Nem tudo pode ser digitalizado
Com a aceleração da transformação digital, muitas instituições acreditam que basta escanear documentos e armazená-los em nuvem. Mas será que todos os documentos podem ser digitalizados e descartados? A resposta é não.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Este artigo apresenta, com base na legislação brasileira, quais documentos ainda não podem ser digitalizados ou eliminados, especialmente no contexto de secretarias escolares, universitárias e públicas.
O que a legislação diz sobre digitalização?
Esse decreto regulamenta os critérios técnicos para digitalização com validade legal no Brasil. Ele permite a substituição do papel por arquivos digitais em diversas situações, mas impede o descarte de documentos com valor histórico, permanente ou que exijam guarda física.
Documentos digitalizados com assinatura eletrônica qualificada (ICP-Brasil) têm a mesma força probatória dos originais. Porém, isso não se aplica quando uma legislação específica exige a guarda física do original.
Regras do CONARQ e das Tabelas de Temporalidade
O Conselho Nacional de Arquivos orienta a gestão documental no país. As Tabelas de Temporalidade definem quais documentos podem ser eliminados, digitalizados ou precisam ser preservados para sempre em papel.
Documentos que NÃO podem ser digitalizados e descartados
- Documentos com valor histórico ou permanente
Esses documentos devem ser preservados fisicamente:
- Livros tombo de instituições educacionais
- Atas de reuniões históricas
- Diplomas antigos com selos e timbres especiais
- Documentos de fundação de órgãos públicos ou escolas
- Documentos com elementos físicos de segurança
Não podem ser substituídos por cópias digitais:
- Certidões originais de nascimento, casamento e óbito
- Diplomas com hologramas, relevos ou assinaturas físicas
- Contratos com firma reconhecida
- Cheques, promissórias e papéis timbrados autenticados
- Documentos exigidos fisicamente por normas específicas
Em muitos processos regulatórios, fiscais ou judiciais, ainda é exigido o documento físico:
- Processos judiciais não integrados ao PJe
- Documentos fiscais exigidos pela Receita Federal em papel
- Arquivos acadêmicos exigidos pelo MEC em inspeções presenciais
Documentos que PODEM ser digitalizados com validade legal
Desde que seguidas as normas do Decreto nº 10.278/2020, podem ser digitalizados:
- Requerimentos de matrícula
- Fichas cadastrais de alunos
- Históricos escolares com assinatura digital qualificada (ICP-Brasil)
- Declarações, atestados e documentos administrativos
✅ Importante: mesmo documentos digitalizáveis devem seguir critérios técnicos como resolução mínima, indexação correta, OCR e certificação digital.
Por que isso importa para secretarias digitais?
Transformar uma secretaria em 100% digital vai muito além de escanear arquivos. É preciso garantir que:
- A digitalização siga os requisitos legais
- Os documentos corretos sejam eliminados (sem riscos jurídicos)
- A equipe compreenda o que deve permanecer físico
Erros comuns que comprometem a legalidade
- Eliminar diplomas físicos digitalizados incorretamente
- Escanear certidões sem controle de autenticidade
- Armazenar documentos digitalizados sem critérios de metadados
Boas práticas para uma secretaria digital legalmente segura
- Mapeamento e classificação documental
Organize os documentos da secretaria segundo a Tabela de Temporalidade e valor jurídico.
- Digitalize com responsabilidade
Utilize scanners de alta resolução, aplique OCR e adote certificações digitais válidas (ICP-Brasil).
- Mantenha um acervo físico estratégico
Preserve documentos com valor histórico, cultural e jurídico conforme orientação legal.
- Crie um plano de governança da informação
Implemente políticas internas sobre digitalização, guarda e descarte seguro de documentos.
Por que a segurança na digitalização documental é uma prioridade estratégica?
Com a intensificação da transformação digital nas empresas e instituições públicas, garantir a segurança das informações deixou de ser um diferencial e passou a ser um fator crítico de sobrevivência no mercado.
📊 Segundo o relatório “Cost of a Data Breach 2023”, da IBM, o custo médio global de uma violação de dados é de US$ 4,45 milhões (cerca de R$ 25 milhões). Já no Brasil, o Cost of a Data Breach 2024 revelou um custo médio de aproximadamente US$ 1,4 milhão por incidente – o equivalente a cerca de R$ 7,6 milhões (fonte: IBM Security Reports, 2023 e 2024).
Esses números evidenciam que uma má gestão documental, incluindo o arquivamento inseguro ou descarte inadequado de informações, pode agravar vulnerabilidades críticas.
🚨 Sem políticas claras de classificação, digitalização e preservação de documentos, empresas ficam expostas a riscos como:
- Vazamento de dados sensíveis;
- Processos judiciais por descumprimento da LGPD;
- Perda de confiabilidade institucional;
- Sanções legais e regulatórias.
A digitalização responsável não é apenas uma questão operacional – é uma prática de conformidade, segurança e continuidade do negócio.
- Uma secretaria pode funcionar 100% digitalmente?
Sim, desde que respeite os limites legais. Documentos que exigem guarda física devem ser mantidos. - Posso digitalizar um diploma e eliminar o original?
Não. Diplomas físicos ainda precisam ser mantidos, mesmo com cópia digital válida. - O que fazer com documentos híbridos (parte física, parte digital)?
Adote um protocolo de integração e preservação de ambos os formatos, com apoio especializado.
Conclusão: digitalizar com consciência é o segredo
A transformação digital é uma necessidade — mas deve ser feita com critério. Para uma secretaria verdadeiramente digital, é essencial saber o que digitalizar, como digitalizar e o que manter físico.
Na Sima, ajudamos instituições de ensino e órgãos públicos a navegar com segurança pela digitalização, com base em normas legais e melhores práticas de gestão documental.
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