Cada vez mais – as atividades administrativas de uma empresa exigem que esses processos sejam práticos e rápidos.
O dinamismo colabora com a rotina de um escritório, facilita e agiliza os serviços executados. Portanto, armazenar e gerenciar documentos da melhor maneira, é essencial para que tudo isso ocorra.
Os arquivos não podem ser apenas colocados em qualquer lugar. Essa tarefa deve ser executada com planejamento, organização e de uma forma segura. Afinal, os documentos fazem parte do histórico e do futuro da sua empresa e é de muita valia que eles estejam seguros e ao seu alcance – quando for preciso.
Como guardar e gerenciar os documentos
- Estratégia
Crie um plano de ação antes de começar a arquivar, deixe tudo separado e marque o destino de cada documento. Vá guardando conforme a demanda for exigindo, não acumule, isso gera descontrole e informações podem ser perdidas.
- Padronize
Seguir um padrão, ajuda a manter a ordem e facilita a busca – posteriormente. A separação dos documentos pode ser feita de diversas maneiras, por tema, setor, data, cliente, tipo. Identifique os arquivos com etiquetas, utilize cores diferentes e permita que a informação fique clara e visível.
- Local
Destine um local exclusivo e permanente, os documentos podem ficar em caixas, estantes, armários, salas. O espaço necessário vai depender do volume de arquivos.
- Organização
Deixe uma pessoa responsável para executar esta tarefa. Dependendo do caso, contrate um funcionário especificamente para cuidar do acervo. Dessa forma, é menos provável que os documentos se percam, sejam extraviados ou usados de maneira indevida.
Guarda terceirizada de documentos e seus benefícios
Há empresas que prestam o serviço de guarda terceirizada de documentos e ficam responsáveis por guardar e gerenciar os arquivos de sua empresa.
Através da gestão de documentos elas proporcionam soluções para o armazenamento dessas informações, preservam, organizam, digitalizam. Tudo de forma ágil, segura e sigilosa.
- Lugar apropriado e preservação
Além de liberar espaço na sua empresa, este serviço guarda suas informações em local seguro e com estrutura própria para este tipo de armazenamento, preservando seus arquivos de qualquer acidente, pois possuem controle contra pragas e outros recursos de segurança.
- Métodos apropriados e particulares
Os documentos são cadastrados em sistemas de gerenciamento, permitindo uma recuperação bem rápida quando necessário, as caixas são lacradas e padronizadas.
- Comodidade
É uma preocupação a menos saber que tudo está sendo bem cuidado e controlado de uma forma eficaz. Quando houver necessidade de consultar os documentos, será feito de maneira bem ágil.
- Economia
O local na empresa onde ficam os arquivos precisa de manutenção, para garantir que os documentos permaneçam preservados.
Há também de ser administrado por um funcionário ou colaborador, muitas empresas possuem mão de obra especializada para esta função. E terceirizar este serviço reduz custos como estes.
- Menos problemas
Muitas empresas enfrentam grandes problemas com a falta de organização de seus documentos, perdem prazos, deixam de cumprir com algumas obrigações fiscais, trabalhistas, contábeis, perdem até contratos e clientes. Contratar uma empresa especializa em guarda e gestão de documentos faz com que essas dificuldades sejam eliminadas.
- Atualização
A manutenção e alimentação frequente do sistema permite que os documentos expirados ou que não são mais necessários sejam eliminados, garantindo sempre um serviço otimizado.
Porém, fica um alerta de que o contador não é responsável pela guarda de documentos, apesar desta ser uma prática de algumas empresas. Cabe ressaltar que em caso de fiscalização, se não houver o cumprimento das obrigações, a multa é sempre das empresas e não dos escritórios contábeis.
Cuide da “vida” da sua empresa, guarde e gerencie seus arquivos de maneira correta e com qualidade. Isso gera rendimentos aos seus serviços e garante uma melhora significativa dos seus negócios!
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