Observe as práticas de guarda de arquivos na sua empresa e identifique nas ineficiências o custo alto direcionado a guarda dos seus arquivos. Planejar e reformular a sua abordagem para a guarda do arquivo dará a oportunidade de criar algo mais eficiente.
Este post oferece dicas para ajudar a encontrar essas economias. Quanto você pode economizar?
Antes de rever suas práticas de guarda de arquivos análise primeiro se vale a pena o esforço. Para se ter uma ideia de quanto poderá ganhar, você precisa observar alguns fatores. Comece analisando respostas as perguntas abaixo:
- Quanto custa o m² do espaço de armazenamento do seu escritório ou empresa? Leve em consideração os custos de locação, impostos e taxas de manutenção.
- Quantos m² de armazenamento você está utilizando hoje?
- Quantas caixas de arquivo você tem atualmente armazenadas?
Com esses dados em mãos, você poderá facilmente calcular uma redução de cinco, dez ou 25 por cento nos requisitos de armazenamento e guarda do arquivo. As dicas descritas neste post irá proporcionar economia e eficiência nesse sentido.
Três maneiras de reduzir os custos de guarda de arquivos
Elaborar uma política de descarte
Diariamente constatamos nos nossos clientes que entre 30 a 70% do armazenamento de arquivos é composta por: versões duplicadas de documentos, rascunhos e documentos que já venceram o prazo de guarda. Veja o quanto é possível economizar com a criação de uma política de descarte.
Criação da Tabela de Temporalidade Documental
A tabela de temporalidade orientará em relação a guarda de documentos de acordo com as exigências legais. A tabela indicará o período mínimo de guarda necessária para atender aos requisitos legais e regulamentares. Ao descartar documentos à medida que passam os requisitos de retenção mínimo, você pode evitar custos de guarda de arquivos desnecessários.
Idade Documental
Antes do documento chegar ao final do seu período de retenção obrigatória, ele passa pela “fase intermediaria”, em que eles não são mais necessários para o negócio em curso (fase corrente). Mover esses documentos para um local de menor custo pode liberar espaço no escritório/empresa para as atividades geradoras de receitas. Para conseguir isso, coloque em prática o controle do ciclo de vida documental existente na tabela de temporalidade. Essa pratica será muito lucrativa pensando no mobiliário e no espaço de armazenamento para guarda do seu arquivo.
Através dos instrumentos existentes em um plano de gestão documental (tabela de temporalidade e política de descarte) você terá uma solução que melhorará a utilização do seu espaço em mais de 300%. Isto significa que você pode armazenar três vezes mais documentos usando o mesmo espaço de fisico, ou o mesmo volume de documentos em apenas um terço do espaço.
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