encaminhamento virtual.
– Desobstrução do espaço físico:
Um dos principais problemas das empresas que armazenam documentos em papel ou outros formatos físicos é a falta de espaço para condicioná-los da forma correta. A digitalização de documentos promove a desobstrução do espaço físico, permitindo que ele seja melhor aproveitado para outra função.
– Mais segurança dos documentos:
As empresas podem obter mais segurança através da digitalização de documentos, pois há menos riscos deles se perderem, pois são concentrados em apenas um lugar e são protegidos por sistemas de segurança, o que impede que eles sejam roubados virtualmente, mantendo os dados em sigilo. O armazenamento dos documentos em mídia também evita que eles sejam condicionados a ambientes inadequados, que geram mofo, envelhecimento e a deterioração.
– Redução de custos:
Ao investir na digitalização de documentos, a empresa reduz custos, visto que não é mais necessários gastar com a manutenção de um espaço físico e de funcionários para fazer o gerenciamento dos arquivos em formato físico.
– Novas conversões do documento digital:
Após ser convertido para o formato digital, a imagem eletrônica do documento pode receber novas conversões, podendo ser impressa em papel novamente, usada em planilhas, entre outras possibilidades.
Digitalização de Documentos Pela SIMA:
A digitalização tem que ser feita por uma empresa confiável, que consiga recuperar e converter os documentos do formato físico para o digital sem que as informações sejam perdidas. A SIMA é a melhor opção para quem busca confiança e credibilidade para digitalizar os documentos, oferecendo um serviço de qualidade e otimização nas funções gerenciais e operacionais.
