Você já parou para calcular quanto a sua empresa gasta apenas com espaço para armazenar arquivos? A falta de uma política eficiente de guarda documental pode gerar custos desnecessários e ocupar áreas que poderiam ser muito mais bem aproveitadas. Neste artigo, você vai aprender como reduzir esses custos de forma estratégica, segura e legal, com o apoio das soluções oferecidas pela Sima Gestão da Informação.
Avaliando o impacto financeiro da guarda de arquivos
Antes de propor mudanças, é essencial entender o tamanho do problema. Comece respondendo às perguntas abaixo:
- Qual o custo do metro quadrado do seu espaço de armazenamento (considerando aluguel, IPTU, manutenção e climatização)?
- Quantos metros quadrados estão sendo utilizados atualmente para armazenar documentos?
- Quantas caixas de arquivo estão armazenadas nesse espaço?
Com esses dados, você pode simular cenários com reduções de 5%, 10% ou até 25% no espaço de armazenamento. Essas reduções significam economia direta para o seu negócio.
3 estratégias eficientes para reduzir custos com guarda documental
- Crie uma política de descarte de documentos
Cerca de 30% a 70% dos arquivos armazenados por empresas são compostos por documentos duplicados, versões obsoletas ou documentos fora do prazo legal de guarda. Ao implementar uma política de descarte segura, é possível liberar espaço e evitar custos desnecessários com armazenagem de materiais sem valor legal ou estratégico.
- Implemente uma tabela de temporalidade documental
A tabela de temporalidade é um instrumento indispensável na gestão documental. Ela define o tempo mínimo de retenção de cada tipo de documento com base na legislação vigente e nas normas regulatórias do seu setor.
Com esse controle, sua empresa poderá:
- Descartar documentos fora do prazo de retenção;
- Manter apenas arquivos realmente necessários;
- Evitar riscos jurídicos por eliminação incorreta;
- Reduzir significativamente o volume de documentos físicos.
- Utilize o conceito de idade documental para otimizar espaços
Os documentos passam por três fases:
- Corrente: em uso constante no dia a dia da empresa;
- Intermediária: ainda obrigatórios por lei, mas sem uso frequente;
- Permanente: de valor histórico ou legal indeterminado.
Durante a fase intermediária, esses documentos podem ser armazenados em locais de menor custo. A Sima ajuda você a aplicar essa estratégia com segurança, aproveitando melhor o mobiliário existente e liberando áreas nobres para uso mais estratégico.
Dica: Com um bom plano de gestão documental, é possível aumentar a eficiência de uso do espaço físico em mais de 300%, armazenando mais com menos.
Economizar com a guarda de arquivos é possível e necessário para a sustentabilidade do seu negócio. Ao adotar práticas como a política de descarte, a tabela de temporalidade e a aplicação da idade documental, sua empresa ganha em eficiência, reduz riscos e utiliza melhor os seus recursos.
Transforme a gestão documental em uma aliada estratégica. Conte com a Sima para tornar isso possível!
