Pode ser uma multinacional, uma clínica médica ou um escritório de advocacia. A organização dos documentos é peça fundamental para uma boa produtividade e melhor fluidez em todos os processos empresariais. Muito se engana quem pensa que organizar documentos é perda de tempo. Muito pelo contrário: é ganho – não só de tempo como também de dinheiro!
Quando precisamos de algum documento, nada melhor do que saber exatamente onde ele está transformando todo o tempo que seria gasto na procura em atividades importantes dentro da empresa!
O uso de uma metodologia para estruturar todo o ciclo documental da empresa facilita no momento da organização, guarda e agilidade nas buscas.
Sabemos o quanto é incômodo o acúmulo desordenado de documentos produzidos diariamente gerando problemas de perdas e espaço. Está na hora de mudar isso de uma vez por todas!
Veja como a organização dos documentos pode impulsionar a produtividade do seu negócio!
Identificação de gastos desnecessários
Quando tudo está bagunçado, realmente fica difícil sabermos exatamente onde estamos errando. Com os documentos sendo gerados diariamente por vários setores: faturas, notas, recibos, prontuários, processos, e sem uma metodologia de organização e um sistema de recuperação da informação seus colaboradores não encontrarão fácil os documentos quando necessário perdendo o foco nas tarefas produtivas.
Identifique um método simples de organização e perceba a diferença no final do mês!
A dica também é ótima para comparação de gastos em relação aos últimos meses e anos. Quem sabe o dinheiro economizado não pode ser investido na própria empresa.
Classificações personalizadas e flexíveis
A classificação dos documentos geralmente segue os processos e atividades das empresas. Os documentos gerados por meio dessas atividades podem ser por organizados, por tipo, assunto, ano, meses, serviços, e outros. A necessidade depende de cada empresa, e também pode variar conforme o tempo. A chave é encontrar o tipo de organização que melhor se encaixa com a empresa e suas necessidades no dia a dia!
Mais tempo para o que realmente importa
Quem nunca ficou por horas tentando encontrar algum documento importante, ou precisou procurá-lo durante o horário de almoço, para não comprometer a produtividade no trabalho?
Nos dias atuais, em que sabemos que 24 horas é pouco, cada minuto é sagrado! Meia hora que se perde nessa busca poderia ser uma planilha atualizada, e-mails respondidos, orçamentos enviados, pendências resolvidas, etc. Quem tem empresa sabe o quanto o tempo é valioso, então: utilize-o com sabedoria!
Benefícios que vão além da organização
Para muitas empresas, a organização física de documentos pode ser um pouco complexa. Empresas maiores, por exemplo, recebem e emitem diversos documentos, declarações e comprovantes todos os dias.
Já empresas menores ou que estão no início, muitas vezes, não dispõem do espaço físico necessário para guardar toda a papelada. Nestes casos, a melhor saída é optar pela organização digital dos mesmos. Validade jurídica, menor risco de fraudes, mobilidade para acessá-los de qualquer lugar, redução de custos com papéis, contribuição com o meio ambiente, etc. As vantagens são incontáveis!
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