A organização de arquivos é uma forma interessante de resolver alguns problemas da rotina de trabalho, tanto no escritório quanto no home office. Conforme pesquisa que trouxemos neste post aqui os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Com o home office, a situação fica ainda pior, afinal sem ter acesso aos documentos necessários, muitas vezes ficamos impossibilitados de realizar nossas atividades.
No post de hoje iremos mostrar alguns problemas que podem ser resolvidos com a organização de arquivos: desde aqueles mais óbvios até alguns bem diferentes que provavelmente nunca passaram pela sua cabeça. Ficou curioso? Continue lendo para descobrir!
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Organização de arquivos e documentos
A primeira, e mais óbvia, solução trazida pela organização de arquivos é, bem, deixar os arquivos organizados. Saber onde está cada documento evita o desperdício de tempo procurando por eles, aumentando a produtividade e assertividade dos colaboradores.
Ao deixar cada coisa em seu lugar, todos saberão aonde procurar e aonde guardar os novos documentos que surgem ao longo do dia. Por isso é importante sempre alinhar muito bem com a sua equipe quais as formas e critérios de organização adotados, assim ninguém se perde e as coisas não virarão uma bagunça de novo.
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Digitalização de documentos
Outra vantagem, é que ao organizar os documentos, você já pode selecionar o que poderá ser digitalizado, facilitando um futuro processo de digitalização de documentos.
Arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar e por mais de um colaborador ao mesmo tempo, permitindo que todos consigam realizar suas atividades mesmo quando estiverem trabalhando de casa ou viajando a trabalho. Contamos mais sobre isso aqui.
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Falta de espaço
A organização de arquivos também permite ter uma maior economia no uso de espaço. Ao manter apenas os documentos necessários, descartar o que está obsoleto e digitalizar o que for possível, há um uso muito mais consciente e enxuto do espaço físico da sua empresa, permitindo uma grande economia com estoque e preservação de papéis.
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Virtualização dos negócios da sua empresa
Uma solução menos conhecida é a maior facilidade de virtualização de negócios. Como todos vivemos nos últimos meses uma súbita necessidade de passar a trabalhar, comprar, estudar e se relacionar pela internet, as empresas que já contavam com seus arquivos organizados e digitalizados estavam um passo à frente das demais.
Ao facilitar o processo de digitalização e emissão de certificados e assinaturas digitais, a organização de arquivos torna possível assinar novos contratos, fechar negócios e atender seus clientes sem perda de eficiência, qualidade e tempo mesmo durante o trabalho remoto.
Há uma grande tendência a virtualizar cada vez mais todas as áreas da nossa vida e as empresas que estiverem mais bem preparadas para isso, terão mais chances de sucesso no longo prazo.
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Implantação de um home office produtivo
Para que o trabalho remoto funcione de maneira adequada, é preciso que os colaboradores tenham acesso às ferramentas que precisam.
As empresas que já tinham seus arquivos organizados, digitalizados e de fácil acesso, puderam migrar seus colaboradores do escritório para casa sem perder acesso às ferramentas e informações que utilizam no dia a dia. Além disso, eles já sabiam onde armazenar os novos documentos produzidos, evitando assim documentos duplicados ou até mesmo perder informações importantes.
Para as empresas que tiveram uma boa experiencia com o home office e pretendem implantar uma política contínua de trabalho remoto, a organização de arquivos se mostrou crucial para esta nova etapa.
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Atendimento ao cliente
A organização de documentos também pode aprimorar o atendimento ao cliente e tornar o relacionamento entre eles e a sua empresa mais próximo.
Quando o seu cliente entra em contato pedindo alguma informação, ajuda ou segunda via de documento, ele quer ser atendido rapidamente, sem precisar ficar passando de setor em setor. Com todas as informações em seu devido lugar, bem organizadas, o colaborador será capaz de localizar facilmente contratos, boletos, manuais e qualquer outro documento solicitado pelo cliente, seja para enviar como segunda via ou para checar alguma informação.
O atendimento será mais rápido, eficaz e de qualidade, tornando a experiência do seu cliente muito mais positiva. E um cliente feliz, é um cliente que volta a fechar negócio várias outras vezes.
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Auditorias e fiscalizações
Passar por auditorias e fiscalizações são parte da rotina empresarial independentemente do ramo. Durante esses procedimentos, você com certeza precisará apresentar documentos que muitas vezes são de anos atrás. Se estes documentos não forem facilmente localizáveis, será preciso definir pessoas para ficar procurando estes papéis nos arquivos, gerando uma perda de tempo enorme, diminuição da produtividade e aumento de custos, além do risco do documento simplesmente não ser encontrado, colocando a empresa em uma situação delicada.
A organização de arquivos permite encontrar qualquer documento com facilidade, evitando custos desnecessários, facilitando o atendimento de demandas de fiscais governamentais ou mesmo de auditorias internas e externas.
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Criar uma cultura de ordem e regularidade
Para a organização de documentos ser bem sucedida é preciso treinar todos os colaboradores para saberem onde cada documento irá ficar e como arquivá-los. Com o passar do tempo, as suas equipes criarão um hábito de manter os documentos em ordem, sempre arquivando-os assim que são recebidos ou emitidos, criando um fluxo de organização lógico e regular.
A disciplina surgida para a manutenção da organização de arquivos, irá permear o trabalho de seus colaboradores, que irão se acostumar a agir com cuidado, organização e zelo em todas as suas atividades.
Estes foram alguns dos problemas que a organização de arquivos pode solucionar. Uns são comuns e esperados, outros são consequências surpreendentes de ter um ambiente bem organizado.
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