Você, como gestor ou empreendedor de um negócio, já notou que o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) está cada vez mais presente e se faz importante para a segurança das informações da sua empresa, não é verdade?
Contudo, a ansiedade e a desinformação levam muitas empresas a cometerem erros na hora de implantar uma solução de gestão eletrônica de documentos e o que deveria ser uma transição suave, acaba sofrendo solavancos desnecessários.
Mas como conhecimento é a chave para o sucesso no mundo corporativo e observar os erros para não os cometer é um caminho para aqueles que querem progredir, levantamos os quatro principais erros cometidos na hora de implantar um sistema de GED.
Mas antes, vamos refrescar a memória relembrando exatamente o que é a Gestão Eletrônica de Documentos:
O que é Gestão Eletrônica de Documentos?
Como definimos neste post, GED “é uma técnica que possibilita de forma simples criar, controlar, arquivar, compartilhar e recuperar documentos. Este gerenciamento facilita o acesso aos documentos de forma rápida e segura, pois é realizado de forma eletrônica. Pode ser aplicado em qualquer tamanho de empresa, desde um micro negócio até grandes empresas, e em qualquer segmento”.
Ou seja, o GED é uma técnica que pode ser aplicada de diversas maneiras, através dos vários softwares especializados neste serviço. Nós, da Sima Gestão, recomendamos o Alfresco como a plataforma mais eficaz.
O Alfresco Content Services é um software de código aberto cuja função principal é permitir a organização e gestão de documentos, arquivos, conteúdos web e documentos colaborativos. Por ser de código aberto, é altamente flexível e permite uma infinidade de alterações para se adequar as necessidades de cada negócio.
O Alfresco foi criado em 2005 e desde então cresce cada vez mais em popularidade devido a sua qualidade, diversidade de funções, facilidade de customização e interface amigável, o que facilita a adaptação das equipes após a implementação. Sua versatilidade é tão grande que é utilizada por organizações de diferentes setores como a Força Aérea Francesa, o Parlamento Belga, a companhia aérea KLM, a companhia de trens Eurostar e a Harvard Business Publishing, entre muitas outras.
Para mais informações sobre o Alfresco e descobrir por que o consideramos o melhor software de GED no mercado, não deixe de conferir este artigo.
Agora que você já relembrou os conceitos de GED e está por dentro do que é e como funciona o Alfresco, vamos conferir os quatro erros que podem atrapalhar a sua transição para o GED.
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Assessoria desqualificada
Cuidado, por mais benéfico que seja a implantação da ferramenta Alfresco para gestão dos documentos empresariais, uma equipe despreparada e um suporte sem o devido treinamento, pode colocar a migração documental a perder. Afinal de contas, entregar o acervo documental da sua empresa em mãos erradas não é uma atitude recomendada, portanto, procure uma empresa de gestão de documentos com Know how para sanar todos os seus problemas e não criar outros ainda maiores.
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Indefinição das necessidades
Algumas vezes as empresas até sabem que precisam de mudanças e que o Alfresco é a solução, contudo, não tem a menor ideia do que exatamente buscam e muito menos do que pretendem atingir. Essa completa falta de visão e definição de um escopo para o arquivamento e gerenciamento de documentos podem dificultar o processo de implantação do sistema de gestão documental.
Para que tenha sucesso na implantação do sistema é imprescindível que se faça um estudo completo da quantidade e qualidade do acervo documental, bem como as necessidades e rotinas de acesso ao mesmo.
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Excesso de regras desnecessárias
Qual é o intuito da implantação da gestão eletrônica de documentos?
- Segurança.
- Agilidade.
- Simplificação de processos.
- Organização e gestão.
Ou seja, de nada adianta implantar um sistema de gestão documental se houver a solicitação de regras excessivas, desnecessárias e sem qualquer ordem prioritária, tudo isso, pode deixar o programa moroso e inacessível.
Por isso, definir as necessidades para cadastro, arquivamento, organização e digitalização são necessárias. Além disso, é muito importante ter em mente um objetivo claro e simples para que dessa forma possam ser tratados os arquivos presentes e criadas estratégias lógicas e práticas para o futuro.
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O uso correto do software de GED
Depois de uma excelente equipe para implantação da ferramenta de GED e também do completo estudo do acervo documental e das necessidades da sua empresa como forma de otimizar a utilização do sistema, chega a hora de entender na prática o que é a gestão de documentos.
Veja, para haver melhorias são necessárias mudanças e isso inclui preparar e capacitar os colaboradores para a transformação, por isso, começar com a conscientização das necessidades é uma boa medida. Depois, siga com o repasse do conhecimento, se certifique de que todos os envolvidos no manuseio do GED recebam as informações necessárias, isso inclui o gestor e dono do empreendimento, e garanta que não há dúvidas para levar o processo adiante.
Prepare-se para o período de adaptação, uma vez que leva um tempo até que tudo esteja no seu devido lugar, a gestão documental efetivada permite que as engrenagens possam rodar sem ruídos. O caminho ideal é aliar tecnologia, capacidade humana e conhecimento para que dessa forma a sua máquina empresarial tenha um desempenho fantástico!
Com a Sima Gestão você terá a certeza de que conta com uma equipe experiente na implantação de sistemas de GED. Como afirmamos acima, fazemos o uso do Alfresco, pois sabemos que independentemente do tamanho do seu acervo e das suas necessidades, ele terá o que você precisa graças ao código aberto que permite a personalização da ferramenta. Não espere mais, dê imediatamente o primeiro passo para o sucesso da gestão documental de sua empresa.
