Na organização de arquivos é importante seguir alguns passos para o alcance de um bom desempenho nas tarefas relacionadas. O primeiro é entender os conceitos básicos que mapeiam um arquivo, e, após perceber as vantagens em se implantar a gestão de documentos, é hora pensar na criação de um departamento/setor para o desempenho das funções.
É necessária a instalação dessa área na empresa para melhor organizar os arquivos, e para que isso seja feito, é preciso considerar os seguintes elementos:
1. Recursos humanos
2. Instalações
3. Recursos materiais
1. Recursos Humanos
A responsabilidade da execução das operações de arquivo devem ser confiadas às
pessoas competentes e responsáveis para realizar as operações de:
● Selecionar documentos;
● Registrar documentos;
● Estabelecer o método de classificação adequado;
● Codificar documentos;
● Ordenar documentos;
● Arquivar documentos de acordo com o método adotado;
● Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado;
● Localizar documentos;
● Controlar a saída de documentos do arquivo;
● Transferir e descartar documentos;
● Orientar e treinar usuários.
Para desenvolver estas atividades, os auxiliares em arquivos devem possuir alguns requisitos indispensáveis:
1. Conhecer todas as atividades e interesses da Empresa/Instituição e da sua Área de atuação;
2. Conhecer as principais regras para classificar documentos;
3. Conhecer abreviaturas importantes;
4. Possuir habilidade para ler e destacar as funções principais dos documentos;
5. Ser metódico;
6. Possuir boa memória.
2. Instalações
A instalação dos arquivos requer análise dos seguintes aspectos:
● Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;
● Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;
● Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;
● Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
● Disposição/Layout: espaço livre para locomoção, consulta e conservação do acervo.
● Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.
3. Recursos Materiais
Os recursos materiais são os bens tangíveis de uma empresa, que ajudam na oferta de serviços. Podem ser divididos entre:
Mobiliário: a escolha ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos deve ser a que economiza espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, além de ser segura e resistente.
Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam adequadas.
Hora de colocar em prática a organização de arquivo da sua empresa
Quando existe na empresa um departamento/setor para desempenhar funções relacionadas à organização de arquivos, é possível executá-las da melhor forma possível, evitando problemas como a perda de documentos e a falta de localização.
Considerando os 3 elementos descritos no post, você conseguirá entender melhor o que é necessário para a criação dessa área na sua empresa, dividindo as tarefas de execução e instalação dos arquivos, além de adequar os recursos materiais aos formatos e gêneros.
Esperamos que o conteúdo tenha sido útil e, se precisa de mais detalhes, só deixar sua pergunta nos comentários.
