Com a pandemia de COVID-19, praticamente todos os setores da sociedade tiveram seu funcionamento alterado. O Poder Judiciário também foi impactado e os Tribunais de Justiça tiveram de tomar uma série de medidas para evitar o contágio dentro dos tribunais, mas evitando ao máximo que processos ficassem parados durante a quarentena. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) criou um plano de retomada gradual como forma de retornar as suas atividades de maneira segura e o Plano de Virtualização é uma das iniciativas integrantes deste plano.
Por se tratar de um tema novo na justiça mineira, preparamos este post especial explicando o que é o Plano de Virtualização e o passo a passo do processo de digitalização, desde a solicitação de virtualização ao magistrado, passando pelo recolhimento dos autos, a digitalização e sua devolução à secretaria de juízo. Continue lendo para conferir todas estas informações.
O que é o Plano de Virtualização do TJMG?
Estabelecido através da Portaria Conjunta Nº 1025/PR/2020, o Plano de Virtualização do TJMG é um projeto de digitalização de autos que tem como objetivo tornar viável a prestação de serviços jurídicos de forma remota.
Todos os documentos que constituem os autos jurídicos deverão ser convertidos em arquivos digitais que ficarão disponíveis no Sistema PJe. Após a inserção dos autos no sistema, o processo passará a tramitar de maneira totalmente virtual.
Quem fará a digitalização dos autos?
O Plano de Virtualização é uma iniciativa do TJMG e, por isso, o Poder Judiciário é o responsável por ele. O objetivo é que todos os processos sejam digitalizados e forças tarefas já estão em andamento para finalizar o plano com celeridade.
Porém, os advogados que desejarem agilizar a digitalização dos processos nos quais estão envolvidos e dar andamento a eles de forma virtual, poderão entrar em contato com a unidade judicial onde os autos estão e solicitar a digitalização do processo. Isto se dará da seguinte forma:
- o advogado deve entrar em contato com a unidade judicial por e-mail e pedir a digitalização dos autos;
- o e-mail será analisado pela secretaria, que deverá encaminhá-lo para um magistrado para análise do pedido. Caso seja aprovado, o advogado será comunicado também por e-mail, com as seguintes informações:
a) a data em que os autos físicos estarão disponíveis para carga;
b) a data em que deverão ser devolvidos;
c) a data de inclusão do processo no Sistema PJe, a partir da qual o advogado terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para inserção das peças digitalizadas nos autos, conforme o artigo 31 da Portaria Conjunta nº 1025/PR/2020.
Como digitalizar documentos jurídicos?
O processo de digitalização é divido em 6 partes: conferência, preparo, digitalização, indexação, qualidade da imagem e devolução.
- Conferência
Depois de ter deferido o pedido de digitalização, é preciso retirar os autos no dia e horário combinado junto a unidade judicial. Ao retirar os documentos, é preciso conferir se eles realmente correspondem ao que foi listado no e-mail e comunicar a secretaria imediatamente em caso de divergência.
- Preparo
Nesta fase é feito o preparo dos documentos para a digitalização, o que inclui a higienização das páginas, retirada de grampos, clipes e fitas adesivas, desmontagem e organização das páginas na ordem correta.
Este procedimento deve ser feito com muito cuidado para não danificar as páginas ou o próprio scanner durante a digitalização. Ele também garante a qualidade das imagens, pois elementos como grampos e adesivos prejudicam a legibilidade do documento no computador.
Outro ponto importante da fase de preparo é a adaptação das páginas. De acordo com o Manual de Digitalização Para Advogados disponibilizado pelo TJMG, documentos como como fotos, tickets, recibos, boletos e demais papéis com tamanhos distintos devem ser digitalizados em folhas A4.
Documentos que estejam muito frágeis para a digitalização ou que não possam ser escaneados por motivos técnicos (como projetos arquitetônicos cujas folhas não cabem no scanner disponível) precisam ser indicados no PJe, informando o nome e tipo de documento e o motivo pelo qual não puderam ser digitalizados.
- Digitalização
Depois de preparar os documentos adequadamente, é preciso fazer a digitalização de acordo com os padrões estabelecidos pelo TJMG. São eles:
Fonte: Manual de Digitalização para Advogados do Tribunal de Justiça de Minas Gerais
Documentos como originais de CPF, RG, cartões de crédito e fotos coloridas sempre devem ser digitalizados de forma colorida. Apenas gravura, cartazes e desenhos sem a presença de cor, como carimbos que estão bem claros, devem ser digitalizados em escala de cinza.
Também é importante ficar atento ao formato e tamanho dos arquivos: todos devem estar no formato PDF e não podem ultrapassar o tamanho máximo de 5 MB.
- Qualidade da imagem
Esta etapa é a de conferência da qualidade da digitalização. É preciso verificar se todos os documentos estão legíveis; se existem imagens sobrepostas; eliminação de bordas pretas; ajustar o alinhamento das imagens e eventuais falha na sequência das imagens; conferir se há imagens pendentes e demais erros que podem acontecer durante a digitalização.
- Indexação
Após a conferência de qualidade e correção de eventuais erros, é preciso indexar os documentos, isto é, dividi-los e identificá-los da maneira correta.
Como forma de padronizar a identificação dos autos, o TJMG disponibilizou uma tabela com todas as informações necessárias para a nomeação correta dos arquivos, são elas o “Anexo I – Planilha de Indexação para Processos de competência da Justiça Comum” e o “Anexo II – Planilha de Indexação para os Juizados Especiais”, ambos disponíveis no Manual de Digitalização para Advogados.
A indexação já ocorre dentro do Sistema PJe, de formas que erros na indexação dos autos podem invalidar todo o pedido de digitalização do processo, impedido a tramitação de maneira virtual. O passo a passo para a inserção dos documentos no PJe também está disponível no Manual.
- Devolução
Após a digitalização e inclusão dos autos no Sistema PJe, é preciso devolver os autos no horário e local combinado, dentro do prazo indicado pela secretaria por e-mail.
Certifique-se de que todos os documentos foram juntados na ordem e numeração correta, para evitar perdas e questionamentos após a devolução.
Após a devolução dos documentos, todas as partes envolvidas no processo serão avisadas e terão o prazo de 5 dias úteis para pedir a inserção de mais peças ou até mesmo recusar o processo de digitalização. Neste caso, será preciso justificar a recusa e ela será analisada pelo magistrado responsável.
É possível contratar uma empresa para a digitalização dos autos?
Sim. Todo o procedimento, desde a solicitação da digitalização até a devolução dos autos, é de responsabilidade do advogado que fez o pedido, no entanto, a digitalização em si pode ser feita por uma empresa especializada, como a SIMA Gestão.
Por se tratarem de documentos muito importantes, é preciso conhecer bem as técnicas de preparo, digitalização, indexação e reorganização dos papéis para garantir a preservação dos documentos e o correto processamento dos arquivos digitais, seguindo os padrões exigidos pelo TJMG.
Com 9 anos de mercado, somos especializados em processos de digitalização e temos ampla experiência na digitalização e gestão de documentos jurídicos. Para maiores informações sobre como contar com a nossa expertise na digitalização dos seus processos, entre em contato conosco através do telefone (31) 3245-4014 ou pelo e-mail contato@simagestao.com.br
