A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta essencial para a modernização de processos em escritórios de advocacia, oferecendo não apenas eficiência operacional, mas também economia significativa de custos. É importante mencionar o Alfresco como uma plataforma de Gestão de Documentos (GED) altamente reconhecida e utilizada por escritórios de advocacia e empresas em geral.
O Alfresco é um sistema que oferece uma solução completa para a gestão eficiente de documentos, permitindo a criação, organização, armazenamento, compartilhamento e colaboração em documentos de forma eletrônica. Com recursos avançados de digitalização, automação de fluxo de trabalho, segurança e colaboração remota, o Alfresco se destaca como uma ferramenta poderosa para a modernização de processos e redução de custos em escritórios de advocacia. Ao integrar o Alfresco com as estratégias de Gestão Eletrônica de Documentos mencionadas anteriormente, os escritórios podem potencializar ainda mais os benefícios da tecnologia na otimização de seus fluxos de trabalho e na prestação de serviços de alta
qualidade aos clientes.
Mas como propomos, neste artigo listamos a seguir cinco estratégias práticas para implementar no seu escritório, visando modernizar seus processos e reduzir custos de forma significativa, enquanto aumenta a eficiência e a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes.
1. Digitalização de Documentos Físicos:
Estratégia: Converta documentos físicos em formato digital para eliminar a dependência de espaço físico e simplificar o acesso aos registros.
Exemplo: Um escritório de advocacia pode digitalizar contratos, petições e documentos de clientes para criar um arquivo digital centralizado.
Na prática: um escritório de advocacia reduziu seu espaço de arquivamento físico em 40% após implementar a digitalização de documentos, economizando significativamente em custos de armazenamento.
2. Automação de Fluxo de Trabalho:
Estratégia: Integre sistemas automatizados para gerenciar fluxos de trabalho, desde a criação até o arquivamento de documentos, reduzindo erros e acelerando processos.
Exemplo: Utilize o Alfresco para criar fluxos de trabalho automatizados para revisão e aprovação de contratos e petições.
Na prática: Ao implementar um sistema de automação de fluxo de trabalho, é possível reduzir o tempo gasto em revisão manual de documentos em 60% e melhorando a precisão em 75%.
3. Segurança de Documentos:
Estratégia: Implemente medidas de segurança robustas para proteger documentos confidenciais e garantir conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações em torno da privacidade.
Exemplo: Utilize criptografia e controle de acesso para proteger documentos sensíveis dos clientes.
Na prática: Após adotar medidas de segurança avançadas, um escritório de advocacia pode reduzir incidentes de violação de dados em 90%, aumentando a confiança dos clientes e evitando possíveis multas por não conformidade.
4. Colaboração Remota:
Estratégia: Facilite a colaboração entre advogados e clientes, independentemente da localização, por meio de plataformas de GED baseadas na nuvem.
Exemplo: Utilize ferramentas de compartilhamento de documentos na nuvem para permitir a colaboração em tempo real e o acesso remoto seguro.
Na prática: Escritórios de advocacia que adotam uma solução baseada em nuvem, reduz os custos com deslocamento em até 30% e melhora a comunicação com os clientes em pelo menos 50%.
5. Gestão de Prazos e Notificações:
Estratégia: Ao utilizar um sistema GED com recursos avançados de gestão de prazos e notificações garante o cumprimento de prazos legais.
Exemplo: Integre calendários eletrônicos aos sistemas de GED para rastrear prazos de audiências e protocolos.
Na prática: Ao adotar essa estratégia, escritórios de advocacia reduzem a incidência de prazos perdidos na média de 40% , aumentando a eficiência e a confiabilidade dos serviços prestados.
Essas estratégias não apenas ajudam os escritórios de advocacia a reduzir custos, mas também melhoram a eficiência, a segurança e a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes. Ao adotar uma abordagem orientada à tecnologia na gestão de documentos, os escritórios podem se posicionar melhor para enfrentar os desafios do mundo jurídico moderno.
Os escritórios de advocacia modernos procuram por soluções de gestão de documentos avançadas, que sejam acessíveis e de implementação simples, fácil de utilizar e que ofereça uma ampla gama de recursos.
A Sima tem solução tecnológica adequada, para impulsionar a produtividade e preparar o seu escritório de
advocacia para a crescente importância da descoberta eletrônica no setor jurídico. Entre em contato hoje
mesmo através do formulário abaixo e solicite uma cotação.
