Por que a gestão eletrônica de documentos é indispensável?
Em um cenário cada vez mais digital, a gestão eletrônica de documentos (GED) deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade estratégica.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Segundo a IDC (2024), organizações que implementam soluções de automação e integração na gestão eletrônica de documentos conseguem reduzir em até 36% os custos operacionais em menos de 12 meses. Já a McKinsey & Company (2023) destaca que a adoção de tecnologias inteligentes no controle de documentos permite cortar em até 45% o tempo gasto com tarefas administrativas repetitivas — aumentando significativamente a eficiência operacional e reduzindo falhas humanas.
Além disso, ao utilizar plataformas que seguem normas como a ISO/IEC 27001 e diretrizes da LGPD, as empresas garantem maior conformidade e segurança da informação.
Mas, apesar do avanço tecnológico, muitos negócios ainda cometem erros que comprometem a eficácia do GED — e que podem gerar custos ocultos, insegurança jurídica e desperdício de tempo.
✅ O que é GED – Gestão Eletrônica de Documentos?
A gestão eletrônica de documentos é o processo de digitalizar, organizar, armazenar e acessar documentos de forma digital e segura. Com um bom sistema GED, é possível:
- Eliminar o uso excessivo de papel
- Agilizar processos internos
- Automatizar fluxos de aprovação
- Reduzir falhas humanas e retrabalho
- Garantir validade jurídica e segurança da informação
Agora que você entendeu o potencial do GED, veja os erros mais comuns — e como evitá-los.
5 erros comuns na gestão eletrônica de documentos (e como resolver)
- Tratar GED apenas como digitalização de papel
Erro: Acreditar que GED é simplesmente escanear documentos e armazená-los em pastas digitais.
Por que é um problema: Sem metadados, indexação inteligente e estrutura organizacional, os documentos continuam difíceis de encontrar — mesmo que digitalizados.
Como evitar: Implemente um sistema de GED robusto, como Alfresco, que permita buscas inteligentes, versionamento e trilhas de auditoria.
🔗 Saiba como a Sima implementa GED com Alfresco
- Falta de padronização na classificação e indexação
Erro: Cada setor ou colaborador adota uma nomenclatura diferente para os documentos.
Por que é um problema: Dificulta buscas, compromete a rastreabilidade e aumenta o risco de duplicidade.
Como evitar: Crie um protocolo de indexação padronizado, com campos obrigatórios (tipo, data, autor, área) e treinamento periódico da equipe.
- Ignorar critérios legais e requisitos técnicos
Erro: Digitalizar documentos sem seguir os parâmetros legais (como o Decreto 10.278/2020).
Por que é um problema: Os documentos podem não ter valor jurídico, o que compromete auditorias, fiscalizações e processos judiciais.
Como evitar: Respeite os critérios técnicos:
- Resolução mínima de 300 DPI
- OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)
- Assinatura digital com certificado ICP-Brasil
- Metadados compatíveis com as normas do CONARQ
- Falta de controle de acesso e segurança da informação
Erro: Permitir que qualquer colaborador acesse documentos críticos.
Por que é um problema: Pode gerar vazamentos de dados, violar a LGPD e comprometer a reputação da empresa.
Como evitar: Utilize um sistema com:
- Controle de acesso por perfil
- Criptografia de ponta
- Trilhas de auditoria
- Backup automático em nuvem
📊 Segundo a IBM (2024), o custo médio de uma violação de dados no Brasil é de R$ 7,6 milhões.
- Não revisar periodicamente a tabela de temporalidade
Erro: Armazenar documentos digitalmente por tempo indeterminado, sem critérios claros.
Por que é um problema: Aumenta custos de armazenamento, dificulta auditorias e gera riscos jurídicos por descarte incorreto.
Como evitar: Implemente e atualize sua tabela de temporalidade. Ela define quando eliminar, preservar ou transferir documentos.
🎯 A Sima oferece consultoria especializada para adaptar sua tabela de temporalidade à legislação vigente e às necessidades do seu setor.
📌 Benefícios de uma gestão eletrônica de documentos eficiente
Com os erros eliminados, os ganhos são claros:
Benefício | Impacto Prático |
Redução de custos | Menos papel, menos espaço físico, menos retrabalho |
Agilidade operacional | Documentos localizados em segundos |
Segurança jurídica | Documentos com validade legal e conformidade com LGPD |
Produtividade | Equipes focadas em tarefas estratégicas |
Sustentabilidade | Redução da pegada ambiental com menos uso de papel |
🔍 Impacto do GED em empresas brasileiras
Segundo o Ministério da Economia (2023), a digitalização de serviços no Governo Federal gerou uma economia de R$ 23 bilhões entre 2019 e 2023, com 89% dos serviços digitalizados.
Esse número comprova o retorno sobre investimento (ROI) que a transformação digital traz — principalmente quando bem estruturada.
🎯 Como a Sima pode ajudar sua empresa
A Sima é referência em gestão eletrônica de documentos no Brasil. Atuamos com:
- Diagnóstico de maturidade documental
- Implantação completa de GED com valor legal
- Organização e aplicação de tabela de temporalidade
- Consultoria em conformidade com a LGPD
- Treinamento de equipes para uso inteligente da informação
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❓FAQ – Perguntas Frequentes
Toda empresa precisa de GED?
Sim. Desde pequenas clínicas até grandes indústrias. A necessidade cresce com o volume e criticidade dos documentos.
Preciso de GED mesmo usando nuvem (como Google Drive)?
Sim. O GED oferece funcionalidades avançadas que ferramentas genéricas de armazenamento não oferecem.
É caro implementar GED?
Não. O custo inicial é rapidamente compensado pela redução de desperdícios e ganho de eficiência.
✏️ Gestão documental é estratégia, não burocracia
Investir em uma gestão eletrônica de documentos inteligente é eliminar gargalos, prevenir riscos e criar uma base sólida para a escalabilidade do seu negócio.
🛡️ Não espere que uma auditoria ou vazamento de dados revele seus erros. Antecipe-se.
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