Por que a organização de arquivos é crucial para sua empresa?
A má gestão de arquivos ainda é um dos maiores gargalos operacionais nas empresas brasileiras. Além de comprometer a produtividade, a desorganização documental pode gerar multas, perda de dados sensíveis e falhas em auditorias.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Segundo estimativas da IDC citadas por pesquisas de mercado, colaboradores podem gastar até 2,5 horas/dia procurando informações/documentos — dependendo do setor e da maturidade dos sistemas de gestão.
Este guia completo foi desenvolvido para ensinar como organizar arquivos físicos e digitais, com base nas melhores práticas do mercado, legislação brasileira e uso de tecnologias como o Alfresco. Ideal para empresas em processo de digitalização ou que desejam estruturar um setor documental eficiente, seguro e rastreável.
O que é organização de arquivos?
A organização de arquivos consiste na criação de um sistema padronizado e funcional para armazenar, recuperar, proteger e descartar documentos. Esse sistema pode abranger arquivos físicos, digitais ou híbridos.
Benefícios diretos:
- Redução de tempo na busca por documentos;
- Aumento da produtividade e fluidez dos processos;
- Atendimento mais ágil a auditorias e fiscalizações;
- Adequação à LGPD e demais normas regulatórias.
Etapa 1: Diagnóstico e mapeamento do acervo documental
Antes de reorganizar o arquivo, é fundamental mapear o que já existe:
- Quais tipos de documentos estão sendo armazenados?
- Qual o volume (número de documentos e arquivos)?
- Qual a frequência de uso?
- Há dados sensíveis sob responsabilidade da empresa?
Ferramentas úteis: planilhas de inventário, softwares de GED, checklists de conformidade documental.
Etapa 2: Classificação de documentos por categorias e temporalidade
Organize os documentos por:
- Finalidade (RH, fiscal, jurídico, contratos);
- Prazo de guarda legal (conforme tabela de temporalidade);
- Frequência de acesso (ativo x inativo);
- Sensibilidade dos dados (público x restrito).
Exemplo de nomenclatura inteligente:
Contrato_Fornecedor_Energia_2023-07-15.pdf
Utilizar um padrão de nomeação facilita a busca e a auditoria, além de reduzir drasticamente a perda de documentos.
Etapa 3: Organização de arquivos físicos (quando ainda necessário)
Embora o objetivo seja a digitalização, muitos setores ainda dependem de documentos impressos.
Boas práticas:
- Utilizar estantes metálicas, pastas suspensas e etiquetas padronizadas;
- Divisão por cores (ex: vermelho = contábil, verde = jurídico);
- Implementar controle de acesso físico ao arquivo.
Recomendação técnica: seguir as diretrizes do e-ARQ Brasil, norma elaborada pelo Arquivo Nacional.
Etapa 4: Digitalização com OCR e indexação por metadados
A digitalização com OCR (Optical Character Recognition) transforma o conteúdo escaneado em texto pesquisável. Isso permite a indexação automática por:
- Título;
- Data de criação e expiração;
- Responsável;
- Categoria e tipo documental.
Ferramentas recomendadas:
- Alfresco Content Services (GED + OCR);
- Scanners de alta performance com digitalização duplex;
- Aplicação de metadados padronizados (ex: tipo, origem, validade).
Etapa 5: Implantação de controle de acesso e trilhas de auditoria
A segurança documental é uma exigência legal prevista na LGPD, ISO 27001 e demais normas de governança da informação.
No GED (como o Alfresco), configure:
- Perfis por área, cargo ou grupo;
- Autenticação multifatorial;
- Trilhas de auditoria para rastrear acessos e alterações.
Importante: documentos com dados sensíveis (como prontuários, dados bancários ou históricos trabalhistas) devem estar criptografados em repouso e em trânsito.
Etapa 6: Gestão de ciclo de vida dos documentos (retenção e descarte)
De acordo com a Lei 12.682/2012, documentos digitalizados têm validade jurídica plena, desde que sua integridade e autenticidade sejam garantidas.
No Alfresco, você pode:
- Configurar prazos de retenção automáticos;
- Receber alertas para descarte seguro;
- Aplicar políticas de retenção específicas por tipo documental.
Exemplo: documentos fiscais = 5 anos; prontuários = 20 anos; contratos imobiliários = até 10 anos após o término.
Etapa 7: Monitoramento, auditoria e melhoria contínua
A organização de arquivos deve ser revisada periodicamente.
Recomendado:
- Auditorias internas trimestrais;
- Revisão das tabelas de temporalidade anualmente;
- Atualização dos modelos de metadados;
- Feedback contínuo dos usuários do GED.
Checklist para organização de arquivos (físicos e digitais)
✅ Mapear e classificar documentos
✅ Padronizar nomes e categorias
✅ Digitalizar com OCR e indexar por metadados
✅ Implantar controle de acesso e trilha de auditoria
✅ Estabelecer prazos de retenção e descarte
✅ Atualizar e revisar periodicamente
Organização de arquivos como ativo estratégico da empresa
A organização de arquivos é um investimento essencial para empresas que desejam escalar com segurança, eficiência e conformidade. Com ferramentas como o Alfresco, é possível implementar uma gestão documental inteligente, que reduz riscos, melhora a performance da equipe e garante transparência nos processos.
Na Sima, ajudamos organizações a estruturarem seus arquivos físicos e digitais, implementando GEDs personalizados e fluxos de governança documental conforme cada setor.
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