Como o Consulado de Portugal em Belo Horizonte, com a ajuda da Sima Gestão, otimizou a organização dos arquivos.
Quantas vezes você já ficou literalmente enfurecido e aborrecido por tentar encontrar um documento e depois de muito esforço, perceber que só perdeu tempo! Além de demorar não encontrou o que precisava!
A dificuldade em localizar documentos se traduz não somente em perda de tempo, mas dinheiro também!
Uma documentação dispersa prejudica a produtividade e bons resultados de qualquer trabalho e como todas as corporações atuam com uma grande quantidade de documentos, a organização e a facilidade em encontrar os arquivos se torna de grande importância! Isso foi o que aconteceu com um de nossos clientes antes de chegar até nós!
Hoje, iremos falar sobre um dos nossos cases de sucesso: Consulado de Portugal em Belo Horizonte.
O Desafio
O consulado atua com diversos serviços, vejamos alguns exemplos:
- Divórcios.
- Passaportes.
- Legalização de documentos.
- Tabelas de emolumentos.
- Procurações.
- Certidões de óbitos.
- Documentação de nacionalidade.
- Cartão de Cidadão.
- Recenseamento eleitoral.
- Pedidos de certidões.
- Inscrição consular.
- Documentos de casamentos.
- Recenseamento militar.
- Reconhecimentos de assinaturas.
- Certificados
- Documentação de igualdade de direitos.
- Entre outros.
O consulado apresentava uma situação crítica em relação a dispersão das suas documentações. Mas por meio de nossa equipe e tecnologia conseguimos atingir excelentes resultados na organização documental do consulado.
A solução
Como nós da Sima Gestão – Organização de arquivos solucionamos o problema que o consulado tinha?
- Através da nossa solução de gestão documental, permitimos maior agilidade para que o consulado pudesse encontrar os documentos necessários dentro do prazo adequado.
- Construímos uma metodologia de organização de arquivos e documentos para cada tipo de necessidade, o que por sua vez atendeu a diversas demandas de localização e recuperação da informação a qualquer momento que fosse necessário.
- Nossas soluções consistiam em: classificar documentos, indexar ,expurgar o que não era mais necessário, localizar e também eliminar as informações que não eram mais válidas, de forma a atualizar ou descartar a documentação/ arquivo.
- Eles ganharam espaço e puderam trabalhar de forma mais qualitativa e com boa desenvoltura, já que a busca por documentações, além de exigir muito tempo de busca, ainda consumia muito espaço.
Nossos Diferenciais
Um dos nossos diferenciais é que possuímos um sistema integrado de organização de arquivos físicos e digitais, que permite o uso de uma tecnologia moderna, simples e fácil de localizar quaisquer arquivos, ampliando o bom desempenho da empresa.
Além disso, garantimos o cuidado com toda a documentação da empresa e sigilo absoluto. Os dados são tratados para facilitar a empresa o manuseio eficiente de sua informação. Fazemos também a guarda de todos os documentos, de forma que fiquem protegidos em caixas e pastas.
Se sua empresa se encontra nesta mesma situação em que o consulado estava, tudo o que você precisa é de uma metodologia de gestão documental para uma melhor organização de seus arquivos, de forma que toda a documentação será digitalizada e inserida na nuvem.
Portanto, aproveite esses recursos e torne sua empresa mais organizada, mais produtiva e livre de papéis que só ocupam espaço!
Entre em contato conosco. Ficaremos felizes em ajudá-lo!
