Por Que Organizar um Departamento de Arquivos é Essencial?
A organização de arquivos é fundamental para a eficiência e a qualidade das operações em uma empresa. Criar um departamento específico para o gerenciamento de documentos traz inúmeras vantagens, como a redução de perdas, a facilidade na localização e a melhoria no controle de informações.
Neste artigo, apresentaremos os 3 elementos essenciais para criar um departamento de organização de arquivos e como eles contribuem para o desempenho eficaz das funções relacionadas.
1. Recursos Humanos: A Base da Gestão de Arquivos
O sucesso na organização de arquivos começa com a escolha de pessoas capacitadas para desempenhar as tarefas essenciais do setor. Os profissionais devem ser responsáveis por funções como:
Selecionar, registrar e classificar documentos.
Codificar e ordenar arquivos de acordo com o método adotado.
Arquivar e conservar documentos de forma organizada e atualizada.
Localizar documentos com agilidade.
Controlar a entrada e saída de arquivos.
Treinar usuários e garantir a padronização das práticas.
Habilidades e Conhecimentos Essenciais:
Compreensão das atividades e interesses da empresa.
Domínio das regras de classificação e organização documental.
Habilidade em leitura e análise de documentos.
Capacidade de ser metódico e organizado.
Boa memória para gerenciar informações e arquivos.
Dica: Invista em treinamentos periódicos para manter a equipe atualizada com as melhores práticas de arquivamento.
2. Instalações: Espaços Planejados para Eficiência
A organização física dos arquivos depende de instalações adequadas. A escolha do local e o planejamento do espaço impactam diretamente na segurança e na acessibilidade dos documentos.
Características das Instalações:
Localização: Acessível e com capacidade de expansão. Para arquivos volumosos, prefira locais no térreo.
Iluminação: Bem iluminado, mas sem incidência direta de luz solar, para evitar o desgaste dos documentos.
Ventilação: Espaço bem ventilado e com controle de umidade.
Higienização: Realize dedetização periódica e mantenha o ambiente limpo para preservar os arquivos.
Segurança: Inclua proteção contra incêndios, roubos e infiltrações.
Layout: Garanta espaço suficiente para movimentação, consulta e conservação dos documentos.
Quer um exemplo?
Empresas que lidam com documentos confidenciais devem priorizar sistemas de segurança robustos para proteger informações sensíveis.
Essas medidas devem incluir:
Fechaduras Eletrônicas: Garantem que apenas pessoas autorizadas possam acessar áreas restritas onde os documentos estão armazenados. É recomendável o uso de sistemas com autenticação biométrica (como impressão digital ou reconhecimento facial) ou com cartões de acesso personalizados.
Câmeras de Monitoramento: A instalação de câmeras em pontos estratégicos ajuda a registrar toda a movimentação no local, oferecendo um histórico visual que pode ser consultado em casos de incidentes. O ideal é que as gravações sejam armazenadas em um servidor seguro por pelo menos 30 dias.
Sistemas de Controle de Acesso: Permitem monitorar e registrar quem entra e sai das áreas de armazenamento. Esse controle pode ser integrado com software para relatórios automáticos, ajudando na auditoria de acessos.
Alarmes Contra Intrusões: Sensores de movimento e alarmes sonoros são úteis para alertar sobre entradas não autorizadas, principalmente em horários fora do expediente.
Ambientes à Prova de Fogo e Inundações: Considere cofres ou salas com proteção contra incêndios e enchentes para garantir a integridade física dos documentos em casos de desastres naturais ou acidentes.
Política de Segurança Interna: Treine os colaboradores para que sigam práticas seguras, como não compartilhar senhas, evitar deixar documentos expostos e reportar comportamentos suspeitos imediatamente.
Implementar essas medidas aumenta significativamente a segurança das informações, protege a empresa contra violações de dados e reforça a confiança dos clientes e parceiros.
3. Recursos Materiais: Ferramentas Necessárias para a Organização
Os recursos materiais são fundamentais para garantir um arquivamento eficiente e organizado. Eles incluem o mobiliário e os acessórios usados no dia a dia do departamento.
Tipos de Recursos Materiais:
Mobiliário:
Estantes e armários adaptados ao tamanho e formato dos documentos.
Opte por móveis que economizem espaço e sejam expansíveis.
Acessórios:
Pastas suspensas (frontais ou laterais).
Pastas intercaladoras ou A/Z para separação de documentos.
Caixas resistentes específicas para diferentes tipos de arquivos.
Etiquetas e projeções para identificação rápida.
Dica: Certifique-se de que os materiais sejam resistentes e compatíveis com o volume de documentos armazenados.
Para isso, leve em consideração os seguintes pontos:
Resistência do Mobiliário: Escolha estantes, armários e gaveteiros fabricados com materiais de alta durabilidade, como aço ou madeira tratada, capazes de suportar o peso acumulado de grandes volumes de documentos. Certifique-se de que as prateleiras tenham reforços para evitar deformações ao longo do tempo.
Capacidade de Expansão: O mobiliário deve ser modular ou adaptável para permitir a expansão conforme o volume de documentos aumenta. Isso evita a necessidade de substituir móveis frequentemente e facilita o ajuste ao crescimento da empresa.
Compatibilidade com os Tipos de Documentos: Para documentos pequenos ou de formatos especiais, como mapas ou desenhos técnicos, considere mobiliários específicos, como arquivos horizontais ou planos.
Caixas e Pastas Resistentes: Opte por caixas e pastas fabricadas em materiais como polipropileno ou papelão reforçado. Elas devem ser resistentes à umidade, poeira e outras condições que possam comprometer a integridade dos documentos.
Etiquetas e Identificadores: Utilize etiquetas de alta qualidade, que não desbotem ou descolem com o tempo. Identificadores claros facilitam a busca e a organização dos arquivos.
Manutenção e Higiene: Escolha materiais fáceis de limpar e que não acumulem poeira ou sujeira. Isso ajuda a manter o ambiente organizado e preserva os documentos armazenados.
Garantir que os materiais sejam adequados e de alta qualidade não só aumenta a durabilidade do sistema de arquivamento, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.
Colocando em Prática a Organização de Arquivos
Com os elementos certos – recursos humanos capacitados, instalações adequadas e materiais apropriados – é possível criar um departamento eficiente de organização de arquivos. Essa estrutura permite:
Melhor desempenho nas tarefas: Localização e consulta rápidas de documentos.
Redução de erros: Minimiza problemas como perda de documentos.
Eficiência no espaço: Uso inteligente de áreas físicas.
Benefícios da Criação de um Departamento de Arquivos:
Padronização nos processos de arquivamento.
Facilidade no treinamento de novos colaboradores.
Maior segurança e preservação de documentos importantes.
Conclusão: Transforme a Gestão de Arquivos na Sua Empresa
Criar um departamento para organização de arquivos é um investimento que gera eficiência, segurança e produtividade. Ao seguir os 3 elementos apresentados – recursos humanos, instalações e materiais – sua empresa estará preparada para lidar com qualquer desafio relacionado à gestão documental.
Se você deseja mais dicas ou precisa de ajuda para implementar um sistema eficiente, deixe sua pergunta nos comentários ou entre em contato conosco!
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