Sempre batemos na tecla de que, para a organização de arquivos, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e hierarquia, com o objetivo de determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização.
Após ter entendido o que é arquivo e seus possíveis tipos, como funciona o sistema, a classificação no ciclo de vida e divisão por setores e funções, o próximo passo é conhecer as quatro fases para realizar sua organização. Se esse for o seu caso, o conteúdo deste post é para você!
Vamos entender melhor:
1. Levantamento de Dados
Nesta primeira fase procura-se conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos, regimentos internos, regulamentação, normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e recebidos.
O objetivo é analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros e protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser identificadas também a localização e infraestrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar o levantamento dos recursos humanos, seu número, formação e salário.
2. Análise de Dados Coletados
Após a primeira etapa do levantamento de dados, o colaborador estará habilitado para analisar a real situação dos serviços e diagnosticá-la, formulando e propondo as devidas intervenções e medidas a serem adotadas.
Nesta etapa de organização do arquivo, você poderá constatar os pontos de atrito e as falhas ou lacunas existentes na administração, ou seja, os problemas de funcionamento existentes no arquivo.
3. Planejamento
Na organização de arquivos, na fase elaboração do plano arquivístico leve em consideração as necessidades da instituição, sem desconsiderar jamais as disposições legais referentes. Veja alguns pontos relevantes nesta etapa:
- A posição do arquivo na estrutura da instituição;
- A opção de centralizar ou descentralizar a organização de arquivos;
- Determinar a coordenação dos serviços;
- Escolha de métodos de arquivamento;
- Estabelecimento de normas de funcionamento;
- Identificação e capacitação dos recursos humanos;
- Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo e permanentes;
- Desenvolvimento da organização de arquivos intermediários e permanentes;
- Viabilização de recursos financeiros;
- Elaboração do projeto de organização de arquivo;
- Implantação e acompanhamento do projeto;
- Criação de manuais.
4. Classificação de Documentos
Uma das etapas mais importantes para a organização de arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação.
Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (por assunto, nome, número, data ou local), podem ser empregados diferentes métodos. Porém, não se esqueça de se basear em uma cuidadosa análise das atividades desenvolvidas pela organização e pela observação das solicitações dos documentos nos arquivos.
Feito isso, é hora de definir o método principal e os auxiliares a serem implantados.
Assim como o método, o arranjo, que significa a ordenação dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a administração, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) é uma das funções mais importantes em um arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na área de gestão de documentos.
Os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:
- Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome e pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.
- Geográfico – também é do sistema direto, em que a busca é realizada pelos elementos, procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.
- Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.
- Assunto ou ideográficos – este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob análise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser apresentados alfabética ou numericamente.
Vamos relembrar?
Empresas que conhecem bem sua hierarquia, departamentos e setores, além de seus respectivos documentos utilizados, têm grande chance de realizar as etapas da organização de arquivos com sucesso.
A evolução da tecnologia e das técnicas aplicadas ao gerenciamento de informações é crescente. Por isso, escolher os métodos adequados ao seu negócio ajudará a promover um controle efetivo dos documentos, garantirá uma maior proteção e segurança, e portanto irá otimizar o trabalho dos colaboradores.
Siga nossas dicas e comece a colocar em prática todos os passos para organizar os documentos da sua empresa. Você sentirá os resultados no fluxo de trabalho e na produtividade e verá como será mais fácil executar os serviços com qualidade e dentro dos prazos!
