Como você costuma fazer a gestão de documentos da sua empresa?
Lembre-se que, muitos deles são vitais para o desenvolvimento de uma empresa sólida e com bom planejamento, sem contar que outros são simplesmente insubstituíveis e o não correto arquivamento pode gerar grandes danos financeiros ao empreendedor.
Tão veloz quanto à tecnologia, está sendo a substituição do papel na hora de efetuar e arquivar os mais diversos tipos de informações documentais nas empresas e os motivos vão desde segurança, organização até a consciência ambiental que diga-se de passagem, é um marketing fantástico para imagem de seu empreendimento.
Por esses e outros motivos que você terá a oportunidade de conhecer agora, a importância sobre tecnologia na gestão de documentos.
Gestão de documentos, o que é?
Gerir a documentação de uma empresa significa cuidar de todo o ciclo vital das informações do negócio, tais como:
- Contratos de variados tipos.
- Notas ficais emitidas e recebidas.
- Relatórios financeiros.
- Documentos de R.H.
E qualquer outro tipo de documento que precise de organização, gestão e segurança na armazenagem.
Quais os benefícios que a gestão de documentos pode trazer ao empreendimento?
Contar com uma boa gestão de documentos, pode poupar tempo e dinheiro do empreendedor e do empreendimento, isso porque um sistema bem planejado e executado permite otimização no tempo de busca, além de recuperação e visualizações rápidas, ajudando assim que você não fique sem recursos para nortear suas decisões diante de uma necessidade.
Além desses benefícios é possível citar ainda:
- Segurança na armazenagem e digitalização documental.
- Otimização de espaço, tempo e material de trabalho.
- Agilidade na transmissão de dados documentais.
- Controle de acesso a documentos sigilosos.
- Rastreamento e mapeamento de documentos.
Enfim, uma maneira de usar a tecnologia a favor da evolução da sua empresa, através da gestão e organização dos documentos.
Por onde começar a gestão de documentos?
Um grande problema das empresas nos dias atuais é não saber se localizar quando o assunto é organização documental, o desconhecimento do acervo, localização e quantidade de informação pode arruinar o planejamento de várias ações estratégicas para o crescimento do empreendimento, por isso é necessário começar a gestão de documentos o mais breve possível.
Para começar é necessário:
- Mapear o acervo documental.
- Qualificar e quantificar os documentos.
- Entender o fluxo de geração de informações.
- Entender como é feito a distribuição da informação dentro da empresa.
- Onde e como armazenar os documentos.
- Quais as necessidades de uso dos documentos pelos funcionários.
Diante de toda essa gama de informação relevante sobre os documentos da sua empresa, começa a ser traçado um plano de melhoria e implantação de tecnologia adequada para a gestão de documento.
Implantação da gestão de documentos
Após uma análise completa e um entendimento amplo sobre onde a sua empresa está no momento atual em relação à informação e dados, começa a implantação da organização e gestão de documentos, da seguinte forma:
- Redução do uso de documentos em papel.
- Implantação de um sistema eletrônico de gestão de documentos adequado às necessidades da empresa.
- Treinamento adequado dos colaboradores para correta utilização do sistema.
- Manutenção constante dos documentos.
É importante lembrar ao empreendedor que toda mudança ou saída da zona de conforto, pode causar um momentâneo cenário desalinho, mas não se engane, isso é apenas o que seus olhos podem ver, a verdade é que a organização documental está de uma vez por todas entrando nos eixos e essas mudanças são necessárias e benéficas ao empreendimento.
Portanto, garanta o futuro da sua empresa coloque cada coisa em seu lugar!
Gestão de documentos uma necessidade para sua empresa!
