Sua empresa costuma ter problemas no RH em relação à organização de documentos? Veja neste post como a digitalização de documentos pode aumentar a eficiência desse setor e evitar perda de tempo e espaço causados pelo excesso de papéis.
A área de Recursos Humanos-RH é o centro nervoso de uma empresa. É de lá que se tem o controle do capital humano, que é o mais importante para o crescimento de qualquer negócio.
As responsabilidades do RH são grandes e exigem que seus gestores sejam extremamente organizados e ágeis na busca por algum documento específico. Por isso todo cuidado com o arquivamento é necessário para que se saiba onde encontrar o que se deseja em pouco tempo.
Mas, nem sempre é possível ser eficiente quando se trabalha envolvido por um mar de documentos arquivados que ocupam espaço e não facilitam a vida de quem precisa ganhar tempo! Além de tudo, sempre há a possibilidade de extravio de documento na própria empresa.
Supondo que você tenha percebido que há esse problema na sua empresa, qual seria uma boa solução para uma melhor gestão dos documentos no RH, e consequentemente melhorar a eficiência do setor? Continue a leitura do post e confira.
Digitalização de documentos e suas vantagens para a organização do RH
Uma boa opção para evitar problemas e gerenciar melhor o tempo é a digitalização de documentos. Essa tecnologia permite transformar um documento de papel em arquivo digital, com a vantagem de poder acessá-lo a qualquer tempo, facilitando em muito a agilidade no atendimento das demandas de RH.
Muitos são os softwares oferecidos no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, sob a sigla GED, que ajuda a agilizar o trabalho de RH. É possível utilizar ferramentas para consultas e backups de arquivos, por exemplo, garantindo a segurança de toda a documentação gerada na empresa.
O acesso é fácil, seguro e permite que arquivo digital seja visualizado e atualizado de qualquer computador que tenha autorização dentro da empresa, mediante utilização de senhas. Dessa forma, há a certeza do sigilo profissional, ficando disponível apenas para quem é de interesse.
Para digitalizar um documento é preciso tomar alguns cuidados como: retirar os grampos ou outros metais que contenha; escaneá-lo e arquivá-lo de acordo com o tipo em pastas específicas e lançados em programas criados para esse propósito.
Então, agilize seu trabalho no RH com a digitalização de documentos. As vantagens são:
- Economia de espaço físico – como os documentos físicos ainda precisam ser guardados é necessário mantê-los arquivados, utilizando espaços menores, pois não há consulta in loco”.
- Facilidade de acesso e diminuição de risco de extravios e estragos – como o documento está a um click de distância, o pessoal autorizado consegue acesso fácil e rápido.
- Maior controle – com a digitalização, o acesso aos documentos é através de autorização e senhas.
Resumindo
Empresas que recorrem à digitalização de documentos percebem resultados positivos na eficiência de todos os setores, em especial do RH, que tem grande importância para o crescimento do negócio. Encontram vantagens como economia de tempo e espaço, com uma melhor gestão de documentos e menor volume de papéis.
A tecnologia está sempre inovando e facilitando o dia a dia de quem a utiliza. É importante se inteirar das novidades e fazer o melhor uso das ferramentas disponíveis. Aproveite o que aprendeu com este conteúdo e busque uma solução para o seu negócio. Você irá perceber resultados como a facilidade de acesso a documentos e uma maior segurança na manutenção de arquivos.
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