A Gestão de Documentos Jurídicos tem recebido cada vez mais atenção no ambiente competitivo das empresas. Atualmente os documentos apresentam-se como o principal recurso estratégico, no entanto os escritórios encontram dificuldades no gerenciamento da produção dos documentos criados ao longo do processo de prestação de serviços a que se dispõe.
Conceitos Básicos para Gestão de Documentos Jurídicos
A Gestão de Documentos Jurídicos é um processo que permite aos escritórios a gestão de toda a informação não estruturada (documentos), ponto importante e decisivo para o negócio.
- Digitalização – digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrônicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério;
- Padrões– de todos os tipos de documentos do escritório, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;
- Indexação – catalogação e classificação dos documentos eletrônicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico, mas potencializando os benefícios dos sistemas de informação, para garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrônico;
- Workflow – definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação do arquivo, possibilitando o controle dos fluxos de circulação de documentos;
- Pesquisa – motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte;
- Redução de Custo – a redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.
Vantagens
A distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos assim como o tratamento da informação são atividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar dificuldades ao escritório.
A implementação do sistema de Gestão de Documentos suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:
- Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
- Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
- Gestão dos documentos do escritório de uma forma centralizada;
- Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
- Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
- Controle e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
- Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente redução de custos operacionais;
- Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias e impressões.
Esses fatores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio do escritório.
Algumas estatísticas sobre documentos e arquivos:
- Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos no arquivo;
- 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos;
- 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados;
- 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados;
- 30% a 40% de todos os registros de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original;
- O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo é consumido em um escritório;
- 15% dos documentos manuseados perdem-se;
- 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados;
- Em média cada documento é copiado 9 vezes.
Aplicabilidade
A Gestão de Documentos Jurídicos, é uma atividade que reflete diretamente na estratégia, política e rotina em todos os níveis do escritório. Isso permite a ligação entre os documentos da organização e agrega resultados positivos aos negócios. Nesse sentido, a gestão de documentos em escritórios de advocacia consentirá na criação de uma vantagem competitiva sustentável utilizada para gerir e automatizar o processo de negócio de qualquer escritório.
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