Conforme a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Um dos maiores impactos que sua empresa terá com a gestão de documentos será com a economia de pessoal. Verifica-se que não são todas as empresas que podem ter uma equipe dedicada ou até mesmo um único indivíduo para monitorar o site, os aplicativos de armazenamento, os processos de negócios e as comunicações. Da mesma forma, também, as organizações já se conscientizaram de que seus colaboradores perdem muito tempo organizando e arquivando documentos, sem contar na manutenção e limpeza dos arquivos.
Por isso, ter processos automatizados significa ter tarefas diárias sendo executadas com o mínimo de intervenção humana, tornando os processos mais dinâmicos e fluidos para a gestão organizacional e minimizando as chances de erros ou falhas e, principalmente, com perda e extravio de documentos.
A SIMA – Gestão da Informação, Memória e Arquivos tem uma proposta para armazenar, acessar e compartilhar dados na Internet. Isso porque estar on-line o tempo todo significa nos dias atuais economia, flexibilidade, portabilidade e sustentabilidade. Naturalmente, a solução em nuvem pode significar para sua empresa a maximização de recursos.
Colaboração e escalabilidade: tendências para 2018
O workflow é a automatização de um processo de negócio, no todo ou em parte, durante o qual documentos, informação e tarefas são passados de um participante (recurso computacional ou humano) para outro, de acordo com um conjunto de regras procedimentais.
Com a gestão de documentos há escalabilidade para o seu negócio em crescimento. Ou seja, à medida que existe o crescimento da empresa, cresce o sistema de gerenciamento de documentos, de maneira que são fáceis de escalar, tornando, assim, uma forma de gestão ideal para qualquer tamanho ou tipo de negócio. Os empresários podem fazer a transição sem problemas.
Percebe-se, dessa maneira, que as previsões apontam para a ocorrência de processos cada vez mais digitais, crescente conversão de documentos para versões eletrônicas e digitalização de versões em papel, portanto, o quanto antes forem adotadas soluções para a gestão documental com mínima intervenção humana, melhor.
Ao saber esses motivos, fica difícil discordar dos ganhos em eficiência e desempenho alcançados pela uniformização e automatização de processos. Sem falar que as perspectivas para o futuro estão muito além do armazenamento de documentos digitais na nuvem. O propósito principal é, além de eliminar o papel, alcançar processos de gestão mais automatizados, que não precisem de muitos cliques ou de demasiada interferência profissional.
A melhor maneira disso ocorrer é adotar medidas que tornem a gestão documental dinâmica, preparando a empresa para adaptações às mudanças que estão por vir.
Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais tornam os escritórios mais eficientes com arquivos bem localizados, gerando um melhor fluxo de trabalho e de comunicação da empresa.
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