Reduzir custos sem perder qualidade e produtividade é sempre um desafio para qualquer empresa. Uma boa opção para diminuir os gastos sem precisar fazer cortes na equipe ou trocar fornecedores, é a guarda de documentos.
A guarda de documentos é uma estratégia que pode ser implantada por empresas de quaisquer setores e de diferentes portes. É preciso apenas ficar atento para questões como o prazo legal de guarda e outras questões burocráticas que podem ser resolvidas ao contratar-se uma empresa de qualidade para realizar este processo.
Neste artigo, iremos demonstrar como usar a guarda de documentos para reduzir custos e melhorar os processos internos da sua empresa. Mas antes, vamos lembrar o que é a guarda de documentos.
O que é a guarda de documentos e arquivos?
A guarda de arquivo é um serviço oferecido especializado em armazenar os documentos das empresas, disponibilizando infraestrutura segura e tecnologia adequada para mantê-los conservados, agregando praticidade para que sejam utilizados quando for necessário. Basicamente, pode-se dizer que a guarda de arquivo transfere os documentos da sua empresa para a empresa contratada para fazer esta gestão.
Para saber mais sobre a definição de guarda de documentos, não deixe de conferir este post.
Como funciona a guarda de documentos?
O funcionamento da guarda de arquivo acontece por etapas e é bastante simples. Em primeiro lugar, é preciso selecionar quais documentos serão guardados. Este momento pode e deve ser utilizado para descartar os documentos que não são mais necessários e digitalizar o que for possível, lembre-se que quanto mais material a sua empresa guardar, maiores serão os custos de manutenção. Para atingir o potencial máximo de economia com a guarda de documentos, deve-se entender o que precisa ser guardado e manter apenas o essencial.
Ao contratar uma empresa para a guarda dos arquivos da sua companhia, verifique se eles também fazem esta consultoria sobre os tipos de arquivos e documentos que precisam ser mantidos, o olhar de um especialista pode ser muito importante neste processo.
Após a seleção, é feito o recolhimento dos documentos e, posteriormente, há a separação e classificação, tendo como objetivo oferecer o máximo de organização na hora de realocar os documentos, de forma que eles não se percam em seu novo arquivo e sejam facilmente localizados caso alguém precise consultá-los.
Agora que você já sabe o que é e como funciona a guarda de documentos, vejamos a seguir quais são os benefícios e como ela pode te ajudar a economizar.
Quais são os benefícios da guarda de documentos e arquivos?
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Economia de espaço
A economia mais óbvia é a de espaço físico. Ao transferir seus documentos para um local especializado, há a liberação de salas que poderão ser utilizadas para outros fins que geram lucro para o seu negócio.
Mesmo que seus arquivos não fiquem em uma sala separada, mas em um arquivo, há uma necessidade constante de aumentar arquivos já que novos documentos sempre chegam. Além disso, é preciso investir na conservação dos documentos para que os papéis não se deteriorem com o tempo e você acabe perdendo informações importantes.
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Economia de tempo
Além disso, há também economia de tempo. Já falamos neste post sobre como a falta de organização pode afetar a produtividade das suas equipes e em outro artigo falamos sobre como desorganização de arquivos afeta o trabalho dentro das empresas:
“Segundo uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Outro dado aponta que um documento é perdido a cada 12 segundos, em média, nas empresas. Além disso, 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos”.
A guarda de documentos traz uma maior organização de documentos e facilita encontrar algum papel específico, afinal, como dissemos anteriormente, a separação e classificação dos arquivos é uma das etapas da guarda de documentos. Aumentar a organização é um benefício esperado diretamente ligado a este procedimento de guarda de documentos.
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Manutenção e conservação
Uma empresa especializada em guarda e gestão de arquivos terá um espaço especializado na manutenção destes documentos, fazendo a higienização dos papeis quando necessário, além de contar com espaços com temperatura e umidade controlada para documentos antigos, históricos ou de algum material que exija cuidados específicos na sua manutenção e conservação.
Também há uma garantia de proteção contra insetos, cupins, mofo, vazamentos e toda sorte de intempérie que podem atingir documentos importantes quando não estão armazenados corretamente.
Tudo isto traz uma maior economia de preservação e poupa de surpresas no futuro. Imagine precisar de um contrato em uma ação judicial e descobrir que ele está mofado ou comido por cupins? É até difícil mensurar esta economia.
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Segurança
No tópico anterior falamos da segurança material dos documentos, através da manutenção e conservação correta. Neste tópico, nos referimos a segurança legal.
Antes de descartar documentos, é preciso saber quais são os prazos para a guarda legal, isto é, por quanto tempo eles precisam ficar armazenados fisicamente por questões legais. Estes prazos são definidos em tabelas de temporalidade específicas para documentos de diferentes naturezas.
Com os arquivos armazenados em um local correto, conservados e organizados, há a segurança de que esses arquivos serão mantidos pelo tempo certo e estarão em condições de serem consultados ou mesmo utilizados em auditorias, ações judiciais e eventos do tipo. Novamente, tal qual o tópico anterior, a economia aqui é mais indireta, pois ela surge da prevenção de imprevistos e problemas.
No post de hoje mostramos o que é a guarda de documentos, como funciona e quais são as vantagens de implementá-la. Ela traz tanto economia direta, em uso de espaço e custos conservação, quanto uma economia indireta, ao aumentar a produtividade, inibir o gasto excessivo de tempo a procura de documentos e prevenir o risco de acidentes ou de descarte de material que ainda precisa ser preservado.
Se quiser saber mais ou contratar os serviços da Sima Gestão, não deixe de contatar um dos nossos consultores.
