É na biblioteca que os alunos podem ampliar os conhecimentos adquiridos em sala de aula, assim como os professores podem se munir de mais informações e pesquisas para oferecer um conteúdo de qualidade para seus alunos. Por isso, para que o ambiente e toda a logística do local funcione de forma eficaz, é preciso realizar um planejamento estratégico, desta forma, a biblioteca proporciona mais fluidez e produtividade em seus processos administrativos.
E é sobre este tema que vamos falar neste artigo. Confira como um planejamento estratégico pode ser aplicado na biblioteca?
O que é planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é um conjunto de mecanismos que visa criar uma série de objetivos e metas para alcançar determinado objetivo no futuro.
O planejamento estratégico funciona como uma espécie de guia para a tomada de decisão dentro de uma companhia e por isso requer, antes de mais nada, uma visão de futuro e de onde se quer chegar. Alguns dos princípios de um bom planejamento estratégico são:
- Resumir o propósito da organização, ou seja, qual é a sua meta a longo prazo.
- Deve ser simples para que todos o entendam facilmente e sejam capazes de aplicar o que foi decidido.
- Mostrar de maneira detalhada qual é a estratégia. Ser simples não significa ser raso ou superficial, o planejamento deve ser bem específico.
- Ser flexível, afinal, muitas mudanças podem acontecer no longo prazo e, caso seja inflexível, ao invés de ajudar a organização a crescer, ele a tornará engessada.
Seguindo estes passos, o planejamento estratégico poderá ser uma bússola para o sucesso. Mas o que isso tudo tem a ver com bibliotecas?
Qual o papel das bibliotecas no planejamento estratégico?
Na biblioteca o planejamento estratégico é crucial para aprimorar e tornar o ambiente mais dinâmico e organizado. Aos poucos, muitas bibliotecas estão migrando para o sistema digital com o intuito de organizar o organograma e fluxograma.
Basicamente, uma biblioteca bem organizada poderá oferecer aos alunos e visitantes um ambiente mais dinâmico, onde será possível encontrar todo o acervo catalogado. Sua função em instituições de ensino é tão central que elas fazem parte das exigências do MEC e devem seguir uma série de regras para se adequarem ao que é esperado pelas instituições governamentais.
Planejamento estratégico: como aplicar na biblioteca?
A parte organizacional de uma biblioteca se dá, basicamente, em dois ambientes, o externo, com a disposição das mesas, cadeiras, estantes, arquivos em geral, recepção para entrega e recebimento dos livros.
A outra parte corresponde à gestão das informações e dos processos de trabalho. E, atualmente, a melhor maneira de fazer essa etapa é através de um sistema de gestão de bibliotecas.
É claro que, cada biblioteca pode ter necessidades distintas, porém, cada instituição pode realizar adaptações ou até mesmo criar sistemas de gestão específicos. Com um bom sistema de gestão, é possível realizar todo o planejamento estratégico, desenvolver projetos para a biblioteca, infraestrutura, estrutura organizacional, recursos humanos e até política de qualidade.
Uma boa ideia é aplicar indicadores de qualidade. Os indicadores de qualidade são ferramentas necessárias para que sempre se busque melhorias nos serviços oferecidos pelas bibliotecas universitárias e são uma forma de colaborar para que o ensino superior melhore cada vez mais no processo de formação de profissionais capacitados e prontos para prestar serviços sempre relevantes à população acadêmica.
Ter uma estratégia de gestão da biblioteca também é um ponto importante, pois através dela, é possível enxergar todas as potencialidades e pontos de melhoria da biblioteca de uma determinada instituição, investir nos softwares necessários e montar um acervo que faça sentido para a comunidade acadêmica que fará uso dela, além de tornar possível atingir os níveis de qualidade exigidos nas avaliações do MEC.
Como dissemos acima, um ponto importante na gestão de biblioteca é a escolha de um bom software de gestão. Vamos ver por que isso é um ponto importante e como tomar a melhor decisão.
Softwares de gestão para bibliotecas
A rotina em uma biblioteca evolve diferentes tarefas, que vão além da parte organizacional dos livros. Por isso, os softwares de gestão para bibliotecas estão cada vez mais se tornando um recurso primordial para desenvolver a atividade com maior controle.
Com um software de gestão para bibliotecas, é possível gerenciar planilhas, fazer controle de entrada e saída de livros, organização das prateleiras, além da parte administrativa.
Imagine, por exemplo, ter acesso rapidamente aos dados de um livro apenas digitando o seu ISBN? Isso e muito mais é possível com um software de gestão para bibliotecas. E todas estas facilidades não significam, necessariamente, um grande custo. Os softwares livres são amplamente utilizados pelas bibliotecas digitais por tratar-se de ferramenta de baixo custo e fácil acesso.
Um software livre não quer dizer que é exclusivamente gratuito, na verdade implica que este pode ser alterado, estudado, copiado e redistribuído, sendo assim, pode ser utilizado livremente sem que seja necessário pedir autorização a quem os desenvolveu. Esta característica determina o livre acesso aos mesmos, usando-os e alterando-os de acordo com as necessidades de quem os utiliza.
Com um bom software e uma estratégia de gestão, a biblioteca se tornará um ativo importante para atingir os objetivos traçados no seu planejamento estratégico.
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