A digitalização de arquivos é uma tendência cada vez mais forte em hospitais que buscam uma gestão mais eficiente e sustentável. A tecnologia de gestão eletrônica de documentos (GED) tem se mostrado uma aliada fundamental nesse processo, permitindo a organização, armazenamento e compartilhamento de documentos de forma rápida, segura e acessível.
Inclusive, para que você tenha uma visão legal desse processo, a Lei 13.787, que entrou em vigor em 2019, obriga as instituições de saúde a digitalizar seus prontuários médicos em um prazo de até cinco anos. Essa medida tem como objetivo aprimorar o atendimento ao paciente, garantindo uma maior agilidade e segurança no acesso às informações.
Mas, afinal, o que é a digitalização de arquivos e como ela pode transformar seu hospital em um ambiente digital?
A digitalização de arquivos consiste em transformar documentos físicos em arquivos digitais, que podem ser acessados e gerenciados eletronicamente. Isso permite que as informações estejam sempre disponíveis, de forma segura e rápida, em qualquer lugar e a qualquer hora.
Ao digitalizar os prontuários médicos, o hospital melhora o fluxo de trabalho, reduz o tempo gasto com atividades burocráticas e aumenta a eficiência do atendimento. Além disso, a digitalização permite a aplicação de tecnologias de análise de dados, que podem ajudar a identificar tendências e padrões, melhorando a qualidade do atendimento ao paciente e a eficiência operacional.
Com a digitalização de arquivos, é possível reduzir significativamente o espaço físico ocupado por papéis e pastas, além de facilitar o acesso aos documentos por meio de um sistema integrado e de fácil navegação. Dessa forma, a equipe de trabalho pode acessar informações importantes de maneira mais ágil, o que contribui para a melhoria dos processos internos e, consequentemente, para a satisfação dos pacientes.
Além disso, a digitalização de documentos aumenta a segurança das informações. Os documentos digitalizados podem ser criptografados e protegidos por senhas, garantindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações. Isso evita o risco de perda ou vazamento de informações sensíveis, o que pode trazer consequências graves para a instituição e para o paciente.
No entanto, a digitalização de arquivos exige cuidados específicos para que a transição seja realizada de forma segura e eficiente. O primeiro passo é escolher a ferramenta de GED mais adequada às necessidades do hospital, levando em consideração fatores como a capacidade de armazenamento, o nível de segurança e a facilidade de uso.
Outro ponto importante é definir um padrão de nomenclatura para os arquivos digitalizados, a fim de facilitar a busca e a identificação de documentos específicos. A adoção de um sistema de etiquetagem ou indexação também pode ser útil nesse sentido, permitindo que o usuário encontre o arquivo desejado a partir de uma palavra-chave ou de informações específicas sobre o conteúdo.
Por fim, é importante garantir a integridade dos documentos digitalizados por meio de backups regulares e de medidas de segurança que impeçam a perda ou o roubo de informações. A utilização de senhas e a definição de perfis de acesso para diferentes usuários também são medidas recomendadas para garantir a privacidade e a segurança dos documentos digitais.
Para digitalizar os documentos, é preciso contar com uma empresa especializada em serviços de digitalização. A Sima é uma empresa com ampla experiência no setor da saúde, oferecendo soluções de digitalização de documentos que atendem às necessidades específicas de cada instituição.
A Sima conta com tecnologia de ponta, equipes especializadas e soluções customizadas que garantem a eficiência e segurança dos documentos digitalizados. Além disso, a empresa oferece um serviço de gestão de documentos eletrônicos que permite a organização e a classificação dos arquivos, facilitando o acesso e a busca por informações específicas.
Em resumo, a digitalização de arquivos é uma solução inteligente para o setor da saúde, trazendo eficiência, segurança e economia. As instituições que adotam essa tecnologia estão se destacando no mercado, oferecendo um atendimento de qualidade e se preparando para o futuro. A Sima está pronta para levar seu hospital para o melhor do ambiente digital. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar sua instituição a se tornar mais eficiente e competitiva.
