Introdução ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
No cenário empresarial atual, onde a digitalização é essencial, o GED surge como uma solução poderosa para o gerenciamento eficaz de documentos. Mas o que é exatamente o GED, e como ele pode ajudar sua empresa a organizar, armazenar, e compartilhar informações de forma eficiente?
Neste artigo, exploraremos o funcionamento do GED, suas características principais e os benefícios que oferece. Continue lendo para entender como implementar essa tecnologia na sua empresa e transformá-la em uma organização mais ágil e segura.
O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) refere-se ao conjunto de práticas e tecnologias voltadas para a organização, armazenamento, busca e compartilhamento de documentos eletrônicos. Em vez de depender de arquivos físicos, o GED permite que as empresas armazenem digitalmente toda a sua documentação, facilitando o acesso, a segurança e a eficiência operacional.
Principais Vantagens do GED para Empresas
1. Redução de Uso de Papel e Espaço Físico
Com o GED, as empresas diminuem o uso de papel e eliminam a necessidade de armazenamento físico, economizando espaço e contribuindo para a sustentabilidade ambiental.
2. Agilidade e Eficiência nos Processos de Busca e Compartilhamento
A pesquisa por documentos no GED é rápida e prática. Documentos podem ser localizados em segundos, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo gasto em buscas manuais.
3. Segurança da Informação
Sistemas de GED oferecem controle de permissões, garantindo que apenas colaboradores autorizados tenham acesso a determinados documentos. Backups regulares protegem contra perda de dados em caso de falhas técnicas ou desastres naturais.
4. Acesso Remoto e Colaboração Facilitada
Através do armazenamento em nuvem, o GED permite acesso a documentos de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes dispersas.
Estatísticas sobre o Uso do GED no Mercado
Uma pesquisa recente revelou que 80% das empresas estão adotando sistemas de GED devido à sua eficiência e vantagens operacionais. Empresas que implementam GED relatam uma redução de 50% no tempo de recuperação de documentos, o que contribui diretamente para ganhos de produtividade. Além disso, 90% das empresas que utilizam GED reportam aumento na satisfação dos funcionários.
Como o GED Funciona? Etapas de Operação
Digitalização – Documentos físicos são digitalizados em formatos como PDF ou JPEG, por meio de scanners.
Indexação – Após digitalizados, os documentos são categorizados com palavras-chave, datas, e outras informações, para uma busca mais eficiente.
Armazenamento – Documentos são armazenados em servidores locais ou em nuvem, proporcionando segurança e confiabilidade.
Recuperação – O sistema permite a recuperação rápida de documentos através de buscas baseadas em critérios específicos.
Como Implementar um Sistema de GED em sua Empresa
Defina Objetivos e Requisitos
Estabeleça os objetivos da empresa com o GED, como economia de espaço ou acesso remoto.Escolha a Solução Ideal Pesquise soluções de GED no mercado, considerando custo, usabilidade e suporte ao cliente.
Digitalize e Indexe os Documentos Digitalize a documentação existente, atribuindo informações de indexação para facilitar buscas futuras.
Treinamento da Equipe Capacite a equipe para utilizar o sistema de GED de forma eficaz e segura.
Monitoramento e Ajustes Monitore o desempenho do sistema e faça ajustes conforme necessário para otimizar a eficiência.
Padronização de Nomes: Use uma nomenclatura uniforme para facilitar a busca.
Estrutura de Pastas: Organize os arquivos em uma estrutura de pastas lógica e intuitiva.
Backups Regulares: Programe backups periódicos para evitar perda de dados.
Defina Políticas de Acesso: Controle as permissões de acordo com a necessidade de cada colaborador.
Principais Softwares de GED Disponíveis no Mercado
Microsoft SharePoint – Com armazenamento em nuvem, pesquisa avançada e integração com aplicativos Microsoft.
Google Drive – Plataforma de armazenamento e colaboração com acesso remoto.
Dropbox – Oferece compartilhamento seguro e acesso fácil aos documentos.
Alfresco – Software de código aberto com recursos avançados de personalização e escalabilidade.
Treinamento e Capacitação para o Uso do GED
Para garantir o sucesso na utilização do GED, invista em treinamentos e capacitação da equipe. Opções como treinamentos internos, cursos online e consultorias especializadas são ideais para capacitar os colaboradores.
Conclusão: A Nova Era da Gestão de Documentos com o GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) representa uma mudança significativa na maneira como as empresas organizam e acessam suas informações. Com uma implementação adequada, o GED oferece segurança, eficiência e praticidade, transformando o gerenciamento documental em uma vantagem competitiva.
Prepare sua empresa para a era digital com o GED e colha os benefícios de uma gestão de documentos mais organizada, acessível e segura.
