Já perdeu tempo procurando um documento e não encontrou? Isso é mais comum do que parece! A falta de gestão documental impacta diretamente a produtividade das empresas.
Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), um profissional pode gastar até 2 horas por dia buscando arquivos importantes. Isso compromete não apenas a eficiência, mas também o clima organizacional, já que outros colaboradores precisam interromper suas tarefas para ajudar na busca.
A boa notícia? A organização de documentos físicos e digitais pode evitar esses problemas e garantir mais segurança, agilidade e economia.
O que é a organização de documentos?
A organização de documentos refere-se ao processo de armazenar, classificar e recuperar informações de maneira eficiente, garantindo fácil acesso e preservação de dados.
Essa prática envolve a aplicação de métodos e tecnologias para reduzir erros operacionais, eliminar desperdícios e aumentar a produtividade empresarial.
Diferença entre gestão documental e organização de documentos
🔹 Gestão documental: envolve processos estratégicos e tecnológicos para arquivar, recuperar e proteger informações.
🔹 Organização de documentos: refere-se à estruturação e disposição lógica de documentos físicos e digitais.
Os perigos da desorganização documental
Muitos empresários ainda negligenciam a importância da gestão documental, mas as consequências podem ser graves:
🚨 Perda de documentos importantes que podem gerar prejuízos financeiros e jurídicos.
🚨 Risco de multas por não cumprimento de regulamentações (exemplo: LGPD).
🚨 Tempo desperdiçado com buscas demoradas, reduzindo a produtividade da equipe.
🚨 Armazenamento desorganizado, dificultando auditorias e tomada de decisões estratégicas.
A boa notícia é que é possível evitar esses problemas implementando um sistema eficiente de gestão de documentos físicos e digitais.
Documentos Físicos vs. Documentos Digitais: qual a melhor opção?
Tanto os documentos físicos quanto os digitais têm sua importância, mas a escolha depende das necessidades da empresa.
📂 Documentos Físicos
✔️ Vantagens
✅ Armazenamento tradicional, aceito legalmente sem necessidade de certificação digital.
✅ Fácil manipulação para quem não está familiarizado com tecnologia.
❌ Desvantagens
🚫 Ocupam muito espaço físico.
🚫 Alto risco de perda, extravio ou deterioração.
🚫 Dificuldade no compartilhamento e acesso remoto.
💻 Documentos Digitais
✔️ Vantagens
✅ Acesso rápido e remoto, facilitando a colaboração entre equipes.
✅ Redução de custos com impressão, armazenamento e logística.
✅ Maior segurança com backups e controle de acessos.
❌ Desvantagens
🚫 Dependência de sistemas tecnológicos confiáveis.
🚫 Necessidade de treinamentos para uso adequado.
Técnicas para melhorar a organização documental
Agora que você entende a importância da organização, veja as melhores técnicas para manter seus documentos sempre acessíveis e seguros:
1️⃣ Defina um Sistema de Classificação
🔹 Separe os documentos por setores (financeiro, jurídico, RH, etc.).
🔹 Utilize códigos de identificação para facilitar buscas rápidas.
🔹 Crie padrões de nomenclatura (Exemplo: 2024_Contrato_FornecedorXYZ.pdf).
2️⃣ Utilize um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Os sistemas GED ajudam a automatizar a organização e o armazenamento digital. Com ele, você pode:
✔️ Indexar documentos para buscas rápidas.
✔️ Criar fluxos de aprovação e compartilhamento seguro.
✔️ Gerenciar permissões de acesso para garantir segurança.
3️⃣ Faça a Digitalização dos Documentos Importantes
🔹 Converta papéis para o formato digital sempre que possível.
🔹 Utilize scanners e softwares de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
🔹 Armazene na nuvem para evitar perdas.
4️⃣ Estabeleça um Processo de Arquivamento e Descarte
🔹 Defina prazos de retenção para cada documento.
🔹 Faça revisões periódicas para eliminar documentos desnecessários.
🔹 Utilize políticas de descarte seguro, especialmente para dados sensíveis.
Vantagens de uma gestão documental eficiente
✔️ Redução de tempo gasto na busca de documentos
✔️ Maior segurança e conformidade com a LGPD
✔️ Eliminação de papéis desnecessários e melhor aproveitamento de espaço
✔️ Facilidade no compartilhamento e colaboração remota
✔️ Preservação da memória organizacional e histórico da empresa
🔹 Empresas que investem na organização documental aumentam sua produtividade em até 30%, segundo estudos do setor.
Transforme a organização documental da sua empresa!
Se você quer acabar com a desordem documental e aumentar a produtividade da sua equipe, a SIMA Gestão tem a solução ideal!
💡 Nossos serviços incluem:
✔️ Digitalização e indexação de documentos.
✔️ Implementação de sistemas GED.
✔️ Consultoria em organização documental.
📩 Entre em contato agora mesmo e descubra como podemos ajudar sua empresa a ter um arquivo organizado, seguro e eficiente!
📌 FAQ: Perguntas Frequentes
- Como saber se devo digitalizar ou manter documentos físicos?
Se um documento não exige a versão física por exigências legais, a melhor prática é digitalizá-lo. Isso reduz custos e facilita o acesso.
- Como evitar perdas de documentos físicos?
Armazene em ambientes seguros, utilize etiquetas de identificação e adote rotinas de arquivamento padronizadas.
- Documentos digitais podem ser acessados com mais segurança?
Sim! Com criptografia, backups e permissões de acesso, os documentos digitais são mais seguros do que os físicos.
