Sua instituição cumpre as exigências do Governo Federal em relação à documentação?
Saiba que a digitalização de documentos no setor acadêmico deixou de ser apenas uma tecnologia que apresenta vantagens, para se tornar algo exigido por lei e que deve ser cumprido dentro de um prazo.
O decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, é uma resolução do Governo Federal para todas as instituições de ensino que oferecem curso superior de graduação e pós-graduação no Brasil. Para nós, o artigo 104 apresenta alguns dos mais importantes pontos sobre a digitalização de documentos: Veja o trecho que separamos:
“Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação.”…
Ou seja, esse decreto apresenta prazos e condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus documentos acadêmicos para o meio digital. São eles: documentos dos cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê dos alunos, da secretaria acadêmica, da direção, frequência, atas de reuniões, enfim quaisquer documentos referentes à IES e aos alunos.
Portanto, este post é para você que deseja aplicar a tecnologia de digitalização de documentos à sua instituição, com o cumprimento dos requisitos legais e consequentes resultados práticos.
Continue lendo para entender como você pode fazer isso, começando pela importância da digitalização no setor acadêmico até o processo e contratação do serviço.
Vamos conferir?
Por que a digitalização de documentos no setor acadêmico é importante?
- Segurança e integridade das informações
Evite perdas, extravios e acessos não autorizados aos documentos.
- Agilidade
Recuperação da informação/documento de forma rápida e eficaz, disponível para toda equipe de trabalho.
- Redução de custos
Melhoria significativa da produtividade, com redução de custos operacionais e economia de tempo.
- Maior organização das informações, reduzindo risco de perda de documentos
Com os documentos digitalizados, fica muito mais fácil fazer consultas, mesmo que o documento seja antigo.
- Otimização de espaço físico
Com a digitalização não é preciso guardar tantos papéis, o que economiza espaço. Não tem mais necessidade de estantes e arquivos físicos.
- Conformidade com a legislação e meio ambiente
Cumprimento dos requisitos para digitalização de documentos no setor acadêmico previstos por lei, garantindo o recredenciamento da instituição e a manutenção do padrão de qualidade, além de reduzir os impactos ambientais causados pela produção e acúmulo de papéis.
Como funciona o processo de digitalização de documentos?
- Primeiro momento – preparação dos documentos;
- remoção de grampos, clips e espiral;
- recondicionamento de documentos amassados;
- restauração de páginas rasgadas.
- Segundo momento – digitalização dos documentos
- Processo de captura das imagens para o meio digital. Os documentos são armazenados em mídias ou em um software eletrônico próprio da empresa, no caso da Sima, o GED Alfresco.
- Terceiro momento – conferência
- Inspecionar e revisar as imagens para garantir a qualidade do arquivo capturado.
- Quarto momento – indexação das imagens dos documentos:
- Enviar os arquivos para o sistema, de acordo com as especificações de cada cliente.
- Quinto momento – entrega dos documentos:
- Acesso do nosso cliente aos documentos por meio de mídia externa ou software Alfresco.
Para ficarem ainda mais práticos a guarda e acesso de seus documentos, a nossa plataforma GED Alfresco possibilita:
- facilidade de catalogação e pesquisa aos documentos;
- acesso remoto;
- acesso simultâneo;
- colaboração;
- gestão uniforme de processos;
- controle de fluxo de trabalho, responsabilidade e prazos.
E não para por aqui. Além de todos esses ganhos descritos acima, com a digitalização de documentos você terá o arquivamento automático de conteúdo e a automação do processo de análise documental. O que significa credibilidade e ausência de erros manuais.
Como contratar o serviço
Depois de ter lido este conteúdo, você deve ter entendido sobre as melhorias que a digitalização de documentos traz para o setor acadêmico e como ela é aplicada ao negócio, sempre de acordo com os pontos obrigatórios definidos pelo Governo Federal em relação às instituições.
Se você precisa guardar e preservar seus documentos e busca uma empresa confiável que oferece o serviço, conheça todo o processo realizado pela SIMA para você ficar tranquilo com a sua documentação.
A gestão eletrônica de documentos na SIMA Gestão atende de maneira completa, proporcionando flexibilidade às IES para evolução do atendimento a outros processos acadêmico, de maneira acessível, segura e eficiente.
Agora é hora de se aprofundar sobre os temas relacionados! Confira nossos posts Avaliação do MEC em Bibliotecas Universitárias para se informar sobre o que é exigido para regulamentação das instituições de ensino e como tornar a sua biblioteca universitária bem sucedida, que apresenta os indicadores de qualidade em bibliotecas universitárias.
