O Papel da Tabela de Temporalidade na Gestão Documental
Gerenciar documentos é uma tarefa essencial para o bom funcionamento de qualquer organização. À medida que a quantidade de informações cresce, as empresas enfrentam o desafio de manter seus arquivos organizados, acessíveis e em conformidade com a legislação. Nesse contexto, a tabela de temporalidade documental surge como uma ferramenta indispensável.
Neste artigo, explicaremos detalhadamente o que é uma tabela de temporalidade, como ela funciona, seus principais elementos e os passos para sua implementação.
O Que É Uma Tabela de Temporalidade?
A tabela de temporalidade é um documento normativo que define os prazos de guarda e a destinação final de cada tipo de documento gerado ou recebido por uma organização. Esses prazos são estabelecidos com base em critérios legais, administrativos e históricos, assegurando que os documentos sejam mantidos pelo tempo necessário para atender a todas as exigências legais e operacionais.
Objetivos Principais da Tabela de Temporalidade
Reduzir o volume de documentos armazenados desnecessariamente.
Facilitar a recuperação de informações de forma ágil e eficiente.
Garantir conformidade com legislações aplicáveis, como a Lei nº 8.159/1991 no Brasil.
Exemplo Prático:
Um contrato comercial deve ser mantido por 5 anos após o término de sua vigência, enquanto documentos fiscais geralmente possuem um prazo de guarda de 10 anos.
A adoção de uma tabela de temporalidade traz benefícios significativos para qualquer organização. Confira abaixo as principais razões para implementá-la:
1. Melhoria na Organização
Os documentos são classificados por categorias, permitindo um sistema de arquivamento mais eficiente.
A eliminação de papéis obsoletos evita o acúmulo desnecessário de arquivos.
2. Facilidade na Recuperação de Informações
Com prazos e categorias bem definidos, localizar documentos se torna um processo rápido, economizando tempo e recursos.
3. Segurança Jurídica
Garante que os documentos sejam mantidos pelo período exigido por lei, evitando sanções ou penalidades.
Elementos Essenciais de Uma Tabela de Temporalidade
Para ser funcional e eficiente, uma tabela de temporalidade deve conter os seguintes elementos:
1. Classificação Documental
Identifique e agrupe os documentos por sua natureza (financeira, jurídica, administrativa etc.).
Subdivida em categorias mais específicas, como contratos, notas fiscais e correspondências.
2. Prazo de Guarda
Defina quanto tempo cada documento deve ser mantido, considerando:
Critérios Legais: Exigências de leis e regulamentações.
Critérios Administrativos: Necessidades internas da empresa.
Critérios Históricos: Valor permanente para registros ou memória institucional.
3. Destinação Final
Determine o destino do documento ao fim do prazo de guarda:
Eliminação Segura: Descarte de documentos sem relevância futura.
Arquivamento Permanente: Preservação de documentos de valor histórico ou jurídico.
Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade?
A elaboração de uma tabela de temporalidade é um processo cuidadoso que requer o envolvimento de diferentes áreas da organização. Aqui está um passo a passo para criar sua tabela:
1. Mapeie os Documentos
Realize um levantamento completo de todos os tipos de documentos gerados ou recebidos pela empresa.
Classifique-os de acordo com sua função e relevância.
2. Estabeleça Prazos
Baseie-se na legislação vigente, como a Lei de Arquivos no Brasil.
Considere as necessidades administrativas e operacionais da organização.
3. Homologação e Validação
Submeta a tabela de temporalidade para análise e aprovação por gestores e autoridades competentes.
4. Treine Sua Equipe
Realize treinamentos para que os colaboradores compreendam e apliquem corretamente a tabela no dia a dia.
Benefícios da Implementação
Implementar uma tabela de temporalidade traz vantagens que impactam diretamente na produtividade e na organização:
1. Eficiência Operacional
Processos internos são otimizados, reduzindo o tempo gasto na gestão de documentos.
2. Economia de Espaço
Documentos sem relevância são descartados, liberando espaço físico e digital.
3. Conformidade Legal
A organização cumpre prazos e requisitos legais, evitando multas e complicações jurídicas.
Desafios e Como Superá-los
1. Resistência à Mudança
Desafio: Colaboradores podem resistir à implementação de novas práticas.
Solução: Realize campanhas de sensibilização, destacando os benefícios da tabela de temporalidade.
2. Falta de Capacitação
Desafio: Muitos colaboradores não entendem a importância ou a aplicação da tabela.
Solução: Promova treinamentos práticos e workshops.
Casos de Sucesso: Empresas Que Implementaram Tabelas de Temporalidade
1. Petrobras
2. Banco do Brasil
Resultados: Maior controle documental e redução significativa no espaço físico necessário para armazenamento, além de uma gestão mais eficiente e organizada dos seus arquivos.
Dica: Personalize sua tabela para atender às necessidades específicas da sua organização.
Conclusão: Por Que Adotar Uma Tabela de Temporalidade?
organizacional; é um investimento estratégico para garantir eficiência, conformidade legal e otimização de recursos. Empresas que adotam essa prática não apenas simplificam a gestão documental, mas também criam um ambiente mais produtivo e organizado.
Se sua empresa ainda não possui uma tabela de temporalidade, agora é a hora de implementá-la e transformar sua gestão de documentos.
Entre em contato conosco para descobrir como criar e implementar uma tabela de temporalidade personalizada para sua organização!
