A gestão de documentos é uma peça essencial para empresas de todos os tamanhos e setores. No cenário atual, onde a informação é um ativo estratégico, manter arquivos organizados e acessíveis pode impactar diretamente a produtividade, a segurança de dados e a conformidade com regulamentações.
Se sua empresa ainda lida com documentos espalhados, perda de informações importantes ou dificuldades para encontrar arquivos rapidamente, este guia prático ajudará a transformar sua organização documental. Aqui, você aprenderá:
✅ O que é Gestão de Documentos e por que ela é crucial para sua empresa.
✅ As três fases essenciais do gerenciamento documental.
✅ Princípios fundamentais para manter a integridade e segurança dos arquivos.
✅ Métodos eficientes de organização, armazenamento e descarte de documentos.
Com este guia, sua empresa poderá otimizar processos, economizar tempo e garantir um fluxo eficiente de informações.
O que é gestão de documentos?
Gestão de Documentos é um conjunto de práticas administrativas que organizam, armazenam e protegem documentos físicos e digitais ao longo de seu ciclo de vida. O objetivo principal é garantir acesso rápido, segurança das informações e otimização do espaço de armazenamento.
Uma gestão eficaz de documentos evita perdas de arquivos importantes, facilita auditorias e garante que a empresa esteja em conformidade com legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por que investir em Gestão Documental?
📌 Economia de tempo: Reduz o tempo gasto na busca por documentos.
📌 Redução de custos: Menos espaço físico e menor risco de perda de documentos.
📌 Maior segurança: Controle de acesso e proteção contra fraudes e extravios.
📌 Conformidade legal: Cumprimento das exigências regulatórias.
As três fases da gestão de documentos
Para um gerenciamento eficiente, todo documento passa por três fases fundamentais:
- Criação e Recebimento
Esta etapa envolve a geração de documentos internos (contratos, relatórios, notas fiscais) e o recebimento de documentos externos (faturas, certidões, correspondências). Nesta fase, é essencial definir padrões de armazenamento para garantir organização desde o início.
- Manutenção e Uso
Durante essa fase, os documentos são acessados regularmente. Para otimizar este processo, recomenda-se a digitalização e o uso de softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), como Alfresco, M-Files e SharePoint.
- Descarte ou Preservação
Cada documento possui um tempo de retenção, conforme regulamentações legais e necessidade da empresa. Alguns devem ser descartados com segurança (uso de trituradores ou software de exclusão segura), enquanto outros precisam ser preservados de forma digital.
Princípios básicos da gestão de documentos
A eficiência na organização documental depende da aplicação de dois princípios fundamentais:
🔹 Integridade: Garantir que os documentos permaneçam inalterados e livres de adulterações.
🔹 Confidencialidade: Proteger informações sensíveis de acessos não autorizados.
Para atender a esses princípios, recomenda-se:
✔ Uso de senhas e criptografia para documentos digitais.
✔ Armazenamento físico em locais seguros e de acesso restrito.
✔ Controle de versões para garantir a atualização correta dos arquivos.
Os quatro instrumentos da gestão documental
A implementação de uma política eficiente de gestão de documentos exige o uso de ferramentas estratégicas.
- Classificação dos Documentos
Organizar documentos por categorias melhora a recuperação da informação. Utilize:
📌 Setorização: Financeiro, Jurídico, RH, Projetos.
📌 Datação: Ano-Mês-Dia para facilitar buscas.
📌 Nomenclatura padronizada: Exemplo – Contrato_Fornecedor_2024.pdf
- Políticas de Retenção
Estabeleça regras claras sobre o tempo de armazenamento e descarte de documentos. Um exemplo:
✔ Contratos: manter por 5 anos após encerramento.
✔ Notas fiscais: guardar por 5 anos (exigência legal).
✔ Documentos contábeis: mínimo de 10 anos.
- Diretrizes de Armazenamento
Definir locais de armazenamento adequados evita perdas e facilita acessos. Algumas práticas recomendadas:
📌 Armazenamento físico: Uso de arquivos deslizantes, cofres para documentos sigilosos.
📌 Armazenamento digital: Serviços como Google Drive for Business, OneDrive, Dropbox.
📌 Backup regular: Armazene cópias na nuvem e em servidores locais.
- Descarte Seguro de Documentos
Documentos antigos e sem valor devem ser eliminados de forma segura. Algumas opções:
📌 Físico: Trituradores de papel para evitar acesso indevido.
📌 Digital: Softwares como Eraser para exclusão definitiva de arquivos.
Implementando as melhores práticas na gestão de documentos
1️⃣ Mapeie as Necessidades: Analise quais documentos sua empresa produz e como eles são armazenados.
2️⃣ Treine sua Equipe: Todos os colaboradores devem seguir um padrão de organização.
3️⃣ Utilize Softwares de GED: Alfresco, Dspace e M-Files otimizam o gerenciamento.
4️⃣ Mantenha uma Rotina de Revisão: Verifique periodicamente a necessidade de atualização ou descarte de documentos.
📌 Dica Extra: Para empresas que lidam com grande volume de arquivos, um scanner profissional e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) facilita a digitalização e indexação.
Próximos Passos
Uma gestão documental eficiente pode transformar a rotina da sua empresa, garantindo mais organização, segurança e agilidade na recuperação de informações.
Se sua empresa deseja implementar um sistema robusto para gerenciamento de documentos físicos e digitais, entre em contato com a Sima Gestão da Informação. Nossa equipe oferece soluções personalizadas para melhorar sua eficiência operacional.
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