Desde 2018, com a publicação da Portaria MEC 315/2018, o Ministério da Educação aponta para um processo cada vez maior de digitalização dos documentos coletados e emitidos pelas Instituições de Ensino Superior. A partir desta portaria, mais do que aceitar documentos digitais, o MEC começou a exigir das IES a manutenção de um acervo acadêmico digital. Na mesma direção, também em 2018, o MEC lançou a portaria 330 instituindo o Diploma Digital, com o objetivo de agilizar a emissão dos diplomas para os alunos, aumentar a segurança dos documentos e diminuir a ocorrência de fraudes – como a venda de diplomas falsos.
Espera-se que até 2022 todas as instituições de ensino superior já estejam emitindo o diploma digital para seus formandos e disponibilizando a versão digital do diploma para aqueles que já se formaram e receberam apenas o diploma físico. Par saber mais sobre a legislação e como se adequar, separamos alguns pontos essenciais dessa nova modalidade de diploma.
O que é diploma digital?
Conforme o artigo 2º da Portaria MEC nº 554/2019, “O diploma digital é aquele que tem sua existência, sua emissão e seu armazenamento inteiramente no meio digital, e cuja validade jurídica é presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais – PBAD e o uso dos demais dispositivos fixados nesta Portaria”. Isto é, se trata da versão digital do diploma tradicional entregue aos alunos que concluem um curso de ensino superior.
Quem é obrigado a emitir o diploma digital?
Todas as instituições de ensino superior públicas e privadas. Para tal, elas precisam se adequar as normas de emissão e preservação do documento. Ainda de acordo com a Portaria MEC nº 554/2019, as instituições devem emitir, registrar e preservar o diploma em um ambiente digital com as seguintes características:
I – validação a qualquer tempo;
II – interoperabilidade entre sistemas;
III – atualização tecnológica da segurança; e
IV – possibilidade de múltiplas assinaturas em um mesmo documento.
Além disso, todas as instituições precisam emitir um certificado digital e um carimbo de tempo que garanta a validade do documento.
O que é um certificado digital?
Certificado digital é a assinatura digital da sua empresa. É ele que garante que o documento realmente foi emitido por ela e tem o mesmo valor de um documento físico. O certificado digital precisa ser válido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira), para mais informações sobre isso não deixe de conferir este post.
O que é um carimbo de tempo?
O carimbo de tempo é um documento eletrônico emitido por uma Autoridade Certificadora do Tempo (ACT) cujo objetivo é atestar que determinado documento e/ou informação digital existia em uma data e hora específica do passado. Isso garante que o diploma realmente foi emitido na data informada e é mais uma forma de evidenciar a sua validade jurídica. É o carimbo de tempo que garante ao diploma sua segurança e validade por tempo indeterminado.
Como se dará o acesso ao diploma digital?
Será responsabilidade das IES garantir a preservação e acesso tanto dos alunos quanto do MEC aos diplomas digitais, que inclusive se tornarão parte do acervo acadêmico das instituições. Em seu artigo 9º, § 6º, a portaria MEC 554/2019 institui que “A IES deverá encaminhar ao Ministério da Educação todos os XML dos diplomas digitais emitidos, registrados e disponibilizados aos estudantes a partir da publicação desta Portaria, conforme procedimento definido em ato específico a ser editado pelo Secretário de Educação Superior do Ministério da Educação.”
Além disso, ainda de acordo com o artigo 9º:
- 1º Aplicam-se ao diploma digital as prerrogativas atribuídas no art. 23 da Portaria MEC nº 1.095, de 2018, referente à consulta pública do registro do diploma.
- 2º A IES deve disponibilizar, em seu sítio eletrônico, um local para a consulta de código de validação do diploma digital.
- 3º A IES que anular um diploma digital deve permitir a consulta ao código invalidado.
- 4º A IES deve disponibilizar ao portador do diploma um ambiente virtual de acesso restrito para geração e download da representação visual e o XML do diploma digital.
O aluno formado também precisará de uma assinatura digital?
De acordo com o artigo 5º da portaria MEC 554/2019, fica dispensada a assinatura do diplomado. Basta apenas que a instituição e seus responsáveis assinem o diploma.
Qual é o cronograma oficial e em que ponto estamos?
A primeira portaria do MEC sobre o diploma digital é a nº 330/2018, que instituiu o diploma digital. A regulamentação veio em 2019 a partir da portaria nº 554/2019. Conforme a linha do tempo disponibilizada pelo próprio MEC no site Diploma Digital, as IES terão de dezembro de 2019 até dezembro de 2021 para se adequarem tecnologicamente e a partir de 2022 todas as IES do país devem passar a emitir o diploma digital para todos os seus alunos da graduação. Os cursos de pós-graduação, a princípio, não farão parte deste processo e as IES podem seguir emitindo apenas o diploma físico.
Como se adequar?
Para garantir que até 2022 tudo esteja em perfeito funcionamento, é importante que as IES já comecem a desenvolver ambientes eletrônicos capazes de garantir a emissão, preservação e acesso aos diplomas digitais e passem, aos poucos, a disponibilizar o diploma digital para seus formandos, de forma que consigam identificar falhas e melhorias antes que o diploma digital se torne compulsório. Para tal, não é preciso começar um sistema do zero, é possível contratar empresas especializadas na digitalização e gestão de documentos digitais para criar o seu projeto de Secretaria Acadêmica Digital.
Aqui no Blog da Sima Gestão já tratamos da criação e gestão de uma Secretaria Acadêmica Digital e da Digitalização de Documentos Jurídicos, recomendamos a leitura destes posts para aprofundar o seu conhecimento sobre como se adequar às novas regras do MEC e garantir o sucesso da implementação do diploma digital. Para um acompanhamento mais personalizado de como fazer a sua transição para um ambiente acadêmico digital, não deixe de entrar em contato com um de nossos consultores.
