A digitalização de documentos tem a função de gerar uma imagem digital daquilo que está no papel, por exemplo, documentos, fotos, imagens, recortes, cartas, planilhas, recibos, contratos, comprovantes, contas, laudos. Ter esses documentos eletrônicos pode servir para garantir uma cópia segura dos documentos arquivados da sua empresa, já que é possível fazer o armazenamento na nuvem (cloud storage) de maneira online.
Faz também com que o envio e recebimento de documentos possa ser agilizado, de maneira interna (entre os funcionários e colaboradores) e externa (com clientes e fornecedores), pois podem ser enviados por e-mail.
Possibilita realizar upload na internet com diversas finalidades, conforme houver necessidade.
Permite a realização de backup nos sistemas e computadores.
A digitalização e suas vantagens
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Acesso rápido e compartilhamento facilitado
Com um clique você tem acesso aos seus documentos, pois ficam organizados em pastas e subpastas, sua localização e visualização é realizada de forma bem dinâmica. Distribui-los e/ou compartilhá-los, também é muito prático e fácil.
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Atividades com tempo reduzido
Alguns procedimentos nas empresas exigem análise e busca de documentos, muitas vezes um funcionário despende de um tempo longo procurando nos arquivos o que precisa. E tê-los de forma digital dispensa todo esse trabalho moroso.
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Custos reduzidos
Impressão é um dos grandes gastos de uma empresa, e poder evitar ao máximo imprimir – gera uma grande economia; com a digitalização isso é possível, pois não há necessidade de recuperar documentos perdidos e nem de fazer cópias.
Como é realizada a digitalização de documentos?
Para fazer essa conversão do papel em arquivo eletrônico é utilizado um aparelho que tem a atividade de escaneamento, nomeado de scanner. Há também impressoras multifuncionais que possuem essa função integrada.
Digitalizar documentos serve também para diminuir o espaço físico – onde eles são armazenados, permite o acesso remoto e uma utilização sincronizada.
Permite ainda, a busca de informações através da indexação, onde os arquivos são guardados e identificados com palavras-chaves que fazem parte do seu conteúdo com o objetivo de facilitar a busca, isso é possível pois há maneiras de transformar imagens em textos.
Gera segurança, controle e proteção dos dados, dificultando muito as violações possíveis com a vulnerabilidade dos papéis. Funciona também como uma preservação dos arquivos físicos, fazendo com que durem mais. E possibilita a clareza das informações de uma forma organizada e moderna.
Gerando segurança
Em resumo, digitalizar ou escanear é o processo de transformar algo analógico em digitalizado – e em relação a documentos, sua serventia é fazer com que os arquivos físicos, ou seja, os papeis sejam transmitidos/ enviados para o computador, tornando o acesso a informação de maneira eletrônica e mais rápida.
Ou seja, digitalizar documentos serve para colaborar de maneira positiva à sua empresa, analise essas informações e aproveite para mudar seus conceitos administrativos para melhor, se adequando as necessidades do mercado, que traz muitas vantagens, tanto para a localização de documentos, quanto para seu arquivamento e em relação também a produtividade do trabalho.
