Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma técnica que possibilita de forma simples criar, controlar, arquivar, compartilhar e recuperar documentos. Este gerenciamento facilita o acesso aos documentos de forma rápida e segura, pois é realizado pela internet. Pode ser aplicado em qualquer tamanho de empresa, desde um micro negócio até macros empresas, e em qualquer segmento.
É implantado de acordo com a demanda e necessidade do negócio. Com o aumento acelerado na criação de documentos físicos, o volume de papel aumentando, e cada vez mais espaço sendo ocupado pelos acervos, surgiu a necessidade de organizar e cuidar de uma maneira mais rápida e eficaz desses importantes arquivos. Atualmente, a maneira de gerenciar esse processo é lento e onera uma quantidade considerável para as empresas – com a ocupação de um bom espaço, com pagamento de um funcionário específico para esta função, com a demora da visualização e localização de documentos importantes com prazos estabelecidos, e até mesmo com a reimpressão dos documentos, já que o papel com o tempo, acaba sendo deteriorado.
Solução para o seu negócio
A gestão eletrônica de documentos permite a solução de problemas como esses, já que reduz os custos com a mão de obra, com materiais e insumos e também com espaço físico, onde são armazenados os arquivos. Com essa tecnologia, ocorre algumas mudanças na empresa, o fluxo de trabalho passa a ser baseado na criação, armazenamento e compartilhamento de documentos eletrônicos. Ele é otimizado e agiliza a comunicação, aumenta a produtividade das operações. Passa a ter seus procedimentos mais seguros e confiáveis. A empresa trabalha com mais eficiência e ganha pontos na concorrência e competitividade no mercado, sem falar de poder colaborar com o meio ambiente e com o desenvolvimento sustentável.
Como é realizado?
O processo é converter todos documentos físicos em digitais, notas, recibos, contratos, declarações, laudos. Não só o papel em si, mas diversos tipos como o microfilme, som, imagens, textos, planilhas. Eles são convertidos por digitalização com scanners.
E para isso funcionar da melhor maneira, é importante que a disponibilidade desta ferramenta seja adequada e que haja uma gestão do conteúdo, onde o usuário tenha acesso ao trabalho digitalizado.
Relação de tecnologias com a gestão eletrônica de documentos
- Capture
É a captação dos documentos e formulários, que transforma as informações mais confiáveis e possíveis de recuperação, facilitando a aplicação em todo o negócio.
- Document Imaging (DI)
É a tecnologia que converte o documento físico em digital – por meio de digitalização.
- COLD/ERM
Tecnologia referente a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de todos os dados, de uma maneira que apesar de prática e econômica, mantém a forma original do arquivo.
- Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos)
Essa técnica permite um melhor gerenciamento na criação, revisão, aprovação e descarte dos documentos eletrônicos.
- Forms Processing (processamento de formulários)
Essa ferramenta permite reconhecer e relacionar as informações nos bancos de dados.
- Workflow / BPM
Os processos dentro de uma organização são controlados e gerenciados, fazendo com que as tarefas e procedimentos sejam realizados pelas pessoas certas em tempo hábil. Tendo o controle dos prazos, das transições, dos documentos e do uso das demais pessoas.
- Records and Information Management (RIM)
É o controle das fases de um documento, desde quando ele é criado, arquivado, processado, mantido, disponibilizado, até o descarte. Controlado por tabelas e categorias, e sempre atualizado.
Coloque em prática essa tecnologia e gerencie eletronicamente seus documentos, ganhe agilidade, poupe tempo e dinheiro. Invista em seu negócio e lucre com os benefícios da era digital.
