Muito papel, falta de rastreabilidade, governança, segurança da informação e morosidade no fluxo de trabalho…
E você achando que tudo está indo por água abaixo.
A verdade é que, com a automação de tantas ações rotineiras, a gestão de documentos não poderia ficar para trás – certo?
Por isso, a tecnologia chega nesse ponto também com o GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
O GED facilita o compartilhamento de documentos entre as equipes de sua empresa, aprimora o processo de armazenamento de arquivos, traz maior segurança (dentre tantos outros benefícios).
E como ter sucesso na sua implementação?
É exatamente sobre isso que falaremos hoje.
Continue lendo, pois, separamos algumas dicas para implementar a gestão eletrônica de documentos com total sucesso em seu negócio!
1 – DEFINA QUAIS OS OBJETIVOS AO ADOTAR O GED
Você precisará ter em mente quais são as necessidades do seu negócio.
Posterior a essa análise, é importante que você avalie como é feito, atualmente, o processo de elaboração e arquivamento dos documentos de sua empresa.
A partir desse ponto, pode-se traçar um plano de melhoria via gestão eletrônica.
2 – CLASSIFIQUE A RELEVÂNCIA DOS DOCUMENTOS
Essa é uma classificação que permitirá manter uma ordem e relação entre todos os conjuntos de arquivos.
Todo esse cuidado inicial facilitará a vida dos colaboradores que precisarão acessar os documentos.
3 – DEFINA OS METADADOS
Definir metadados específicos junto aos documentos de sua empresa agilizará todo o processo de busca.
4 – FORNAÇA CONDIÇÕES PARA A ADAPTAÇÃO DE TODOS OS COLABORADORES
Nenhuma alteração de processo é feita da noite para o dia – o que não é diferente na implantação do GED.
Todos os colaboradores deverão estar cientes de como o novo gerenciamento operará – e, primordialmente, a equipe deverá ser treinada para uso.
Tudo certinho para implementar o GED em sua empresa?
Esperamos ter ajudado!
Até a próxima!
