O que é a ISO 9001 e por que ela é importante para sua empresa?
A ISO 9001 é a norma internacional mais reconhecida de gestão da qualidade. Desenvolvida pela International Organization for Standardization, ela estabelece requisitos para um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficiente, com foco na melhoria contínua e na satisfação do cliente.
Para empresas que buscam competitividade, participação em licitações, certificações de fornecedores ou entrada em mercados internacionais, estar em conformidade com a ISO 9001 não é apenas um diferencial: é uma necessidade.
Qual o papel da gestão documental na ISO 9001?
A gestão documental é essencial para garantir a rastreabilidade, organização e segurança da informação. A ISO 9001 exige que todos os processos documentados estejam sob controle, atualizados e acessíveis para as pessoas certas.
- Controle de documentos e registros: garantir que os documentos estejam adequados, atualizados e acessíveis.
- Identificação e rastreabilidade: possibilitar localizar a origem e versões de documentos.
- Segurança da informação: proteger informações contra perdas ou acessos indevidos.
- Retenção e descarte de registros: definir e aplicar o tempo adequado de guarda documental.
Exigências na prática
Exemplo 1: Uma empresa de engenharia certificada pela ISO 9001 precisa garantir que os registros de inspeção de obra estejam salvos em formato digital por pelo menos 5 anos, com acesso restrito ao setor de qualidade.
Exemplo 2: Uma clínica médica com SGQ baseado na ISO precisa comprovar, durante auditorias, que seus protocolos clínicos foram revisados nos últimos 12 meses e que as versões anteriores foram arquivadas corretamente.
Como se adequar à ISO 9001 com uma gestão documental eficiente
Passo 1: Diagnóstico e levantamento documental
Realize um levantamento completo dos documentos e registros da sua empresa. Classifique por área, tipo e relevância. Identifique documentos obrigatórios para conformidade com a norma.
Passo 2: Crie uma Política de Gestão Documental
Defina os procedimentos internos para criação, revisão, aprovação, distribuição e descarte dos documentos. Isso garante padronização e evita perdas.
Passo 3: Implemente um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
Utilizar uma plataforma como a oferecida pela Sima Gestão da Informação facilita a gestão, o controle de versão, a segurança e a rastreabilidade dos documentos.
Passo 4: Tabela de Temporalidade
Com base em legislações e regulações do setor, defina o tempo de guarda de cada tipo de documento. Isso evita armazenamentos desnecessários e garante conformidade.
Passo 5: Auditoria e Melhoria Contínua
Crie uma rotina de revisão documental e atualização de registros. Prepare-se para auditorias internas e externas com relatórios acessíveis e processos bem definidos.
Benefícios da adequação documental à ISO 9001
- Redução de riscos em auditorias
- Aumento da eficiência operacional
- Transparência em processos internos
- Cumprimento legal e regulatório
- Reconhecimento de mercado e competitividade
Ferramenta indicada: Sima Gestão
A Sima é especialista em soluções para gestão documental corporativa com foco em conformidade regulatória e melhoria de processos. Com suporte técnico, consultoria personalizada e sistemas digitais próprios, a Sima auxilia empresas de diversos portes a se destacarem em auditorias e selos de qualidade.
Se sua empresa busca certificação ISO 9001 ou quer profissionalizar sua gestão documental, o momento é agora. Conte com a Sima para garantir conformidade, segurança e eficiência.
Entre em contato com nossos especialistas e veja como transformar a documentação da sua empresa em um diferencial competitivo!
