A organização, manutenção e guarda de arquivos acadêmicos e escolares são regidas por legislação específica, a Lei nº 1.224 de 2013, instituída pelo Ministério da Educação (MEC) sobre a manutenção e guarda dos arquivos das universidades brasileiras. Desde então, muitas universidades e faculdades se esforçam para manter seus arquivos de forma organizada e completa. Mas ainda há muito que ser feito.
A maioria das instituições ainda não se adaptou à Lei 1.224/13 e não há um cuidado com os arquivos inativos, estando estes erroneamente armazenados e abandonados de qualquer forma, ficando sujeitos aos estragos do tempo. Os arquivos acadêmicos são importantes registros que não só contam a história da instituição, confirmando assim, sua existência e provando a relevância de seu trabalho, mas também são documentos valiosos que precisam ser mantidos de forma organizada para eventuais consultas.
A organização de arquivos acadêmicos é importante para facilitar o acesso e controlar a manutenção desses registros. Já existem à disposição das grandes instituições, empresas capacitadas para ajudar na organização de arquivos acadêmicos. A finalidade é catalogar os documentos arquivados de forma a facilitar a localização para realizar consultas, descartar o que é desnecessário, cedendo espaço e, principalmente, conservando aqueles papéis que são de valor permanente.
As vantagens de se criar uma administração de arquivos são várias, entre elas:
- Facilidade no acesso a informação,
- Organização do espaço físico,
- Segurança e preservação dos documentos,
- Planejamento e controle de entradas e saídas de documentos,
- Melhoria na qualidade no trabalho da gestão administrativa.
Arquivamento eletrônico
Uma vez que é feita toda a organização dos arquivos sendo estes acondicionados de forma segura e bem cuidada, um registro eletrônico é elaborado através de um software onde é realizado um arquivo digital. Neste arquivo ficam armazenados todos os dados do arquivo físico. Diante da necessidade de se buscar um documento, ao invés de revirar caixas e mais caixas, o programa mostra a localização exata. Com isso há um ganho de tempo sem interferir nos demais papéis guardados, isso também ajuda na sua conservação.
A documentação eletrônica é um importante avanço na área acadêmica. Ela serve de apoio para a manutenção de arquivos antigos e facilita o trabalho atual com softwares de gestão eletrônica de documentos. O processo de transformar arquivo físico em digital ainda está em transição e, claro que não será possível abandonar todos os arquivos nesse primeiro momento. Neles se encontram materiais importantes que mesmo com a digitalização ainda necessitam serem mantidos, guardados e conservados.
Tecnologia avançada
A tecnologia está cada vez mais auxiliando as pessoas em seus desafios profissionais e educacionais, porém se você é responsável por um setor de arquivamento de documentos, precisa ter alguns cuidados na hora de optar por um programa de organização de arquivos. Apesar da grande oferta de softwares é preciso conhecer todo o processo de arquivamento e organização documental eletrônica. Bibliotecários e arquivistas são os principais responsáveis por esse tipo de trabalho e já contam em muitas Instituições com programas sólidos e eficientes de organização de arquivos acadêmicos.
Todos esses dispositivos eletrônicos estão presentes no seu dia a dia para facilitar pesquisas, ampliar conhecimentos, gerenciar melhor o tempo e, principalmente conservar a memória institucional, através do cuidado com os registros importantes principalmente dentro das Instituições de Ensino Superior onde são formados milhares e milhares de profissionais todos os anos.
E você, o que está fazendo pelo sistema de arquivos acadêmicos de sua instituição?
