A organização de documentos é essencial para garantir a segurança, acessibilidade e conformidade legal das informações empresariais. Implementar um fluxograma de organização de documentos é uma estratégia eficiente para otimizar a gestão documental e reduzir erros.
Empresas que adotam um fluxograma estruturado melhoram significativamente a produtividade e evitam prejuízos decorrentes da perda ou mau gerenciamento de arquivos.
Neste artigo, você entenderá o que é um fluxograma de organização de documentos, sua importância e como implementá-lo passo a passo.
O Que é um Fluxograma de Organização de Documentos?
O fluxograma de organização de documentos é um diagrama que ilustra visualmente o caminho que um documento segue dentro de uma empresa, desde sua criação até seu arquivamento ou descarte.
Ele padroniza processos, melhora a transparência e evita o desperdício de tempo na busca de arquivos, tornando a gestão documental mais eficaz.
Principais objetivos do fluxograma:
● Reduzir tempo na busca por documentos;
● Garantir conformidade legal e regulatória;
● Proteger informações sensíveis;
● Facilitar a digitalização e automação de processos.
Importância do Fluxograma na Gestão Documental
Sem um sistema padronizado, as empresas podem enfrentar problemas como:
● Perda de documentos importantes: contratos, relatórios e notas fiscais podem se extraviar, gerando prejuízos financeiros.
● Conformidade legal comprometida: legislações como a LGPD exigem que empresas mantenham documentações organizadas e seguras.
● Dificuldade na auditoria: processos desorganizados aumentam a complexidade das auditorias.
Com um fluxograma estruturado, a empresa garante rastreabilidade, segurança e maior eficiência operacional.
Etapas do Fluxograma de Organização de Documentos
1. Identificação dos Tipos de Documentos
Cada empresa lida com diferentes tipos de documentos, como:
Contratos;
Notas fiscais;
Relatórios financeiros;
Correspondências;
Documentos internos e externos.
A classificação correta desses documentos é o primeiro passo para uma gestão eficaz.
2. Mapeamento do Fluxo Documental
Aqui, é definido como os documentos circulam dentro da empresa:
Criação/Recebimento;
Processamento e Aprovação;
Armazenamento (digital ou físico);
Consulta e Recuperação;
Descarte Seguro.
3. Definição de Prioridades
Nem todos os documentos são críticos. Alguns exigem segurança extra, enquanto outros podem ser armazenados com menos rigor.
Exemplo de prioridade:
Alta: contratos, documentos fiscais e financeiros.
Média: relatórios internos, memorandos.
Baixa: materiais promocionais, e-mails comuns.
4. Digitalização e Armazenamento Seguro
Segundo a Forrester Research, a adoção de documentos digitais subiu 54% no Brasil. Isso mostra a crescente tendência à digitalização, que traz vantagens como:
Redução de espaço físico;
Acesso rápido a informações;
Maior segurança contra perdas e roubos.
5. Nomeação Padronizada de Arquivos
Adotar um padrão facilita a localização dos documentos. Exemplo de nomenclatura:
2024-06-19_Contrato_FornecedorXYZ.pdf
6. Controle de Acesso e Segurança
Uso de senhas e autenticação multifator;
Definição de permissões por nível de hierarquia;
Registros de auditoria para rastrear acessos.
7. Backups e Recuperação de Dados
Estratégia 3-2-1 para Backups:
3 cópias dos dados;
2 mídias diferentes (local e nuvem);
1 cópia off-site para segurança extra.
A Tecnologia como Aliada da Organização de Documentos
Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permitem:
● Busca avançada e indexação;
● Controle de versão;
● Automatização de fluxos de trabalho;
● Assinatura digital e eletrônica.
Benefícios da Implementação de um Sistema GED
● Redução de custos operacionais;
● Conformidade legal e fiscal;
● Facilidade na auditoria e gestão documental.
A implementação de um fluxograma de organização de documentos é um passo essencial para empresas que desejam maior segurança, produtividade e conformidade legal.
Adotar tecnologias como um GED potencializa ainda mais esses benefícios, trazendo automação e segurança para os processos documentais.
Se sua empresa busca otimizar a gestão documental, entre em contato com a SIMA e descubra soluções inovadoras para transformar a forma como você gerencia seus documentos!
1. O que é um fluxograma de organização de documentos?
É um diagrama visual que padroniza o fluxo de documentos dentro da empresa, garantindo organização e segurança.
2. Como um fluxograma pode ajudar minha empresa?
Ele melhora a produtividade, reduz erros, garante conformidade legal e facilita auditorias.
3. Qual a diferença entre GED e um driver na nuvem?
O GED oferece gestão estruturada, controle de acesso e automação, enquanto drivers na nuvem são apenas locais de armazenamento.
4. Como garantir a segurança dos documentos?
Adote um sistema GED, implemente autenticação multifator, controle de acessos e backups regulares.
