Você ou algum profissional da sua empresa já gastou um bom tempo tentando encontrar algum documento específico e sentiu que aqueles minutos perdidos fizeram diferença em uma atividade importante que precisava ser finalizada? Pois é, essa situação é bastante comum em qualquer ambiente de trabalho. Mas é possível reverter o quadro e melhorar a organização de arquivos e documentos na sua empresa.
Segundo uma pesquisa realizada pela M-Files ECM, profissionais gastam 50% do tempo pesquisando informações e demoram cerca de 18 minutos para localizar um documento. Por esse motivo, a classificação de arquivos e documentos deve ser feita a partir de um arquivamento bem definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.
Quer entender melhor como isso funciona na prática? Então veja as 10 dicas essenciais que separamos para você organizar melhor os arquivos e documentos dentro da sua empresa.
1. Obedeça as normas e as leis que regem a organização de arquivos
Nossa primeira dica para a organização de arquivos e documentos é uma das mais importantes. Estar dentro da lei é o primeiro ponto que deve ser pensado na hora de guardar documentos, a partir da definição de arquivo e de gestão de documentos aos critérios de organização e acesso a eles. Você pode conferir essas informações consultando o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a Lei no 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
2. Não se esqueça de nomear os arquivos
Essa é uma regra básica que os todos donos de empresa, gerentes e demais funcionários devem ter em mente. Nomeando cada arquivo, fica muito mais fácil de organizá-los, e você ganha tempo e praticidade para encontrá-los.
Por isso, lembre-se de utilizar nomenclaturas curtas na indicação dos arquivos e mantenha sempre um mesmo padrão, para que qualquer membro da equipe consiga encontrar cada arquivo que procure.
3. Armazene documentos na nuvem
Utilize a tecnologia ao seu favor. Atualmente existem várias ferramentas disponíveis para armazenar documentos sem precisar de ocupar a memória de dispositivo. Procure algum serviço gratuito e faça um backup instantâneo de informações. Além de prático e econômico, não tem necessidade de manutenção de equipamentos.
4. Utilize pastas por categoria para documentos eletrônicos
No caso de documentos eletrônicos, criar pastas separadas por categorias diferentes vai facilitar ainda mais a organização destes na sua empresa. Faça uma pasta para cada cliente, e, dentro da pasta do cliente, separe uma pasta para cada processo. Dessa forma, as atividades ficarão bem divididas e evitará a mistura de documentos.
5. Digitalize seus documentos e evite o papel quando possível
Assim como muitas empresas enfrentam o desafio de ordenar todas as informações disponíveis em documentos, talvez seja seu caso. Para solucionar esse problema, digitalizá-los é uma ótima alternativa, pois evita o acúmulo de papel e a exposição dos documentos ao tempo.
Além disso, há outras inúmeras vantagens em recorrer a essa tecnologia, como produzir cópias mais seguras, reduzir custos de manutenção de um espaço físico e agilizar a busca de informações, além do acesso em tempo remoto aos documentos.
6. Crie um índice do arquivo de documentos
Sem dúvida, criar um índice de indexação é mais uma recomendação valiosa para melhorar a organização de documentos e arquivos na sua empresa. Através dele, você e sua equipe terão maior facilidade de localizar um arquivo.
Após já ter nomeado os arquivos e criado pastas divididas por categoria e cliente, é hora de escolher a forma de indexação que melhor te auxiliará na busca de informações. Um dos formatos existentes é o alfanumérico, que consiste numa legenda com a descrição de cada letra ou categoria.
7. Cuidado com o prazo de validade dos documentos
Como a vida útil dos documentos varia bastante de acordo com a legislação, você deve sempre ficar de olho no prazo de validade de cada um. Alguns devem ser arquivados para sempre e outros possuem um período de preservação específico. Por isso, mantenha os documentos datados e consulte a Tabela de Temporalidade, principalmente para não correr o risco de ter prazos expirados ou perder os que deveriam ficar arquivados.
8. Guarde os documentos num lugar fixo
Um dos passos finais para a manter a organização de arquivos e documentos na sua empresa é dedicar um lugar exclusivo para eles. É uma excelente forma de garantir a ordem e funcionamento do arquivo, bastando apenas colocar novamente cada documento no lugar toda vez que for usado.
9. Opte por um arquivo suspenso
Se há em sua empresa documentos de papel, é interessante a criação de um arquivo suspenso. Isso porque, com a separação de cada documento, as particularidades e categorias deles não se misturam.
10. Foque nos documentos da empresa
Nossa última dica é um lembrete para você manter sempre toda a documentação da sua empresa bem organizada, conservada e arquivada, a fim de estar acessível sempre que for necessário. Por isso, toda vez que for necessário, releia as 9 dicas anteriores e veja se algo está faltando para uma ótima organização de arquivos e documentos do seu ambiente de trabalho.
Conclusão
As empresas que arquivam adequadamente seus documentos, certamente se preocupam com seus clientes e com elas próprias. Não querem ter dor de cabeça ou perder tempo à procura de um documento que poderia ser de fácil acesso. Com isso, elas passam uma imagem positiva e mostram organização e qualidade na prestação de seus serviços.
Agora você mesmo poderá fazer isso e perceber os resultados!
Pronto para aproveitar essas dicas e colocar os documentos da sua empresa em ordem? Não é tão complicado organizar os documentos, não é mesmo? Qual das dicas foi mais útil para você? Conte nos comentários e coloque tudo em prática agora mesmo!
