A organização de arquivos é uma tarefa essencial para o sucesso de qualquer empresa. Uma gestão eficiente dos documentos e informações permite que os processos sejam mais ágeis, as informações fiquem acessíveis e as tomadas de decisão sejam mais assertivas.
Pensando nisso, hoje, decidimos dedicar nosso tempo para te mostrar um pouco mais sobre como fazer essa organização de forma eficiente.
Quer entender mais?
Então, que tal, primeiro, entendermos o que podemos resolver com esse serviço?
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS
Esse é um problema claro que podemos trabalhar com um sistema de organização de arquivos – a falta dessa organização.
Isso porque, quando pensamos nesse problema, entendemos que a situação pode criar raízes mais profundas.
A falta de organização de arquivos pode levar a problemas graves, como perda de informações importantes, aumento de tempo para realizar tarefas simples, dificuldade na localização de documentos e até mesmo riscos de segurança.
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
A palavra aqui é INOVAÇÃO.
Ter seus documentos digitalizados permite que todos consigam realizar suas atividades, acessando os arquivos, mesmo não estando inloco.
FALTA DE ESPAÇO
Quando você pensa na sua empresa, entende que cada centímetro é essencial.
Ao manter apenas os documentos necessários, descartar o que está obsoleto e digitalizar o que for possível, há um uso muito mais consciente e enxuto do espaço físico da sua empresa, permitindo uma grande economia com estoque e preservação de papéis.
HOME OFFICE PRODUTIVO
O sonho de muitas equipes?
Ter a certeza de que os colaboradores que trabalham de casa terão a mesma produtividade.
Ao organizar seus arquivos, esse é um vislumbre real.
Isso porque, quando você pensa em um trabalho remoto que realmente funcione, você DEVE pensar em dar acesso às ferramentas necessárias.
Empresas que previamente organizaram, digitalizaram e tornaram seus arquivos facilmente acessíveis, foram capazes de transferir seus funcionários do escritório para trabalhar em casa sem comprometer a disponibilidade das ferramentas e dados essenciais ao seu cotidiano de trabalho.
MAS, COMO?
Para que a organização de arquivos seja feita de maneira eficiente, nós, da Sima, separamos algumas dicas fundamentais:
1. Identifique e classifique os tipos de documentos: É importante saber identificar e classificar os tipos de documentos que a empresa possui, para que seja possível criar uma estrutura de organização que se adeque às necessidades do negócio.
2. Defina uma estrutura de pastas: A partir da identificação dos tipos de documentos, é preciso definir uma estrutura de pastas que organize os arquivos de maneira lógica e intuitiva. Dessa forma, será mais fácil localizar os documentos de que precisa.
3. Utilize um sistema de gerenciamento de documentos: O uso de um sistema de gerenciamento de documentos é fundamental para otimizar a organização de arquivos. Com um software específico, é possível digitalizar e armazenar documentos de maneira segura, além de facilitar a busca e compartilhamento de informações.
4. Defina uma política de gestão de documentos: É importante criar uma política de gestão de documentos que estabeleça as diretrizes para o uso e armazenamento dos arquivos, além de definir a responsabilidade de cada colaborador na organização.
5. Mantenha a organização constantemente: A organização de arquivos deve ser uma atividade constante, para que os documentos estejam sempre atualizados e acessíveis. É importante criar uma rotina de revisão e atualização dos arquivos.
A organização de arquivos é uma tarefa que demanda tempo e dedicação, mas que traz benefícios significativos para a empresa. Com uma gestão eficiente dos documentos, é possível, como mencionamos, aumentar a produtividade, melhorar a comunicação e reduzir os riscos de perda de informações.
Por isso, é fundamental que a organização de arquivos seja uma prioridade na gestão de qualquer negócio. Além de garantir o sucesso da empresa, a organização de arquivos pode ser um diferencial competitivo em um mercado cada vez mais acirrado.
SOBRE A SIMA
A SIMA é uma empresa especializada em soluções de gestão de documentos e informações. Com anos de experiência no mercado, oferecemos as melhores ferramentas e soluções para que a sua empresa possa gerenciar seus documentos de maneira eficiente e segura.
Contamos com uma equipe de profissionais altamente capacitados, que estão sempre prontos para auxiliar na escolha da melhor solução para cada caso.
Não perca mais tempo procurando por soluções de organização de arquivos. Entre em contato conosco e saiba como a SIMA pode ajudar a sua empresa a alcançar o sucesso!
