Por que digitalizar documentos é essencial para sua empresa?
Se sua empresa ainda depende de documentos físicos, saiba que está perdendo tempo, dinheiro e eficiência. O excesso de papel não só ocupa espaço, mas também dificulta a busca por informações e aumenta o risco de perda de dados importantes.
A digitalização de documentos resolve esses problemas, tornando os processos mais ágeis, organizados e seguros. Segundo um estudo da AIIM (Association for Intelligent Information Management), 70% das empresas que adotam a digitalização melhoram a eficiência operacional.
Se você quer modernizar sua gestão documental, este guia traz 8 dicas fundamentais para um projeto de digitalização eficiente e seguro. Continue lendo e descubra como transformar seus arquivos físicos em ativos digitais organizados!
Benefícios da digitalização de documentos
✅ 1. Redução de Espaço Físico
Armazene seus arquivos na nuvem e libere até 80% do espaço ocupado por documentos físicos no seu escritório.
✅ 2. Acesso Rápido e Fácil
Busque qualquer documento em segundos, em vez de perder tempo vasculhando pilhas de papéis.
✅ 3. Mais Produtividade
Profissionais podem gastar até 2 horas por dia procurando documentos mal arquivados. Com a digitalização, essa perda de tempo acaba.
✅ 4. Segurança e Conformidade
Documentos físicos podem ser extraviados, danificados ou até destruídos. O armazenamento digital protege informações críticas e assegura conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
✅ 5. Economia de Custos
Reduza gastos com impressão, papel e armazenamento físico, além de otimizar os processos internos.
8 dicas para implementar a digitalização de documentos com sucesso
1️⃣ defina objetivos claros 🎯
Antes de digitalizar, estabeleça metas específicas:
✔ Melhorar acesso a documentos?
✔ Reduzir custos com armazenamento físico?
✔ Garantir conformidade com normas como a LGPD?
➡ Dica: Crie um planejamento estratégico e determine métricas para medir os resultados.
2️⃣ escolha o equipamento certo 🖨️
A escolha do scanner faz toda a diferença.
✔ Para alto volume → Scanners industriais com alimentação automática (ADF).
✔ Para uso geral → Scanners de mesa com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
✔ Para digitalização móvel → Aplicativos como Adobe Scan e CamScanner.
➡ Sugestão de imagem: Comparação entre diferentes tipos de scanners e seus usos ideais.
3️⃣ utilize um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) 🖥️
Para organizar e acessar os documentos digitalizados, um GED é essencial.
🔹 Opções populares:
✔ Alfresco – Ideal para empresas de grande porte.
✔ Google Drive for Business – Alternativa acessível para pequenas empresas.
✔ Microsoft SharePoint – Integrado ao Office 365.
➡ Dica: Prefira sistemas com OCR para transformar imagens em textos pesquisáveis.
4️⃣ defina um padrão de nomeação 📁
🔹 Evite: documento123.pdf
🔹 Prefira: Contrato_ClienteX_2024.pdf
➡ Dica: Use nomes padronizados para facilitar buscas futuras.
5️⃣ estruture uma organização clara de pastas 📂
Uma boa categorização agiliza a busca por arquivos.
📂 Financeiro
├── Contas a pagar
├── Notas fiscais
📂 RH
├── Contratos de trabalho
├── Fichas cadastrais
➡ Dica: Utilize tags e metadados para melhorar a indexação dos arquivos.
6️⃣ implemente um sistema de backup e segurança 🔐
Para evitar perda de dados, siga essas boas práticas:
✔ Backup em nuvem – Google Drive, OneDrive ou AWS.
✔ Cópia local – Servidores físicos ou HDs externos.
✔ Criptografia e autenticação – Proteja informações sigilosas.
➡ Dica: Configure backups automáticos para garantir a proteção contínua dos arquivos.
7️⃣ controle de acesso e permissões 🛡️
Nem todos os colaboradores precisam acessar todos os documentos.
🔹 Sugestões de permissões:
✔ RH → Apenas acesso a arquivos de funcionários.
✔ Financeiro → Documentos contábeis e relatórios financeiros.
✔ TI → Gestão e segurança da informação.
➡ Sugestão de imagem: Infográfico demonstrando níveis de acesso para diferentes departamentos.
8️⃣ treine sua equipe para adotar a digitalização 📊
De nada adianta um sistema digitalizado se os funcionários não souberem usá-lo corretamente.
✔ Treinamento inicial: Uso de scanners e softwares.
✔ Monitoramento contínuo: Ajuste de processos conforme feedback dos usuários.
✔ Revisão de adesão: Avaliação de relatórios de uso e acessos.
➡ Dica: Criar um manual ou vídeo tutorial para facilitar a adoção interna.
Bônus: digitalização interna vs digitalização profissional
Se sua empresa lida com um grande volume de documentos, terceirizar a digitalização pode ser mais vantajoso.
📌 Comparação:
| Critério | Digitalização Interna | Digitalização Profissional |
|---|---|---|
| Custo Inicial | Baixo | Médio a Alto |
| Eficiência | Média | Alta |
| Segurança | Média | Alta (proteção de dados) |
| Volume de documentos | Baixo a Médio | Alto |
➡ Dica: Se seu projeto for grande, consultar especialistas pode ser a melhor solução.
Digitalize agora e transforme sua gestão documental!
A digitalização de documentos é um passo essencial para empresas que desejam modernizar seus processos e aumentar a eficiência operacional.
✔ Acesso rápido e seguro aos documentos.
✔ Redução de custos e desperdício de tempo.
✔ Maior segurança e conformidade com normas regulatórias.
📢 Agora é sua vez!
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