Muitas empresas enfrentam um problema sério que é a questão da gestão (versão) correta de um documento.
Situações como:
- De repente … sumiu o documento….
- … não era pra apagar esse documento?
- Que dia foi alterado e quando, quem … como assim foi modificado?
- Eu havia salvo ontem, certeza.
- Apaguei sem querer o arquivo … tem BACKUP ?
Como evitar que seu colaborador passe por situações similares e perca tempo na elaboração da sua atividade?
Em um estudo financiado pela Adobe, a International Data Corporation (IDC) analisou a problemática que é a organização e recuperação da informação. A proliferação de arquivos digitais, no que diz respeito à quantidade (Ver.1 , Ver.2, Ver.3, e além) e suporte (iPad, Android Tablet, computador pessoal / trabalho …) criou uma situação onde os colaboradores têm dificuldade em compartilhar a informação certa com as pessoas certas no momento certo. Em outras palavras, empresas e instituições estão enfrentando um quadro de perda de conexão dos documentos .
De acordo com este estudo, este fenômeno coloca em risco a eficiência e a produtividade das empresas – 51% das pessoas entrevistadas relatam documentos mal arquivados ou perdidos, e 43% revelaram usar vários locais diferentes para acessar e compartilhar as informações.
Mas concretamente (em reais) o que isto significa? Alguns estudos citam que os funcionários perdem cerca de 15-18 minutos resolvendo problemas de recuperação da informação/documentos. Vamos supor que apenas um documento é procurado em um dia, faça o cálculo do custo do seu colaborador em hora/mês e descubra o quanto é desperdiçado por ano com a falta de métodos, estratégia e ferramentas de “gestão de documentos”. Isso sem calcular aqui o custo do trabalho com a informação errada. Situação onde o colaborador acaba acessando e trabalhando com a versão desatualizada dos documentos.
Considerando a natureza cada vez mais competitiva do mercado moderno, o aumento da produtividade significa melhorar os recursos gerenciados. Reduzir o impacto da não recuperação aos documentos pode propiciar a empresa vantagem competitiva frente aos seus concorrentes.
Aqui na Sima Gestão trabalhamos com uma solução que permite o acesso ao documento e controle da versão correta do mesmo. Os documentos são expostos aos usuários somente conforme as permissões definidas no sistema. O repositório de documentos pode ser acessado por uma variedade de protocolos, mas sempre exibe ao usuário somente os documentos que estão em sua alçada de permissão.
Nossa solução o software Alfresco é um sistema ECM (Enterprise Content Management), também conhecido como GED (Gestão Eletrônica de Documentos), em nosso mercado para atender empresas pequenas e grandes com o grau de especificadade e detalhes que cada uma requer. Todo o sistema é licenciado em software livre e não tem custo de licenciamento. A solução Alfresco é a solução mais completa e profissional no segmento de ECM(Enterprise Content Management) open source devido a variedade de necessidades de gestão de documentos atendidas e pela experiência da equipe desenvolvedora com esta tecnologia.
Veja abaixo um pequeno passo a passo no software Alfresco demonstrando as ações que podem ser executados para gestão e controle do documento.
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Tela Principal do Alfresco. Pode ser configurado de acordo com suas atividades diárias.
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Espaço de conteúdo do Alfresco. Local de armazenamento , gestão e acesso aos documentos.
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Ações e edições que podem ser executados no documento.
Usuário modifica o documento enquanto os demais só podem visualizá-lo:
- ‘Checkout’ – bloqueia o documento e cria uma cópia de trabalho a qual se modifica;
- ‘Checkin’ agrega o documento original com a cópia de trabalho e então desbloqueia.
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É possível definir aspectos para cada documento, isso implica escolher o padrão de metadados para descrever os documentos.
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Versionamento – o software registra todas as versões de alteração do documento por meio do histórico de versões.
Transforme a sua gestão de documentos, implemente: eficiência, agilidade, segurança, controle e produtividade no acesso aos documentos.
