A Gestão de Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta essencial para otimizar os processos de qualquer negócio. Nós já abordamos aqui no blog da Sima diversas questões sobre a GED que você pode conferir nos seguintes: Como funciona a gestão eletrônica de documentos, Benefícios da gestão eletrônica de documentos e Gestão Eletrônica de Documentos: avaliando “Melhores Práticas”.
Agora que você já tem as informações básicas sobre GED, chegou o momento de começar a planejar a sua estratégia, uma etapa importantíssima para garantir o sucesso do seu projeto. Para ajudá-lo no planejamento de um sistema GED que atenda aos padrões e legislações necessários, abaixo apresentamos algumas respostas às perguntas mais frequentes sobre o planejamento de uma estratégia de Gestão Eletrônica de Documentos.
Por onde começar?
Saber por onde começar é a base de uma boa estratégia. Muitos pensam que o ideal é começar com a implementação de um sistema de software que atenda às suas necessidades de Gestão Eletrônica de Documentos. Embora este seja um componente chave da sua estratégia, existe um passo crítico que deve ser realizado antes de se decidir por algum software.
A Gestão Eletrônica de Documentos deve sempre começar com uma mensagem da liderança executiva que impacte toda a empresa. Esta mensagem deve indicar a necessidade de gerir e manter os documentos e deve estabelecer medidas de responsabilização. Em suma, a estratégia deve incorporar controles internos que sejam gerenciáveis e aplicáveis.
Certifique-se de que existe uma política específica de gestão de documentos. Deve-se esclarecer o que constitui um documento, onde eles devem ser armazenados, de que maneira e por quanto tempo. Alguns sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial oferecem a opção de GED, que considera todos os documentos indexados no sistema e aplica-se mecanismos para automatizar a sua gestão. No entanto, se você estiver gerenciando seus documentos manualmente, depois de configurar sistemas de classificação terá que delinear medidas que a sua empresa irá tomar para impor sua política.
Ou seja, antes de escolher um software, entenda a realidade da sua empresa, defina as políticas de armazenamento e preservação e veja quais são as suas reais necessidades. Assim, você conseguirá escolher o programa mais adequado para aquilo que você verdadeiramente precisa. Essa etapa é importante pois ao ter uma visão completa da produção, recepção e armazenamento de documentos, você evitará o risco de pagar por um software complexo demais, com diversas funções que você não precisa, gerando um gasto desnecessário; ou de pagar por um software simples demais, que precisará ser atualizado constantemente, também gerando gastos desnecessários.
Aqui na Sima nós recomendamos o uso do Alfresco devido a diversas funções que você pode conferir neste post.
Quais as diferenças na gestão de documentos em papel e documentos digitais?
Ambientes heterogêneos, que contêm uma mistura de documentos físicos e documentos eletrônicos, muitas vezes apresentam complicações para os esforços da Gestão Eletrônica de Documentos. Uma maneira de resolver esta dificuldade é instalar políticas para tratamento dos documentos físicos e documentos eletrônicos.
Documentos em papel devem ser verificados, indexados e armazenados eletronicamente. Dados semiestruturados, como e-mail e mensagens instantâneas – se eles atendem definição de documentos da sua organização – devem ser indexados e salvos em seu repositório de documentos eletrônicos. Em seguida, serão elegíveis para serem tratados com as mesmas regras, capacidades de auditoria e estratégias de gestão do ciclo de vida que você usa para o restante dos seus documentos.
Documentos em papel arquivados muitas vezes apresentam dificuldades de recuperação. O armazenamento pode ser complicado e os documentos podem ser facilmente perdidos, extraviados ou duplicados. A melhor maneira de garantir que seus documentos em papel sejam geridos de acordo com os padrões é fazer uma varredura para então indexá-los e salvá-los dentro de seu repositório de gerenciamento de documentos. Dessa forma, você estará certo de que programações de retenção e destruição poderão ser atribuídos e seguidos.
Ao fazer os registros eletrônicos, você poderá garantir privacidade e também incluir recursos de auditoria. Seu sistema de Gestão Eletrônica de Documentos poderá gerenciar o ciclo de vida dos documentos: criação, captura e disponibilização.
Como garantir que a minha estratégia de GED está de acordo com a legislação?
Em uma palavra: vigilância. Esteja ciente das legislações que afetam sua empresa e certifique-se de que suas políticas estão em conformidade com as disposições das referidas legislações. Você precisará ficar a par das mudanças e ter sistema e recursos disponíveis para os ajustes. Esteja ciente também de que diferentes tipos de documentos têm diferentes requisitos de retenção. Um sistema de GED pode permitir definir retenção e destruição dos documentos com base nas regras dos processos existentes na sua empresa, bem como configurar todas as atividades relacionadas a gestão de documentos.
Na automatização dos processos, você remove a possibilidade do erro humano e garante que os documentos serão acessíveis em todo o seu ciclo de vida. A automação também garante que os documentos não serão guardados além da sua temporalidade.
O GED em si não irá garantir a conformidade. As ferramentas associadas a Gestão Eletrônica de Documentos, no entanto, podem ajudar a sua empresa planejar estruturas para assegurar a conformidade com os regulamentos. Armazenar seus documentos em um repositório eletrônico – por definição – torna a conformidade muito mais atingível e verificável do que os processos de papel. E se o sistema foi construído com recursos de gerenciamento de documentos, iniciativas de conformidade podem ser simplificadas.
A Gestão Eletrônica de Documentos é um processo complexo. Você deverá avaliar continuamente suas estratégias, e ajustá-las de acordo com as mudanças nos requisitos de conformidade. Certifique-se de que você tem uma política estabelecida que dita a todos os colaboradores suas estratégias de gestão que rodeiam a criação de documentos, manutenção, uso e disponibilização. Este é o momento para estabelecer uma base sólida. A única certeza que o futuro traz com relação a Gestão de Documentos é que os requisitos só se tornarão mais rigorosos e desafiadores. Com uma política de Gestão de Documentos sólida e um sistema no lugar, você estará preparado.
