Por que o Decreto 10.278 é relevante para sua empresa?
A digitalização de documentos no Brasil ganhou um novo patamar com o Decreto 10.278. Publicado para simplificar o processo, o decreto estabelece requisitos mínimos de qualidade e validade jurídica para documentos digitalizados, permitindo que eles tenham a mesma equivalência legal dos documentos físicos.
Se sua empresa ainda não adotou a digitalização completa, esta é a oportunidade ideal. Com as novas regras, torna-se possível migrar para uma gestão documental mais ágil, eficiente e segura. Vamos explorar as principais mudanças e benefícios trazidos pelo decreto.
O que é o Decreto 10.278?
O Decreto 10.278 estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos físicos, garantindo que os documentos digitalizados possam substituir os originais em suporte físico.
É importante destacar que o decreto trata exclusivamente de documentos digitalizados e não se aplica a documentos nato-digitais (ou seja, aqueles criados diretamente em formato digital). Ademais, as regras sobre privacidade e segurança desses documentos são regulamentadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Agora, vejamos os requisitos técnicos e outras obrigações previstas pelo decreto.
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Requisitos mínimos para digitalização
O Decreto 10.278 é claro ao definir os requisitos mínimos tanto para os documentos digitalizados quanto para os metadados associados a eles. Os metadados são informações que classificam e descrevem o conteúdo dos documentos, facilitando sua organização e recuperação.
Padrões exigidos para a digitalização
- Resolução: A digitalização deve atender a uma qualidade mínima que assegure a legibilidade e a compreensão do conteúdo.
- Formato de arquivo: Os documentos devem ser salvos em formatos amplamente reconhecidos, como PDF/A.
- Metadados: Informar o autor, data de criação, e outros dados que auxiliem na classificação e gestão dos documentos.
Esses requisitos são essenciais para garantir que os documentos digitalizados possam ser usados de maneira eficiente e segura ao longo do tempo.
Para acessar as especificações completas, consulte o Anexo I do Decreto 10.278.
Regras gerais de digitalização
Conforme o artigo 4º do decreto, é necessário atender às seguintes condições:
- Integridade e confiabilidade: O documento digitalizado deve ser fiel ao original.
- Rastreabilidade: Garantir que todo o processo de digitalização seja auditável.
- Qualidade da imagem: Seguir padrões que assegurem a legibilidade e o uso do documento.
- Confidencialidade: Proteger documentos sensíveis.
- Interoperabilidade: Assegurar que os sistemas usados sejam compatíveis com outras plataformas.
Embora o decreto estabeleça as diretrizes gerais, ele permite que as empresas escolham os sistemas e tecnologias que melhor atendam às suas necessidades.
Validade jurídica dos documentos digitalizados
Uma das maiores inovações do Decreto 10.278 é assegurar que documentos digitalizados, desde que atendam aos padrões técnicos e possuam assinatura digital no padrão ICP-Brasil, tenham a mesma validade jurídica que os documentos físicos.
O que é necessário para garantir a validade jurídica?
- Assinatura digital: Deve ser feita com certificação digital ICP-Brasil.
- Conformidade técnica: Seguir as especificações do Anexo I do decreto.
Essas medidas garantem a autenticidade e integridade dos documentos, eliminando a necessidade de manter arquivos físicos.
Descarte de documentos físicos
Os documentos físicos podem ser descartados após a digitalização, exceto os que possuam valor histórico.
Para documentos oficiais, é fundamental garantir que a digitalização atenda aos requisitos legais. Além disso, é permitido descartar documentos digitais após o prazo de guarda legal, conforme as tabelas de temporalidade.
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É possível terceirizar a digitalização?
Sim. O decreto permite que terceiros realizem o processo de digitalização, desde que os padrões sejam seguidos. No entanto, a responsabilidade pela qualidade final dos documentos digitalizados é sempre do titular dos documentos.
Portanto, ao contratar uma empresa especializada, escolha um parceiro experiente que siga as melhores práticas do mercado.
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Vantagens do Decreto 10.278
A regulamentação trazida pelo Decreto 10.278 oferece uma série de benefícios para as empresas:
- Eficiência operacional: A eliminação de arquivos físicos reduz o tempo gasto na busca por informações.
- Redução de custos: Menos papel, menos espaço físico.
- Segurança e conformidade: Alinhamento com LGPD e garantia de integridade documental.
- Sustentabilidade: Contribui para a redução do desperdício de papel.
O Decreto 10.278 representa um marco para a digitalização de documentos no Brasil. Ao estabelecer diretrizes claras, ele incentiva as empresas a adotar a gestão eletrônica de documentos, tornando os processos mais ágeis e seguros.
Se sua empresa ainda não aderiu à digitalização, este é o momento ideal para investir em tecnologia e modernizar sua gestão documental. Para garantir que todo o processo seja realizado conforme as normas, entre em contato com especialistas em digitalização de documentos.
