Vivemos em um processo de transferência do papel para o digital, sendo que o papel ainda está muito presente nas empresas. Quando se fala na guarda de documentos empresarias devemos pensar nos documentos que estão dentro de uma temporalidade vigente e que possam atender às legislações, processos judiciais, fiscalizações etc.
Um cenário atual e muito comum nas empresas é o grande volume de papéis guardados sem nenhuma metodologia de gestão e guarda de documentos. Identificamos em muitos clientes a devida importância para o problema após punições financeiras por algum documento não localizado.
Diante deste cenário desorganizado propomos ações sobre algumas questões como: independente do tipo de arquivo (livro, papel, vídeo, texto, etc.) todos necessitarão de uma metodologia específica para arquivar, gerenciar e conservar os documentos.
Mas como?
- Definição do que será arquivado;
- Preparação e identificação de documentos;
- Guarda dos documentos: mídias e locais.
Após estas ações o próximo passo será a definição de uma Política de Gestão e Guarda de Documentos formalizada e acessível a todos os funcionários.
Na Política de Gestão de Documentos as empresas deverão determinar como os documentos, físicos e digitais, serão arquivados, definir a tabela de temporalidade (de acordo com a legislação) tanto para documentos físicos quanto os digitais e como serão realizados os descartes de ambos os arquivos.
Um dos grandes desafios das empresas é a organização do conteúdo, devido ao grande volume de material armazenado. Nessa etapa os documentos deverão ser classificados e indexados de forma padronizada, para que as informações sejam recuperadas.
O que a Guarda de Documentos deve oferecer
Primeiramente avalie a situação de guarda dos documentos no próprio ambiente da empresa, após verifique se deverá ser realizada a guarda terceirizada.
Guarda de documentos nas dependências da empresa
- o custo de armazenamento do arquivo;
- o custo do m² de uma sala da empresa, a disponibilização de sistemas, pessoal qualificado, o que o sistema de gerenciamento disponibiliza, a acessibilidade etc;
- sistema que contemple acesso a internet, para que o conteúdo seja acessado a qualquer hora e de qualquer local. Se ele dispõe de todas as ferramentas necessárias para que a empresa realize seu relacionamento com todos os seus públicos, como solicitar serviços, emitir relatórios, verificar quem fez a solicitação, etc.
- sistema deve dispor de ferramenta de definição de permissões para controle de acesso de usuários e de grupos de usuários. Além de senhas criptografadas, que expiram periodicamente e não tenha a possibilidade de repeti-las, e que só possam ser acessadas por IPs aprovados pela empresa.
- sistema também deve ter uma Política de Segurança da Informação para garantir a preservação contra intervenções de pessoas não autorizadas. Assim como Política de utilização de internet, envio de mensagens pelos usuários, bloqueio a acesso de celulares ou outros dispositivos móveis em áreas de guarda de arquivos, evitando o mau uso e até vazamento de informações.
- deve possuir uma política de utilização de computadores fixos e móveis e, processos internos de verificação e alteração de permissões, em caso de colaboradores transferidos ou desligados.
- os backups devem ser realizados em diferentes mídias, com certa frequência e guardadas em vários locais pelo pessoal da TI;
- disponibilizar termos de confidencialidade e sigilo das informações para que os colaboradores de TI assinem. E que seus servidores e storages estejam em ambiente próprio e devidamente climatizado, para garantir a conservação das informações armazenadas.
Guarda de documentos terceirizada
Caso optem em realizar com empresa terceirizada:
- certifique-se de que a mesma possui profissionais devidamente capacitados e treinados para executar a tarefa e, se possuem documentos e certificados reconhecidos.
- Verifique se esta empresa possui regularidade econômica e financeira, se é estável no mercado.
- Se ela atende as legislações trabalhistas e se seus profissionais estão regulares.
- Certifique se a empresa adere às questões de sustentabilidade. Como é realizado o controle de pragas, para evitar danos aos documentos físicos e mídias que serão armazenados.
- E se as instalações físicas estão de acordo com as exigências legais, como corpo de bombeiros, câmeras de gravação e vigilância 24 horas.
Dicas na hora de escolher os melhores fornecedores
O responsável pela gestão de documentos deve ficar atento a alguns itens importantes ao escolher a empresa terceirizada, como:
Banco de dados: o banco de dados gerado pela empresa terceirizada pertence a sua empresa, e não a terceira. Assegure-se de que esse banco de dados seja passado a você regularmente, atualizado e completo.
Contrato: observe se as regras entre cliente e fornecedor estão transparentes. Atente-se as regras de saída, que elas sejam bem definidas quanto a prazos de entrega e a forma, para que não haja nenhum problema e até deterioração no percurso. Verifique as cláusulas de transporte, saída e desligamento da empresa. Para que a informação não se perca ou suma. Preze por contrato bem estruturado e muito claro e, que esclareça todas as dúvidas.
Localização física: leve em consideração a localização e a estrutura física que o fornecedor possui.
Equipe de profissionais: verifique se a equipe de profissionais é competente e habilitada para o exercício da atividade, para que caso haja necessidade de uma orientação à mesma seja realizada da melhor maneira possível e que lhe ofereçam a melhor solução de armazenamento de arquivo.
Segurança física: certifique-se de que esse fornecedor garanta segurança física e lógica de suas informações.
Flexibilidade dos sistemas de gestão: verifique a possibilidade de adaptar o sistema a rotina e necessidades de sua empresa. Que o serviço seja prestado de forma mais personalizada e que o fornecedor consiga lhe atender.
Armazenamento: certifique-se de que a forma de armazenamento esteja bem definida no contrato e, que seja a que melhor atenda sua empresa. Algumas das possíveis formas são: pasta/ folder, caixa box (7kg); caixa padrão 10kg e caixa padrão 20kg. As caixas deverão ser apropriadas e reforçadas, facilitando assim o manuseio e a disposição no local de armazenamento. As mídias devem ser guardadas em locais apropriados, climatizados e que possuam segurança, de acordo com o teor do arquivo.
