Garantir a segurança e a boa gestão para os registros de uma empresa é fundamental para o sucesso do negócio. Nesse contexto, é crucial ter atenção com a organização dos documentos digitais, realizando uma gestão adequada para eles.
A digitalização é uma realidade no mundo dos negócios, independentemente do nicho. Ela veio para trazer fluidez e segurança na rotina dentro do ambiente profissional. Porém, se os arquivos não forem devidamente organizados, parte desse processo certamente será comprometido.
Entenda agora como manter a ordem dos arquivos e quais são as melhores práticas para que sua equipe consiga ter mais facilidade no manuseio de informações arquivadas.
4 Motivos para Investir na Organização de Documentos Digitais
A organização de documentos digitais não deve ser considerada um capricho. Trata-se de uma prática fundamental para que sua empresa consiga desfrutar de todos os benefícios da digitalização. Aqui estão 4 motivos para implementar essa prática agora:
1. Elevação do Nível de Produtividade
Uma vez que os arquivos estejam devidamente organizados, sua equipe consegue acessar rapidamente as informações necessárias para tomadas de decisão. Com isso, os processos fluem de uma etapa para outra rapidamente, aumentando a produtividade consideravelmente.
2. Rapidez na Realização de Tarefas
Atividades rotineiras podem ser otimizadas consideravelmente. Afinal, sabendo exatamente onde localizar os arquivos na nuvem, não é necessário dispender tanto tempo buscando por eles.
3. Compartilhamento de Informações Mais Ágil
Quantos gargalos surgem devido ao processo demorado de compartilhamento de informações essenciais? Isso pode prejudicar muito a relação com clientes, parceiros, fornecedores e funcionários. A organização de documentos digitais garante maior agilidade nesses processos.
4. Padronização de Processos e Procedimentos
Com a documentação arquivada de forma organizada, sua empresa pode seguir um padrão para tratar esses arquivos. Isso torna as atividades mais seguras, minimizando riscos de acessos indevidos, perdas e alterações não autorizadas.
Como Fazer a Organização de Documentos Digitais?
A organização de documentos digitais requer, primeiramente, uma familiaridade com os aspectos tecnológicos de sua empresa. Ou seja, sua equipe precisa saber como utilizar e acessar esses arquivos e aproveitar ao máximo o software de gestão que você utiliza.
Passada essa fase inicial, já é possível implementar práticas eficientes para manter os documentos em ordem. Confira nossas recomendações:
1. Tenha um Protocolo Claro de Armazenamento
Criar um protocolo para armazenamento e gestão de documentos digitais é essencial. Isso ajuda a padronizar a manutenção desses documentos, tornando a gestão muito mais eficiente. Estabeleça:
Como será feita a nomeação de pastas e arquivos.
A frequência com que devem ser feitos os backups.
Onde os arquivos serão armazenados (na nuvem ou em dispositivos).
Certifique-se de disseminar essas diretrizes para toda a equipe. Todos devem saber como lidar com os arquivos para que sejam administrados corretamente.
2. Determine um Responsável
Defina um líder para gerenciar a organização de documentos digitais. Esse responsável deve garantir que as diretrizes sejam seguidas e monitorar o acesso aos arquivos, assegurando que somente pessoas autorizadas os manuseiem.
3. Estruture as Pastas
Crie uma hierarquia de organização com pastas e subpastas para facilitar o armazenamento e a busca por arquivos. Por exemplo:
Pasta principal: Clientes.
Pasta nível 1: Clientes A.
Pasta nível 2: Notas fiscais dos clientes A.
Pasta nível 3: Meses de emissão (janeiro, fevereiro, março, etc.).
Essa estruturação é essencial para otimizar o fluxo de trabalho e evitar atrasos, como em pagamentos.
4. Utilize Nomes Padrão
Padronize os nomes dos arquivos para facilitar sua localização. Exemplo:
Formato de nome: “cliente_data” ou “cliente_data_ação”.
Modelo com data: “20210515 – NF – Empresa”.
A padronização ajuda a localizar rapidamente os documentos, mesmo em grandes volumes de arquivos.
5. Invista em Backups
Realizar backups regularmente é fundamental para garantir a segurança dos dados. Embora HDs externos sejam uma opção, o armazenamento em nuvem é mais seguro e prático.
6. Seja Estratégico no Uso da Tecnologia
Contar com um bom software de gestão de documentos faz toda a diferença. A SIMA oferece soluções completas para garantir a segurança das informações empresariais, incluindo um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que atende a todas as suas necessidades.
Por que Digitalizar os Documentos?
A digitalização se tornou uma solução estratégica, trazendo diferencial competitivo para as empresas. Manter arquivos físicos é arriscado, caro e comprovadamente mais trabalhoso.
Após a digitalização, a organização de documentos digitais é essencial para evitar problemas e otimizar processos. Conte com a SIMA para digitalizar e organizar seus documentos de forma eficiente.
Serviços da SIMA: Gestão Documental Completa
A SIMA é referência em soluções para gestão e organização de documentos digitais. Nossos serviços incluem:
Digitalização e organização de documentos empresariais.
Implantação de sistemas de gestão documental.
Treinamento e suporte para equipes.
Soluções personalizadas para armazenamento em nuvem.
Nosso compromisso é garantir a segurança, acessibilidade e eficiência na gestão de seus arquivos. Entre em contato conosco e descubra como podemos transformar sua empresa.
Organizar documentos digitais é uma tarefa essencial para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos, aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações. Com protocolos claros, ferramentas adequadas e o suporte especializado da SIMA, você pode alcançar esses objetivos de maneira eficaz.
Não perca mais tempo lidando com arquivos desorganizados. Invista na organização documental e veja os resultados positivos no dia a dia da sua empresa. Fale com a SIMA e conheça nossas soluções personalizadas!
