Sabe-se bem que vivemos na era da informação e tecnologia!
Apesar de ainda hoje muitas empresas, instituições educacionais e negócios usarem documentos físicos, percebe-se com facilidade que seu uso promove vários problemas, como:
- Alto custo de armazenamento;
- Dificuldades para organização, identificação e acesso da informação;
- Intensa probabilidade de deterioração ou por umidade, tempo de armazenamento ou pelo próprio manuseio.
Apesar desses documentos serem utilizados com frequência para ações internas, externas, auditoria, qualidade e também processos jurídicos, entende-se que a tecnologia tem sido favorável quanto aos benefícios do trabalho a partir do uso de mídias digitais, que torna a gestão de documentos mais efetiva e segura.
Atualmente com a Gestão Eletrônica de Documentos em destaque, os e-mails, planilhas onlines e software GED tem permitido que os profissionais da área empresarial e educacional tenham maiores facilidades de acesso, armazenamento, gerenciamento, distribuição e recuperação de informações e documentos.
O armazenamento do documento no formato físico ainda tem sido o grande desafio para a maioria das instituições educacionais e empresariais. Dessa maneira qualquer que seja a ferramenta que possa otimizar o tempo de trabalho, aumentar a produtividade e manter seguro os dados é válida!
Foi pensando justamente nessa necessidade que a indústria em tecnologia se propôs a construir acessos e plataformas que permitissem o gerenciamento de documentos eletrônicos.
A automatização desses processos tem como objetivo principal melhorar a qualidade do ganho da competitividade das empresas e correlacionando a um menor tempo despendido para todo o trabalho!
É aí que nasce uma das funcionalidades de um software ECM, os sistemas de Workflow, que na verdade se constituem em verdadeiras soluções para o empreendimento.
As soluções trazidas pelo sistema de Workflow
Quando se inicia o processo de organização dos documentos, é preciso conhecer o fluxo do negócio. Ou seja, o Workflow.
Apesar da palavra Workflow ser antiga e bem conhecida, o conceito se modernizou. Já que o controle do fluxo dos processos organizacionais funciona como elemento aglutinador, com ações mais pontuais e com etapas mais atuais e objetivas.
O foco principal desse sistema envolve algumas etapas, como:
- Quem fez o trabalho.
- Em que ordem foi feita.
- Sob que condições.
Sendo baseada nos 3Rs do Workflow, que tem a ver com:
- Rotas
- Papéis.
- E regras.
Para que os documentos sigam em uma ordem padronizada é preciso uma completa sistematização desses processos.
Assim sendo, o Workflow é o elemento mais importante para gerenciar o fluxo dos processos empresariais, permitindo dessa forma que o controle seja automático, tendo eventos, tarefas e prazos estipulados e atendidos dentro do objetivo organizacional.
Veja algumas soluções que somente o sistema de Workflow traz!
- Coordenação de atividades em grupo de pessoas, de forma que todos possam executar um projeto de maneira participativa, havendo regras definidas e fluxos com pequeno grau de estruturação.
- Alto grau de estruturação nos projetos prioritários, permitindo que haja mais empenho no roteamento, controle e acompanhamento das ocorrências.
- Melhoria dos processos administrativos que exigem orientações definidas e roteamento de formulários e de documentos com baixa estruturação.
- Processos eventuais (Ad-hoc) contendo regras e fluxos com pequeno grau de estruturação.
Como você pode perceber, enquanto que com um sistema tradicional o gestor perde muito tempo com intervenções humanas. Com o sistema de Workflow, várias funções são atendidas prontamente, dando a agilidade que a demanda necessita.
Portanto, analisando pela questão dos benefícios que o Workflow traz a organização, é preciso pontuar os cases de sucesso gerados com:
- Sequenciamento nas diversas atividades de cada processo.
- Controle do tempo, através do melhor estabelecimento de tempo para a realização de cada tarefa.
- Execução maximizada de roteamento, ou seja, distribuição do que é sequencial, paralelo ou condicional, criando trabalhos mais alternativos.
- Atribuições de papéis destinados a perfis.
- Acompanhamento eficiente por meio do monitoramento integrado.
Depois de toda essa leitura, fica fácil entender os motivos pelos quais a maior parte das organizações que desejam se destacar no mercado, estão trabalhando com o sistema de Workflow dentro da Gestão Eletrônica de Documentos!
