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Gestão Eletrônica
De Documentos
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta essencial para empresas que buscam armazenar seus documentos de forma segura e eficiente. Em primeiro lugar, essa prática se destaca como uma das principais medidas adotadas. Além disso, permite o armazenamento prático, garantindo a localização rápida dos documentos quando necessário.
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Gestão Eletrônica de Documento – GED/ECM
O Que é Gestão Eletrônica de Documento?
A gestão de documentos visa eliminar métodos ultrapassados de armazenamento, proporcionando economia, redução de custos e segurança ao negócio. Em primeiro lugar, a GED consiste em sistemas que permitem aos usuários acessar documentos por meio de software ou navegador, com rapidez e segurança. Além disso, possibilita a designação de níveis de acesso específicos para cada usuário.
Quando se aborda a questão da segurança, é fundamental pensar de maneira abrangente, resguardando as informações por meio de tecnologias avançadas. O sistema Alfresco, por exemplo, oferece todas as ferramentas necessárias para garantir o sucesso e a organização digital de documentos na sua empresa. Assim como, proporciona vantagens competitivas no mercado atual. Dessa forma, conheça a seguir os principais benefícios.
Conheça os passos
Como é feita a Gestão Eletrônica de Documento?
Passo 1
Análise e preparação de documentos
A empresa que ainda não implementou a gestão eletrônica de documentos geralmente armazena seus documentos em acervos físicos. Em primeiro lugar, a medida inicial a ser tomada é a análise e preparação dos documentos. Isso envolve verificar se estão em bom estado, realizar restauração, se necessário, e, posteriormente, separá-los por categorias. Antes de mais nada, essa etapa é crucial para garantir a integridade e a organização dos documentos, permitindo uma transição eficiente para o ambiente digital.
Passo 2
Digitalização de
Documentos
Após serem separados e classificados por categorias, os documentos passam pelo processo de digitalização. Nessa etapa, eles são inseridos em um scanner para serem convertidos para formato digital, sendo armazenados em um software eletrônico ou em mídias da empresa. Do mesmo modo, essa abordagem visa garantir a acessibilidade e a segurança dos documentos, promovendo uma transição eficaz para o meio digital.
Passo 3
Indexação dos
Documentos
A indexação dos documentos é uma etapa crucial na gestão eletrônica. Nesse processo, são determinados termos específicos, criados pela própria empresa, com o intuito de otimizar as buscas dentro do sistema de armazenamento. Assim como facilita a localização rápida e eficiente dos arquivos, contribuindo para a praticidade e a agilidade no acesso às informações necessárias.
Mais sobre a solução
Quais os procedimentos padrão para digitalização de documentos?
A digitalização e gerenciamento proporcionados pela solução Alfresco têm como objetivo transformar documentos físicos em imagens, disponibilizando-os via sistema e eliminando a necessidade de pastas físicas.
O software Alfresco simplifica o fluxo de documentos em sua empresa, tornando-o mais eficiente e integrado às demais operações diárias. Veja como ocorre a implantação:
Ao receber documentos relevantes relacionados a diversos assuntos dentro da empresa, uma equipe especializada em digitalização e organização inicia o processo de transformação desses documentos em imagens. Utilizando a velocidade nominal do scanner, são aplicados filtros para aprimorar a qualidade de cada página a ser organizada. Além disso, esse procedimento permite uma transição suave dos documentos físicos para o formato digital, garantindo a preservação das informações. Consequentemente, esse método moderno agrega eficiência aos processos, oferecendo acesso rápido e seguro às informações.
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Como o Alfresco pode solucionar os problemas de organização de documentos de sua empresa?
Os benefícios são inúmeros e hoje você terá a oportunidade de descobrir alguns, observe:
- Controle sobre todas as informações em um só lugar, de maneira organizada. Antecipadamente, esse processo oferece controle e restrição de acesso, o que aumenta a segurança e o sigilo dos dados empresariais. Além disso, a organização eficaz proporciona uma gestão mais eficiente. Dessa forma, sua empresa pode lidar com os dados de maneira mais estratégica.
- Redução significativa de custos com a armazenagem e manutenção de arquivos físicos e cópias. Antes de tudo, essa prática proporciona uma economia financeira expressiva. Além disso, garante o retorno sobre o investimento no Software Alfresco. Em síntese, a transição para uma gestão eletrônica de documentos torna-se uma estratégia financeiramente vantajosa para sua empresa.
- Assinatura digital de documentos com valor legal inquestionável é uma tecnologia que utiliza criptografia. Além disso, oferece garantia de integridade e autenticidade ao documento eletrônico. Em outras palavras, a utilização dessa tecnologia representa uma segurança jurídica inestimável para seus documentos digitais.
entenda mais
Quais são as vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos?
Para organização de arquivos e documentos da sua empresa fale com os nosso consultores.
- Organização dos Documentos. Uma das principais vantagens de fazer a gestão eletrônica de documentos é a organização que ela proporciona para a empresa. Além disso, todos os dados são concentrados em uma única plataforma, mas são separados por categorias. Isso evita que se misturem, como é comum ocorrer com documentos de papel.
- Agilidade de Busca e Distribuição. A gestão eletrônica de documentos permite que a empresa tenha muito mais agilidade para fazer a busca dos arquivos. Além disso, eles estão armazenados na mesma plataforma, bastando selecionar a categoria e determinar os termos de indexação para encontrá-los. Também há mais praticidade para a distribuição dos documentos, visto que eles podem ser encaminhados por e-mail ou disponibilizados na rede virtual exclusiva da empresa.
- Aqui está o seu texto com palavras de transição adicionadasOtimização do Espaço Físico. A partir da gestão eletrônica do espaço físico, a empresa experimenta a otimização do espaço físico. Ademais, não precisa mais fazer pilhas de documentos em papel e de acervos para mantê-los, o que também gera uma redução de custos. Isso ocorre uma vez que diminui a necessidade do uso de papel e toners de tinta para imprimir.
- Acesso Simultâneo dos Documentos. A gestão eletrônica, além de proporcionar uma organização eficaz dos documentos, permite que os funcionários da empresa acessem simultaneamente as informações de maneira segura. Cada colaborador recebe um login e senha exclusivos para acessar os documentos relevantes às suas atividades.
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A Alfresco, de antemão, oferece um sistema com módulos especializados em digitalização e indexação. Isso não apenas acelera, como também aprimora a eficiência no processo de importação e exportação de informações. Além disso, permite o acesso rápido aos documentos, proporcionando ganhos significativos de tempo. Em outras palavras, essa abordagem contribui para a agilidade operacional da sua empresa, resultando em economia de recursos de maneira geral.
Todo processo, ao ser iniciado, recebe um número que serve tanto para o processo físico quanto para o digitalizado, proporcionando uma organização eficiente. Essa integração é especialmente valiosa, pois o software Alfresco pode ser facilmente incorporado ao sistema de gestão interno da sua empresa. Dessa forma, beneficia-se qualquer necessidade de acesso aos documentos, contribuindo para uma gestão mais eficaz.
O acesso é, sem dúvida, rápido e seguro, fornecendo informações assertivas para todas as demandas da sua empresa. Essa praticidade é assegurada por uma equipe de profissionais competentes, prontos para simplificar toda a rotina empresarial. Vale destacar que essa mesma equipe já participou de grandes cases de sucesso, proporcionando resultados expressivos para diversas empresas que optaram pelo sistema digital de documentos Alfresco.
Diante disso, surge a pergunta: sua empresa deseja ser um case de sucesso?
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