O ano de 2020 com certeza ficará marcado para todos nós. As diversas mudanças e adaptações que tivemos de fazer devido à pandemia de COVID-19 nos fez adiantar projetos que já estavam em andamento, mudar planos e pensar em novas formas de viver, trabalhar, estudar e nos relacionar.
Para a digitalização de documentos, este também foi um ano de mudanças e para lhe auxiliar a se atualizar de tudo o que mudou, preparamos esta retrospectiva com os fatos mais marcantes para a digitalização de arquivos em 2020. Vamos lá!
- Popularização do home office
A princípio pode parecer que home office e digitalização de documentos não são temas relacionados, no entanto, estão diretamente ligados.
Para que o trabalho remoto funcione de maneira adequada, é preciso que os colaboradores tenham acesso às ferramentas que precisam.
As empresas que já tinham seus arquivos organizados, digitalizados e de fácil acesso, puderam migrar seus colaboradores do escritório para casa sem perder acesso às ferramentas e informações que utilizam no dia a dia. Além disso, eles já sabiam onde armazenar os novos documentos produzidos, evitando assim documentos duplicados ou até mesmo perder informações importantes.
Para as empresas que tiveram uma boa experiencia com o home office e pretendem implantar uma política contínua de trabalho remoto, a organização de arquivos se mostrou crucial para esta nova etapa.
- A entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
A LGPD entrou em vigor em 18 de setembro deste ano e sanções e multas já podem ser aplicadas às empresas que não se adequarem à nova legislação.
A lei trata da proteção dos dados pessoais de cidadãos que estejam em território brasileiro, procurando resguardar a privacidade e garantir a cada cidadão o controle sobre o uso das próprias informações.
Muitas das etapas da digitalização, organização e gestão documental agora estão sob o disposto na Lei Geral de Proteção de Dados e, por isso, ao contratar uma empresa terceirizada para realizar a gestão documental da sua empresa é necessário ter certeza que ela já está em conformidade com as novas regras, posto que ambos serão responsáveis solidários pelo tratamento de dados e responderão judicialmente por ele.
Dado o grande número de dados coletados por empresas de todos os ramos, a gestão de documentos foi diretamente afetada pela nova lei, afinal, até mesmo falhas nos protocolos de segurança são passíveis de sanção por parte do Estado.
A digitalização de arquivos precisa levar em conta todas as questões de segurança, privacidade e tratamento de dados trazidas pela LGPD sob o risco de infringir a legislação.
Não deixe de conferir o post que fizemos sobre o assunto para saber mais.
- Decreto 10.278: a lei da digitalização de arquivos
Seguindo a LGPD, também foram criadas regras específicas para a digitalização de documentos.
Com o objetivo de tornar o processo menos burocrático e dar maior validade aos documentos digitais, o decreto 10.278 traz os requisitos mínimos de qualidade de digitalização e estabelece quais documentos podem ser descartados.
O decreto trata especificamente de documentos físicos que serão digitalizados, documentos nato-digitais não fazem parte do escopo da nova lei pois já tem as suas próprias regras e regulamentações. Outro adendo importante é que o decreto 10.280 trata apenas das questões técnicas referentes a digitalização, questões referentes à privacidade, tratamento de dados e segurança da informação são regulamentadas pela LGPD.
Além dos requisitos técnicos que garantem a qualidade do arquivo digitalizado, também é preciso estar atento a algumas regras gerais.
Conforme o artigo 4º, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
A boa notícia é que os documentos digitalizados terão a mesma validade jurídica que os documentos físicos e agora o decreto 10.278 torna isto oficial para todos os documentos digitalizados.
Para isso, basta que ele tenha uma assinatura digital com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.
Isto também traz segurança para o descarte dos documentos físicos, com exceção dos que tem valor histórico e ainda devem ser preservados.
Para saber mais sobre este decreto, confira este guia completo.
- Virtualização de processos do TJMG
Estabelecido através da Portaria Conjunta Nº 1025/PR/2020, o Plano de Virtualização do TJMG é um projeto de digitalização de autos que tem como objetivo tornar viável a prestação de serviços jurídicos de forma remota.
Todos os documentos que constituem os autos jurídicos deverão ser convertidos em arquivos digitais que ficarão disponíveis no Sistema PJe. Após a inserção dos autos no sistema, o processo passará a tramitar de maneira totalmente virtual.
O processo de digitalização é divido em 6 partes: conferência, preparo, digitalização, indexação, qualidade da imagem e devolução. Para conhecer cada uma destas etapas em detalhes, confira o post que preparamos sobre o assunto.
Estas foram algumas das principais mudanças ocorridas na digitalização de arquivos no ano de 2020. Para se manter sempre informado sobre novos decretos, técnicas e avanços tecnológicos na área, acompanhe o blog da SIMA Gestão!